Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde

Aktualisiert am 1. März 2022 von Ömer Bekar

Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde Einstellungstest

Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde absolvieren meist ein Auswahlverfahren mit Einstellungstest.

Während die kleinsten Gemeinden in Deutschland noch keine 20 Einwohner haben, sind in den einwohnerreichsten Gemeinden mehrere Millionen Menschen zu Hause. Doch unabhängig von der Größe müssen alle Gemeinden regiert und verwaltet werden. Darum kümmern sich Verwaltungsmitarbeiter in der Fachrichtung Kommunalverwaltung. Sie sind Ansprechpartner für die Bürger, sorgen für einen reibungslosen Verwaltungsbetrieb und setzen Beschlüsse des Gemeinderats um.

Online Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde

Wenn von Politik die Rede ist, denken viele Leute automatisch an die Bundesregierung in Berlin. Das ist zwar grundsätzlich richtig. Doch Politik beinhaltet auch die Kommunalpolitik, die vor der eigenen Haustür stattfindet und sich unmittelbar auf den Alltag auswirkt. Kindergärten, Museen und örtliche Straßen gehören nämlich genauso in den Aufgabenbereich der Gemeinden wie das Ausstellen von Ausweisdokumenten und Urkunden.

Um die Abläufe in der kommunalen Verwaltung kümmern sich Verwaltungsfachangestellte, die im Rathaus, den Ämtern und den sonstigen Dienststellen der Gemeinde arbeiten. Wenn Sie diese Arbeit unterstützen möchten, sind Sie in der Fachrichtung Kommunalverwaltung richtig. Doch bevor Sie loslegen können, steht erst einmal der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde auf dem Programm.

Was ist und macht die Gemeindeverwaltung?

In Deutschland gliedern sich die Politik und die Verwaltung in drei Ebenen. Während die Bundesebene für die Angelegenheiten zuständig ist, die die ganze Bundesrepublik betreffen, beschränken sich die Befugnisse der Landesebene auf das jeweilige Bundesland. Die kommunale Ebene wiederum kümmert sich um die Angelegenheiten und Abläufe vor Ort.

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Deshalb gibt es Gesetze, die zwar die Bundes- oder die Landesregierungen auf den Weg bringen, die aber in den Gemeinden umgesetzt werden. Dass die Gemeinden das Recht haben, örtliche Angelegenheiten im gesetzlichen Rahmen eigenverantwortlich zu regeln, ist sogar in Artikel 28 Absatz 2 des Grundgesetzes verankert.

Und das ist auch durchaus sinnvoll. Denn zum einen sind die Politiker und Verwaltungsmitarbeiter einer Gemeinde viel näher an den Bürgern und können so die Situation vor Ort besser einschätzen als Entscheider in der Bundes- oder Landeshauptstadt.

Zum anderen muss die Bundesebene die knapp 11.000 deutschen Gemeinden dadurch nicht selbst verwalten. Wäre dem so, bräuchte es einen riesigen Verwaltungsapparat, der wegen der enormen Größe in seiner Handlungsfähigkeit sehr eingeschränkt wäre.

Vielfältige Aufgaben

Die Aufgaben einer Gemeinde lassen sich in zwei Gruppen einteilen, nämlich in pflichtige und in freiwillige Verwaltungsaufgaben.

Pflichtverwaltungsaufgaben muss eine Kommune erfüllen, auch wenn sie bei der konkreten Umsetzung einen gewissen Ermessensspielraum hat. Zu den Pflichtaufgaben gehören zum Beispiel der Betrieb von Kindergärten und Schulen, die Abwasserbeseitigung, die Müllabfuhr oder das Erstellen von Bebauungsplänen.

Außerdem zählen die Tätigkeiten zu den Pflichtaufgaben, die der Gemeinde per Gesetz übertragen sind. Das Führen eines Melderegisters oder die Ausgabe von Personalausweisen und Reisepässen fallen beispielsweise in diesen Bereich.

Freiwillige Verwaltungsaufgaben machen das Leben in der Gemeinde aus. Der Betrieb von Einrichtungen wie Museen, einer Bibliothek, einer Musikschule, von Spielplätzen, einem Schwimmbad und Parks oder von einem Jugendzentrum und einem Seniorentreff sind Beispiele für freiwillige Verwaltungsaufgaben. Dazu können Projekte kommen, die die Bürger der Gemeinde einbringen.

Allerdings können die Finanzen die Möglichkeiten einer Kommune einschränken. In vielen Gemeinden ist das Geld knapp. Deshalb sind oft Kompromisse notwendig und es müssen Prioritäten gesetzt werden. So zum Beispiel, ob eine beschädigte Straße saniert oder der Sportplatz auf Vordermann gebracht wird.

Über solche Vorgänge entscheidet der Gemeinderat, der richtungsweisende Entscheidungen trifft und Beschlüsse fasst. Der Vorsitzende des Gemeinderats ist der Bürgermeister, der zugleich der Chef der Verwaltung ist. Die Verwaltung wiederum erarbeitet Beschlussvorlagen für den Gemeinderat und kümmert sich um die praktische Umsetzung der beschlossenen Vorgaben.

Neben den laufenden Verwaltungsgeschäften und den staatlichen Aufgaben ist die Gemeindeverwaltung vor allem Dienstleister für die Bürgerinnen und Bürger. In dieser Funktion erteilt sie Auskünfte, berät, bearbeitet Anträge aller Art und zahlt finanzielle Unterstützungen wie Wohngeld aus.

Klare Strukturen

Die Gemeindeverwaltung ist intern klar strukturiert. Je nach Kommune kann die Struktur aber unterschiedlich sein. Grundsätzlich gliedert sich eine Gemeindeverwaltung in mehrere Dezernate, denen jeweils mehrere Ämter zugeordnet sind. Wie viele Dezernate und Ämter es gibt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine maßgebliche Rolle spielt dabei die Größe der Kommune.

In kleinen Gemeinden ist die Anzahl der Beschäftigen geringer. Trotzdem müssen die wichtigsten Bereiche abgedeckt sein. Um das zu lösen, werden die Aufgabenbereiche oft gebündelt und kleinere Ämter zu einem übergeordneten Amt zusammengefasst. So ein übergeordnetes Amt kann dann zum Beispiel das Ordnungsamt, das Wahlamt und das Standesamt der Gemeinde unter einem Dach vereinen.

Wie ist der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde aufgebaut?

Den einen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde, der überall einheitlich gestaltet ist, gibt es nicht. Die Kommunalverwaltungen sind eigenständig organisiert. Und eine kleine Gemeinde irgendwo auf dem Lande ist anders aufgestellt als eine große Kommune. Deshalb haben die Behörden ihre eigenen Auswahlverfahren.

Andererseits zielt jeder Eignungstest auf den gleichen Zweck ab. Seine Absicht ist, die Eignung für den Verwaltungsdienst festzustellen und zu beurteilen. Der Verwaltungstest will herausfinden, ob Sie die Anforderungen erfüllen, die das Verwaltungswesen im Berufsalltag stellt. Um diese Erkenntnisse zu gewinnen, kommen bestimmte Aufgabenarten zum Einsatz. Deshalb gestalten sich die Tests unterm Strich sehr ähnlich.

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Das Eignungsauswahlverfahren selbst gliedert sich üblicherweise in mehrere Stufen. Den Anfang macht eine Vorauswahl. Dabei schaut sich die Gemeindeverwaltung Ihre Bewerbungsunterlagen an. Bei der Prüfung zählt zum einen, ob Sie die formalen Kriterien erfüllen, die eine Einstellung voraussetzt. Zum anderen spielt der Eindruck, den Ihre Bewerbung insgesamt hinterlässt, eine Rolle.

Schriftlicher und mündlicher Test

Konnten Sie mit Ihrer Bewerbung überzeugen, lädt Sie die Verwaltung zum schriftlichen Auswahltest ein. Der Einstellungstest kann direkt in der Behörde oder im Testzentrum eines Dienstleisters stattfinden. Möglich ist aber auch, dass Sie von daheim aus an einem Online-Test teilnehmen. Der Online-Test unterscheidet sich im Umfang und den Inhalten nicht von einem Eignungstest vor Ort. Nur absolvieren Sie die Eignungsprüfung eben online. Auf den schriftlichen Verwaltungstest gehen wir gleich noch ausführlich ein.

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Haben alle Bewerber am schriftlichen Test teilgenommen, wertet die Behörde die Ergebnisse aus. Meist wird dann eine Rangliste erstellt, die sich aus den Leistungen ergibt. Für die Bewerber bis zu einer bestimmten Platzierung in der Rangliste geht es mit der mündlichen Prüfung weiter.

Im mündlichen Abschnitt vom Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte stehen Sie als Person im Mittelpunkt. Das Herzstück ist ein persönliches Gespräch. Bei dem Vorstellungsgespräch möchte die Gemeindeverwaltung Sie kennenlernen, etwas über Ihre Motivation erfahren und Ihre beruflichen Ziele herausfinden. Am Ende sollte geklärt sein, was Sie zur richtigen Nachwuchskraft für die Gemeindeverwaltung macht.

Manchmal ist der mündliche Testteil auch wie ein Assessment-Center aufgebaut. In diesem Fall wird das Bewerbungsgespräch durch Diskussionsrunden, Gruppenaufgaben, Rollenspiele oder einen kurzen Vortrag ergänzt.

Nach der mündlichen Prüfung ist das Auswahlverfahren beendet. Liegen der Verwaltung die Ergebnisse aller Bewerber vor, entscheidet sie, wer eingestellt wird. Auch hier kommt meist wieder die Rangliste zum Tragen. Denn üblicherweise bekommen die Bewerber eine Zusage, die die vorderen Plätze in der Liste belegen.

Welche Inhalte prüft der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde?

Der schriftliche Einstellungstest soll herausfinden, ob Sie alles mitbringen, was Sie als Verwaltungsfachangestellte/r bei der Gemeinde brauchen. Dabei prüft der Test aber nicht, wie gut Sie sich im Verwaltungswesen und Büromanagement auskennen.

Ein bisschen Verwaltungswissen sollten Sie zwar vorweisen können. Schließlich möchten Sie in diesem Bereich arbeiten und sollten daher entsprechendes Interesse an Gesetzen, Vorschriften und Verwaltungsabläufen haben. Aber spezifische Inhalte, die tief ins Detail gehen, werden im Beamtentest nicht abgefragt.

Der Eignungstest konzentriert sich auf allgemeine Grundlagen und wesentliche Kompetenzen. Es geht um grundsätzliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften, die als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungswirt in der Kommunalverwaltung unverzichtbar sind. Die Testfragen befassen sich deshalb hauptsächlich mit folgenden Bereichen:

Deutsch und Mathematik

Ob Auskünfte, Anträge, Formulare, Bescheide, Akten oder Gesetzestexte: Bei Büroarbeiten und Verwaltungsabläufen ist die Sprache eines Ihrer wichtigsten Instrumente. Ein sicherer Umgang mit Deutsch in Wort und Schrift ist für Verwaltungsmitarbeiter deshalb Pflicht. Im Einstellungstest der Verwaltung nehmen Fragen und Übungen rund um die deutsche Sprache daher viel Raum ein. Auf dem Prüfstand stehen dabei Aspekte wie:

  • Rechtschreibung
  • Grammatik und Zeichensetzung
  • Wortschatz
  • Sprachverständnis
  • Ausdrucksvermögen

Auch das Rechnungs-, das Finanz- und das Haushaltswesen sind ein Bestandteil des Berufs. Verwaltungsangestellte sollten deshalb mit Worten genauso gut umgehen können wie mit Zahlen. Zudem kommen Sie im alltäglichen Leben um Mathe ohnehin nicht herum. Der Eignungstest prüft mathematische Grundkenntnisse. Die Grundrechenarten, Textaufgaben, der Dreisatz oder das Rechnen mit Brüchen, Zinsen und Prozenten sind gängige Testthemen.

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Allgemeinbildung

Fragen zum Allgemeinwissen ermöglichen zum einen, Ihren Bildungsstand einzuschätzen. Zum anderen erlauben sie Rückschlüsse darauf, wie aufgeschlossen und interessiert Sie sind.

Sind Sie neugierig? Können Sie sich für verschiedene Themen begeistern? Verfolgen Sie, was um Sie herum geschieht? Für die Gemeindeverwaltung als Arbeitgeber sind solche Aspekte wichtig. Denn sie geht davon aus, dass Sie im Beruf genauso wissbegierig und lernbereit sein werden wie im Privaten.

Die Testfragen zur Allgemeinbildung können ein sehr breites Spektrum abdecken. Politik, Landeskunde und interkulturelles Wissen werden sicher vertreten sein. Aber auch viele andere Themen, von Geschichte und Erdkunde über Technik bis hin zu Musik, Literatur oder Medizin, können vorkommen.

Logisches Denken

Die Fähigkeit, Inhalte zu erfassen, Muster zu durchschauen, Inhalte in einen Zusammenhang zu bringen und daraus richtige Schlüsse zu ziehen, ist sehr wichtig. Denn sie schafft die Grundlage, um Entscheidungen zu treffen und Lösungen für Probleme zu finden.

Im Einstellungstest kommen im Themenfeld Logik Aufgaben zum sprachlichen, numerischen, abstrakten, visuellen und kreativen Denken vor. Gängig sind Übungen, die sich zum Beispiel mit Zahlenfeldern, Buchstabenreihen, fehlerhaften Figuren oder Analogien befassen. Auch Aufgaben mit Würfeln, Faltvorlagen oder Mustern sind beliebt. Gleiches gilt für Schlussfolgerungen, Sprachsysteme und Flussdiagramme.

Leistungsfähigkeit

Ein weiterer Abschnitt vom Verwaltungstest beschäftigt sich mit Ihrer Leistungsfähigkeit. Dabei geht es zum einen darum, wie belastbar Sie sind und wie gut Sie mit Stress und Druck zurechtkommen. Zum anderen prüfen die Aufgaben, wie aufmerksam, sorgfältig und systematisch Sie arbeiten.

Typische Übungen sehen zum Beispiel vor, dass Sie Begriffe sortieren, Daten einordnen oder Listen abgleichen. Manchmal müssen Sie sich Inhalte merken und später wiedergeben, in anderen Fällen sollen Sie sich so viele Wörter wie möglich mit einem bestimmten Anfangsbuchstaben oder einen vorgegebenen Endung einfallen lassen.

Insgesamt sind die Testfragen, bei denen es um Konzentration, Bearbeitungsgeschwindigkeit, Merkfähigkeit oder Kreativität geht, nicht schwer. Die Herausforderung ist vielmehr die knapp bemessene Zeit, die Sie zu Hektik und Flüchtigkeitsfehlern verleiten kann.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Natürlich können Sie im Vorfeld nicht wissen, welche Aufgaben drankommen und welche Inhalte die Testfragen haben werden. Trotzdem können und sollten Sie sich auf den Einstellungstest vorbereiten.

In jeder Kategorie gibt es gewisse Aufgabentypen, die praktisch immer vorkommen. Und bei Ihrer Vorbereitung geht es darum, dass Sie sich mit den typischen Aufgabenarten vertraut machen. Dadurch können Sie einschätzen, was Sie erwartet. Außerdem wissen Sie, worum es bei den Aufgaben geht und wie Sie beim Lösen am besten vorgehen.

Auf unserer Seite haben wir Beiträge zu allen Themen vom Verwaltungstest für Sie zusammengetragen. Darin finden Sie ausführliche Informationen, Tipps und Beispiele. Außerdem haben wir Übungsaufgaben und ganze Tests für ein gezieltes Testtraining vorbereitet. Einem erfolgreichen Abschneiden beim Eignungstest sollte so nichts mehr im Wege stehen.

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Wer schreibt hier?

Mein Name ist Ömer Bekar. Wir erstellen seit 2006 mit meinem Unternehmen Vorbereitungskurse für Einstellungstests und konzipieren auch für Behörden und Unternehmen Online-Eignungstests sowie Bewerbungsauswahlverfahren. Wir möchten mit dieser Seite Menschen helfen, die sich auf den schwierigen Einstellungstest des Verwaltungsfach-Angestellten vorbereiten möchten. Gibt es, was Dich besonders interessiert, worüber ich schreiben sollte? Schreibe mir an oemer.bekar [at] stadtverwaltungstest.de.

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