Kauffrau für Büromanagement: Berufsbild, Ausbildung & Einstellungstest

Aktualisiert am 17. August 2023 von Ömer Bekar

Aktualisiert am 17. August 2023 von Ömer Bekar

Infos zu Kauffrau für Büromanagement

Als Kauffrau im Büromanagement können Sie in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung arbeiten.

Eine Kauffrau für Büromanagement organisiert und erledigt verwaltende Aufgaben im Büro. Daneben kümmert sie sich um kaufmännische Tätigkeiten, zum Beispiel im Bereich Beschaffung, Rechnungswesen, Personal oder Marketing. Der dreijährige Ausbildungsberuf wird in Industrie und Handel, im öffentlichen Dienst und auch im Handwerk ausgebildet. Wir haben in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst, was Sie zum Beruf und dem Einstellungstest der Kauffrau für Büromanagement wissen sollten.

Online Einstellungstest für das Verwaltungswesen – Büromanagement

Ein Hinweis vorab: Selbstverständlich steht der Beruf allen Geschlechtern offen. Kaufleute für Büromanagement können weiblich, männlich und divers sein. Wenn wir im Text überwiegend die weibliche Form verwenden, ist das keinerlei Wertung. Wir verzichten lediglich auf die Nennung aller Geschlechterformen, um den Text lesefreundlich zu halten.

In einer Verwaltung arbeiten nicht nur Verwaltungsfachangestellte und Beamte. Auch Kaufleute für Büromanagement sind hier tätig. Doch was genau machen sie? Welche Tätigkeiten fallen in ihren Aufgabenbereich? Wie lange dauert die Ausbildung? Und wie läuft der Einstellungstest ab? Solche Fragen rund um den Beruf der Bürokauffrau für Büromanagement klären wir in diesem Beitrag.

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Die Aufgaben und Tätigkeiten einer Kauffrau für Büromanagement

Ob in einem Unternehmen aus Industrie und Handel, einem Handwerksbetrieb, einem Verband oder in der öffentlichen Verwaltung: Als Kauffrau für Büromanagement kümmern Sie sich um verschiedenste Vorgänge, die im Büro anfallen. So erledigen Sie zum Beispiel den Schriftverkehr, indem Sie Briefe, Berichte, Protokolle oder Aktenvermerke schreiben. Sie bereiten Daten auf, erstellen Präsentationen und legen Statistiken an.

Daneben planen und koordinieren Sie Termine. Sie empfangen Besucher, nehmen Anrufe entgegen und schauen die ankommende Post durch. Fehlt Büromaterial, kümmern Sie sich um die Bestellung. Zu Ihren Aufgaben gehört auch, Besprechungen, Konferenzen und andere Veranstaltungen vor- und nachzubereiten. Anstehende Geschäftsreisen organisieren Sie ebenfalls.

Ein weiterer Aufgabenbereich kann die Abwicklung von Aufträgen sein. Als Kauffrau für Büromanagement nehmen Sie dann Anfragen entgegen, beraten Kunden und erstellen Angebote. Ist ein Auftrag bestätigt, erstellen Sie die dazugehörigen Unterlagen, überwachen den Zahlungseingang und kontrollieren, ob die Leistung wie vereinbart durchgeführt wurde. Sollte sich ein Kunde beschweren oder etwas reklamieren, kümmern Sie sich auch darum.

In Bereichen wie Einkauf und Logistik, Personalwesen, Marketing oder Rechnungswesen können Sie als Kauffrau für Büromanagement ebenfalls tätig werden. Arbeiten Sie im öffentlichen Dienst, übernehmen Sie die Sachbearbeitung im direkten Kontakt mit Bürgern und Kunden. So nehmen Sie zum Beispiel Anträge entgegen, prüfen die Sachverhalte und stellen Bescheide aus. Außerdem wirken Sie an Verwaltungsvorgängen, an Haushaltsplänen und im Kassenwesen mit.

Weitere Informationen über den Beruf finden Sie zum Beispiel im Berufenet der Arbeitsagentur. Dort können Sie sich auch einen Steckbrief als PDF herunterladen. Die Bundeswehr bildet im zivilen Bereich ebenfalls Kaufleute für Büromanagement aus. Die Infos dazu finden Sie hier.

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement

Den Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement gibt es noch gar nicht so lange, nämlich erst seit 2014. Er ist daraus entstanden, dass die drei Berufsbilder Bürokauffrau, Kauffrau für Bürokommunikation und Fachangestellte für Bürokommunikation zu einem Beruf zusammengefasst wurden.

Bei der Bürokauffrau für Büromanagement handelt es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf, der durch die Ausbildungsverordnung geregelt ist. Die Ausbildung dauert drei Jahre und findet als duale Ausbildung statt. Duale Ausbildung bedeutet, dass Sie in Ihrem Ausbildungsbetrieb lernen und arbeiten. Zusätzlich dazu besuchen Sie die Berufsschule.

Absolvieren können Sie die Ausbildung bei Unternehmen aus Industrie und Handel, bei Arbeitgebern aus dem Handwerk und im öffentlichen Dienst.

Ein bestimmter Schulabschluss ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Die meisten Unternehmen, Betriebe und Verwaltungen entscheiden sich aber für Bewerber mit einem mittleren Bildungsabschluss oder Abitur. Dabei spielen vor allem Ihre Leistungen in den Schulfächern Deutsch, Mathematik und Wirtschaft eine Rolle.

Die beruflichen Möglichkeiten einer Kauffrau für Büromanagement

Als Kauffrau für Büromanagement können Sie in Unternehmen aus fast allen Wirtschaftsbereichen und Branchen arbeiten. Außerdem können Sie in der öffentlichen Verwaltung tätig werden. Weitere Arbeitsplätze finden sich bei Verbänden, Interessenvertretungen und Organisationen verschiedener Art.

Um Ihre beruflichen Chancen zu verbessern, können Sie schon während der Ausbildung zusätzliche Qualifikationen erwerben. So zum Beispiel im Bereich des Forderungsmanagements. Später sorgen regelmäßige Weiterbildungen dafür, dass Ihre fachlichen Kenntnisse aktuell bleiben und stetig wachsen. Dabei ist die Palette an möglichen Weiterbildungen groß. Von Korrespondenz bis hin zum Projektmanagement ist alles vertreten.

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Ist eine Führungsposition Ihr Ziel, können Sie eine Aufstiegsweiterbildung dranhängen. Dabei bietet sich vor allem die Prüfung als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation an. Haben Sie Abitur, ist auch ein Studium möglich. So können Sie zum Beispiel den Bachelor in BWL machen.

Mit Industrie- und Handelsunternehmen, Handwerksbetrieben und dem öffentlichen Dienst steht eine große Bandbreite an möglichen Arbeitgebern zur Verfügung. Doch als Kauffrau für Büromanagement können Sie sich auch selbstständig machen, indem Sie beispielsweise einen Büro- und Sekretariatsservice eröffnen.

Der Einstellungstest als angehende Kauffrau für Büromanagement

Möchten Sie als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachwirt im öffentlichen Dienst arbeiten, führt kaum ein Weg am Einstellungstest vorbei. Denn im öffentlichen Dienst setzen so gut wie alle Behörden und Institutionen Auswahlverfahren ein.

Als angehende Kauffrau für Büromanagement ist das ein bisschen anders. In der öffentlichen Verwaltung und bei größeren Unternehmen werden Sie zwar ebenfalls oft an einer Eignungsprüfung teilnehmen. Auch hier nutzen viele Arbeitgeber inzwischen einen Test, um aus der Vielzahl an Bewerbern die richtigen Kandidaten zu finden. Doch in kleineren Firmen und Handwerksbetrieben stehen die Chancen ganz gut, dass es keinen Eignungstest, sondern nur ein Vorstellungsgespräch gibt.

Generell entscheidet jeder Arbeitgeber selbst, ob er einen Auswahltest durchführt und wenn ja, wie er diesen gestaltet. Deshalb können sich die Tests sowohl im Umfang als auch in den Inhalten voneinander unterscheiden.

Allerdings sind die Unterschiede nicht allzu groß. Das liegt daran, dass der grobe Ablauf ähnlich ist. Außerdem gibt es einige Testfelder und Aufgaben-Typen, die immer drankommen. So wie bei einem Vorstellungsgespräch regelmäßig bestimmte Fragen gestellt werden, gibt es nämlich auch bei Einstellungstests typische Aufgaben.

Die Themen im Einstellungstest für Kaufleute im Büromanagement

Ein Einstellungstest soll dem Arbeitgeber einen Eindruck von Ihren Kenntnissen und Fähigkeiten vermitteln. Er soll Ihre Stärken beleuchten und aufzeigen, welche Bereiche Ihnen nicht so gut liegen. Letztlich soll der Test beantworten, ob Sie fachlich für die Ausbildung und einen Job im Verwaltungswesen geeignet sind.

Solange Sie noch nicht für den Arbeitgeber tätig sind, können Sie viele fachspezifische Dinge gar nicht wissen. Aus diesem Grund geht es im Einstellungstest für die Verwaltung auch weniger um Fachwissen im eigentlichen Sinne. Der Test überprüft eher im Allgemeinen, ob Sie den Anforderungen gerecht werden und die grundlegenden Kompetenzen, auf die es im Beruf ankommt, mitbringen.

Im Eignungsauswahlverfahren erwarten Sie deshalb üblicherweise Aufgaben, Testfragen und Übungen aus folgenden Themenfeldern:

  • Deutsch
  • Mathematik
  • Allgemeinwissen
  • logisches Denken
  • Konzentration und Bearbeitungsgeschwindigkeit
  • Merkfähigkeit
  • Kreativität

Einige Testverfahren sehen außerdem vor, dass Sie einen kurzen Aufsatz schreiben. Darin führen Sie aus, warum Sie sich für den Beruf der Kauffrau für Büromanagement entschieden haben. Der Arbeitgeber kann auf diese Weise Ihre Deutschkenntnisse überprüfen und erfährt gleichzeitig etwas über Sie und Ihre Motivation.

Die Dauer und der Ablauf vom Auswahlverfahren

Da es keinen einheitlichen Einstellungstest gibt, fällt auch die Dauer verschieden aus. Generell sollten Sie aber damit rechnen, dass der Test mehrere Stunden in Anspruch nimmt. Oft startet die Eignungsprüfung mit dem Deutschtest. Nach einer kurzen Pause folgt dann der Abschnitt, der sich mit Mathe, Allgemeinwissen und Logik befasst. Den Abschluss bilden Aufgaben, die Ihr Konzentrationsvermögen auf die Probe stellen.

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Der schriftliche Eignungstest wird durch ein Vorstellungsgespräch ergänzt. Schließlich möchte der Arbeitgeber nicht nur Testergebnisse haben, sondern Sie auch persönlich kennenlernen.

Meistens findet das Bewerbungsgespräch aber zu einem späteren Zeitpunkt statt. Das liegt daran, dass der Arbeitgeber die Tests aller Bewerber auswertet und auf dieser Basis entscheidet, wer im Rennen bleibt. Oft bekommen Sie ein paar Wochen nach Ihrer Teilnahme am Eignungstest ein Schreiben. Darin steht dann, ob Sie bestanden haben und wann Ihr Vorstellungsgespräch stattfindet.

Die Vorbereitung auf den Einstellungstest

Als Bürokauffrau für Büromanagement ist Ihr Aufgabenbereich mit der Tätigkeit von Verwaltungsfachangestellten vergleichbar. Nur sind Verwaltungsfachangestellte hauptsächlich im öffentlichen Dienst tätig, während Sie als Bürokauffrau auch in Unternehmen und Betrieben der freien Wirtschaft arbeiten können.

Weil sich die Berufe ähneln, können Sie als Testtraining mit dem Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte üben. Denn die Inhalte sind nahezu identisch. Auf unserer Seite haben wir ausführliche Informationen und zahlreiche Tipps rund um den Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte zusammengetragen. Natürlich haben wir auch jede Menge Übungsaufgaben, Lerneinheiten und ganze Test-Pakete für Sie vorbereitet.

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Modul: Hörverständnis

Das Hörverstehen-Modul für den Einstellungstest als Verwaltungsfachangestellte zielt darauf ab, deine Fähigkeiten im auditiven Verstehen und Merken zu verbessern und zu testen. Dieses Modul besteht aus verschiedenen Teilen, die jeweils spezielle Aspekte des Hörverstehens abdecken:

  • Teil 1: Vertiefe dein Verständnis durch Hörverstehen zum Thema “Der Bewerbungsprozess“.
  • Teil 2: Erweitere dein Wissen durch gezieltes Hörtraining zum Thema “Der Eignungstest“.
  • Teil 3: Entwickle ein besseres Verständnis für Soft und Hard Skills, thematisch fokussiert auf “Soft Skills und Hard Skills“.
  • Teil 4: Lerne, Anweisungen zu verstehen und umzusetzen, spezialisiert auf das Thema “Ausschreibung“.
  • Teil 5: Verbessere dein Hörverständnis im spezifischen Bereich “Sozialhilfe“.
  • Teil: 6: Trainiere das Verstehen von Anweisungen, bezogen auf das Thema “Wohngeldantrag“.

Dieses vielseitige Modul des Hörverständnisses hilft dir, deine auditiven Fähigkeiten zu stärken und dich ideal auf die spezifischen Anforderungen des Einstellungstests für Verwaltungs(fach)angestellte vorzubereiten.

Modul: Deutsch

Die Beherrschung der deutschen Sprache ist für Verwaltungsfachangestellte unerlässlich, da sie im Berufsalltag ständig mit der schriftlichen und mündlichen Kommunikation konfrontiert sind. Dies umfasst das Verfassen von Dokumenten, die Kommunikation mit Bürgern und Kollegen sowie das Verstehen und Anwenden von Gesetzen und Vorschriften.

Diese Übungen sind wichtig, um die Sprachkompetenz zu entwickeln, die im Verwaltungsbereich täglich benötigt wird.

Modul: Mathe

Mathematische Fähigkeiten sind für Verwaltungsfachangestellte essentiell, da sie im Berufsalltag regelmäßig mit Zahlen, Budgetplanungen und anderen finanzbezogenen Aufgaben konfrontiert werden.

  • Zahlen ermitteln: Trainiere, wie man relevante Zahlen in verschiedenen Kontexten erkennt und nutzt.
  • Zahlenfelder: Übe das Erkennen von Mustern und Zusammenhängen in Zahlenreihen.
  • Ergebnisse schätzen: Entwickle die Fähigkeit, mathematische Ergebnisse vorauszusehen und abzuschätzen.
  • Bruchrechnen: Stärke deine Kompetenzen im Umgang mit Brüchen.
  • Rechnen mit Symbolen: Lerne, mathematische Symbole zu interpretieren und anzuwenden.
  • Grundrechenarten: Festige deine Kenntnisse in den Basisrechenarten.
  • Textaufgaben: Verbessere das Verständnis für mathematische Probleme, die in Wortform dargestellt sind.
  • Geometrie: Erweitere dein Wissen in räumlichen Berechnungen und geometrischen Figuren.
  • Zahlenreihen: Übe das Erkennen und Fortsetzen von Zahlenmustern.
  • Kettenrechnungen: Trainiere das Lösen komplexer mathematischer Aufgaben in mehreren Schritten.

Diese Übungen sind entscheidend, um die mathematischen Kompetenzen zu entwickeln, die in der Verwaltungsarbeit täglich benötigt werden.

Modul: Orientierung

Die Orientierungsfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt für Verwaltungsfachangestellte, da sie häufig mit komplexen Dokumenten, Plänen und Datenstrukturen arbeiten. Eine gute Orientierungsfähigkeit hilft dabei, sich schnell in neuen oder komplexen Situationen zurechtzufinden und effizient Entscheidungen zu treffen.

  • Muster vergleichen: Diese Übung hilft dir, dein Auge für Details zu schärfen und Muster schnell zu erkennen und zu vergleichen.
  • Stadtplan: Trainiere, wie man sich in räumlichen Strukturen orientiert und Pläne effektiv nutzt.
  • Labyrinth: Verbessere deine Fähigkeit, Lösungen in komplexen und verwirrenden Situationen zu finden.
  • Orientierungsvermögen allgemein: Übe, dich in verschiedenen Szenarien zurechtzufinden und logisch zu denken.

Diese Übungen sind wesentlich, um die Fähigkeiten zu entwickeln, die für die Navigation und Entscheidungsfindung in der Verwaltungsarbeit benötigt werden.

Modul: Merkfähigkeit

Die Merkfähigkeit ist für Verwaltungsfachangestellte von großer Bedeutung, da sie regelmäßig mit umfangreichen Informationen, Dokumenten und Daten zu tun haben. Eine gute Gedächtnisleistung ermöglicht es, Informationen schnell zu verarbeiten, zu speichern und bei Bedarf wieder abzurufen, was die Effizienz und Genauigkeit in der Verwaltungsarbeit erhöht.

  • Listen merken: Trainiere deine Fähigkeit, Listen von Informationen zu memorieren und wiederzugeben.
  • Texte merken: Übe das Einprägen und Wiedergeben von Textinhalten.
  • Inhalte merken: Stärke deine Fähigkeit, verschiedene Arten von Inhalten zu behalten.
  • Lebensläufe merken: Verbessere deine Gedächtnisleistung, indem du dir Details von Lebensläufen einprägst.
  • Figuren und Zahlen: Trainiere dein Gedächtnis für visuelle und numerische Informationen.
  • Merkfähigkeit allgemein: Übe das Merken und Wiedergeben einer breiten Palette von Informationen.

Diese Übungen sind wichtig, um die Gedächtnisfähigkeiten zu stärken, die im Verwaltungsbereich täglich benötigt werden.

Modul: Englisch

Obwohl Deutsch die Amtssprache in Deutschland ist und Englischkenntnisse nicht immer zwingend für den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte erforderlich sind, spielen sie dennoch eine wichtige Rolle. In einer zunehmend globalisierten Welt können Grundkenntnisse in Englisch im Verwaltungsbereich sehr nützlich sein, etwa im Umgang mit internationalen Dokumenten oder bei der Kommunikation mit nicht-deutschsprachigen Bürgern.

Obwohl Englisch vielleicht nicht immer ein zentraler Bestandteil des Einstellungstests ist, können diese Übungen dazu beitragen, deine Sprachkompetenzen zu verbessern, die in einer global vernetzten Arbeitswelt von Vorteil sein können.

Modul: Logik

Logische Fähigkeiten sind für Verwaltungsfachangestellte von großer Bedeutung, da sie im Berufsalltag regelmäßig mit der Analyse und Interpretation von Informationen konfrontiert werden.

  • Sprachsysteme: Verbessere deine Fähigkeit, Inhalte zu erfassen und logische Schlüsse daraus zu ziehen.
  • Logische Analyse: Trainiere das Filtern und Verarbeiten wesentlicher Informationen.
  • Wörter erkennen: Übe das schnelle Identifizieren und Verarbeiten von Informationen.
  • Wochentage: Nutze grundlegende Konzepte, um komplexere logische Aufgaben zu lösen.
  • Wortgruppen: Stärke deinen Umgang mit sprachlichen Strukturen.
  • Flussdiagramm auswerten: Lerne, Zusammenhänge und Abläufe zu erkennen und einzuordnen.
  • Meinung oder Tatsache?: Entwickle die Fähigkeit, zwischen subjektiven Meinungen und objektiven Tatsachen zu unterscheiden.
  • Erklärungen finden: Übe das Finden von Begründungen und Zusammenhängen.
  • Wort-Beziehungen: Verbessere das Verständnis für die Beziehungen zwischen verschiedenen Begriffen.
  • Logisches Denken: Fördere deine allgemeinen Fähigkeiten, Muster zu erkennen und logische Rückschlüsse zu ziehen.

Diese Übungen sind entscheidend, um die logischen und analytischen Fähigkeiten zu schärfen, die in der Verwaltung täglich benötigt werden.

Modul: Kreativität

Kreativität mag auf den ersten Blick nicht direkt mit dem Berufsbild eines Verwaltungsfachangestellten in Verbindung gebracht werden, ist aber dennoch ein wertvoller Bestandteil der beruflichen Kompetenzen. Kreativität fördert die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und innovative Ansätze in der Verwaltungsarbeit zu entwickeln.

Hier sind einige Module, die das kreative Denkvermögen für Verwaltungsfachangestellte testen:

  • Figuren kreieren: Verbessert die Fähigkeit, originelle Ideen zu entwickeln.
  • Fehler erkennen: Trainiert die Fähigkeit, Probleme aus neuen Perspektiven zu betrachten.
  • Kreative Wortfindung: Fördert sprachliche Innovation und Flexibilität.
  • Prognosen erstellen: Verbessert das vorausschauende Denken und die Fähigkeit, kreative Lösungen für zukünftige Herausforderungen zu finden.
  • Figuren entwerfen: Stärkt die Vorstellungskraft und die Fähigkeit, abstrakte Konzepte zu visualisieren.
  • Kreatives Denken: Misst die allgemeine Fähigkeit, kreativ zu denken und innovative Ansätze zu verfolgen.

Diese Übungen helfen dir, die kreativen Fähigkeiten zu schärfen, die im Verwaltungsbereich zunehmend geschätzt werden.

Modul: Fokus

Verwaltungsfachangestellter müssen sich gut konzentrieren können, deshalb ist das Modul Konzentrationsvermögen unerlässlich für die Vorbereitung auf den Einstellungstest:

Diese Übungen zum Fokus helfen dir, die für den Verwaltungsdienst erforderlichen Kernkompetenzen zu entwickeln und zu schärfen.

Modul: Visualität

Das visuelle Denkvermögen ist ein wichtiger Bestandteil der Kompetenzen eines Verwaltungsfachangestellten. Obwohl es möglicherweise nicht die offensichtlichste Fähigkeit für den Beruf im öffentlichen Dienst zu sein scheint, unterstützt es das Verständnis und die Verarbeitung von Informationen, das Erkennen von Mustern und Zusammenhängen sowie das effiziente Arbeiten mit Dokumenten und Daten.

Diese Übungen helfen, das visuelle Denkvermögen zu stärken, was in vielen Aspekten der Verwaltungsarbeit von Nutzen sein kann.

Modul: Wissen

Das Allgemeinwissen-Modul für den Einstellungstest als Verwaltungsfachangestellte umfasst ein breites Spektrum an Themen, um deine Kenntnisse in verschiedenen Bereichen zu testen und zu verbessern:

Dieses umfangreiche Modul ermöglicht dir, dein Allgemeinwissen auszubauen und dich optimal auf die Herausforderungen des Einstellungstests vorzubereiten.