Kauffrau für Büromanagement: Berufsbild, Ausbildung & Einstellungstest

Aktualisiert am 12. Juli 2021 von Ömer Bekar

Infos zu Kauffrau für Büromanagement

Als Kauffrau im Büromanagement können Sie in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung arbeiten.

Eine Kauffrau für Büromanagement organisiert und erledigt verwaltende Aufgaben im Büro. Daneben kümmert sie sich um kaufmännische Tätigkeiten, zum Beispiel im Bereich Beschaffung, Rechnungswesen, Personal oder Marketing. Der dreijährige Ausbildungsberuf wird in Industrie und Handel, im öffentlichen Dienst und auch im Handwerk ausgebildet. Wir haben in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst, was Sie zum Beruf und dem Einstellungstest der Kauffrau für Büromanagement wissen sollten.

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Ein Hinweis vorab: Selbstverständlich steht der Beruf allen Geschlechtern offen. Kaufleute für Büromanagement können weiblich, männlich und divers sein. Wenn wir im Text überwiegend die weibliche Form verwenden, ist das keinerlei Wertung. Wir verzichten lediglich auf die Nennung aller Geschlechterformen, um den Text lesefreundlich zu halten.

In einer Verwaltung arbeiten nicht nur Verwaltungsfachangestellte und Beamte. Auch Kaufleute für Büromanagement sind hier tätig. Doch was genau machen sie? Welche Tätigkeiten fallen in ihren Aufgabenbereich? Wie lange dauert die Ausbildung? Und wie läuft der Einstellungstest ab? Solche Fragen rund um den Beruf der Bürokauffrau für Büromanagement klären wir in diesem Beitrag.

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Die Aufgaben und Tätigkeiten einer Kauffrau für Büromanagement

Ob in einem Unternehmen aus Industrie und Handel, einem Handwerksbetrieb, einem Verband oder in der öffentlichen Verwaltung: Als Kauffrau für Büromanagement kümmern Sie sich um verschiedenste Vorgänge, die im Büro anfallen. So erledigen Sie zum Beispiel den Schriftverkehr, indem Sie Briefe, Berichte, Protokolle oder Aktenvermerke schreiben. Sie bereiten Daten auf, erstellen Präsentationen und legen Statistiken an.

Daneben planen und koordinieren Sie Termine. Sie empfangen Besucher, nehmen Anrufe entgegen und schauen die ankommende Post durch. Fehlt Büromaterial, kümmern Sie sich um die Bestellung. Zu Ihren Aufgaben gehört auch, Besprechungen, Konferenzen und andere Veranstaltungen vor- und nachzubereiten. Anstehende Geschäftsreisen organisieren Sie ebenfalls.

Ein weiterer Aufgabenbereich kann die Abwicklung von Aufträgen sein. Als Kauffrau für Büromanagement nehmen Sie dann Anfragen entgegen, beraten Kunden und erstellen Angebote. Ist ein Auftrag bestätigt, erstellen Sie die dazugehörigen Unterlagen, überwachen den Zahlungseingang und kontrollieren, ob die Leistung wie vereinbart durchgeführt wurde. Sollte sich ein Kunde beschweren oder etwas reklamieren, kümmern Sie sich auch darum.

In Bereichen wie Einkauf und Logistik, Personalwesen, Marketing oder Rechnungswesen können Sie als Kauffrau für Büromanagement ebenfalls tätig werden. Arbeiten Sie im öffentlichen Dienst, übernehmen Sie die Sachbearbeitung im direkten Kontakt mit Bürgern und Kunden. So nehmen Sie zum Beispiel Anträge entgegen, prüfen die Sachverhalte und stellen Bescheide aus. Außerdem wirken Sie an Verwaltungsvorgängen, an Haushaltsplänen und im Kassenwesen mit.

Weitere Informationen über den Beruf finden Sie zum Beispiel im Berufenet der Arbeitsagentur. Dort können Sie sich auch einen Steckbrief als PDF herunterladen. Die Bundeswehr bildet im zivilen Bereich ebenfalls Kaufleute für Büromanagement aus. Die Infos dazu finden Sie hier.

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement

Den Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement gibt es noch gar nicht so lange, nämlich erst seit 2014. Er ist daraus entstanden, dass die drei Berufsbilder Bürokauffrau, Kauffrau für Bürokommunikation und Fachangestellte für Bürokommunikation zu einem Beruf zusammengefasst wurden.

Bei der Bürokauffrau für Büromanagement handelt es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf, der durch die Ausbildungsverordnung geregelt ist. Die Ausbildung dauert drei Jahre und findet als duale Ausbildung statt. Duale Ausbildung bedeutet, dass Sie in Ihrem Ausbildungsbetrieb lernen und arbeiten. Zusätzlich dazu besuchen Sie die Berufsschule.

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Absolvieren können Sie die Ausbildung bei Unternehmen aus Industrie und Handel, bei Arbeitgebern aus dem Handwerk und im öffentlichen Dienst.

Ein bestimmter Schulabschluss ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Die meisten Unternehmen, Betriebe und Verwaltungen entscheiden sich aber für Bewerber mit einem mittleren Bildungsabschluss oder Abitur. Dabei spielen vor allem Ihre Leistungen in den Schulfächern Deutsch, Mathematik und Wirtschaft eine Rolle.

Die beruflichen Möglichkeiten einer Kauffrau für Büromanagement

Als Kauffrau für Büromanagement können Sie in Unternehmen aus fast allen Wirtschaftsbereichen und Branchen arbeiten. Außerdem können Sie in der öffentlichen Verwaltung tätig werden. Weitere Arbeitsplätze finden sich bei Verbänden, Interessenvertretungen und Organisationen verschiedener Art.

Um Ihre beruflichen Chancen zu verbessern, können Sie schon während der Ausbildung zusätzliche Qualifikationen erwerben. So zum Beispiel im Bereich des Forderungsmanagements. Später sorgen regelmäßige Weiterbildungen dafür, dass Ihre fachlichen Kenntnisse aktuell bleiben und stetig wachsen. Dabei ist die Palette an möglichen Weiterbildungen groß. Von Korrespondenz bis hin zum Projektmanagement ist alles vertreten.

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Ist eine Führungsposition Ihr Ziel, können Sie eine Aufstiegsweiterbildung dranhängen. Dabei bietet sich vor allem die Prüfung als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation an. Haben Sie Abitur, ist auch ein Studium möglich. So können Sie zum Beispiel den Bachelor in BWL machen.

Mit Industrie- und Handelsunternehmen, Handwerksbetrieben und dem öffentlichen Dienst steht eine große Bandbreite an möglichen Arbeitgebern zur Verfügung. Doch als Kauffrau für Büromanagement können Sie sich auch selbstständig machen, indem Sie beispielsweise einen Büro- und Sekretariatsservice eröffnen.

Der Einstellungstest als angehende Kauffrau für Büromanagement

Möchten Sie als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachwirt im öffentlichen Dienst arbeiten, führt kaum ein Weg am Einstellungstest vorbei. Denn im öffentlichen Dienst setzen so gut wie alle Behörden und Institutionen Auswahlverfahren ein.

Als angehende Kauffrau für Büromanagement ist das ein bisschen anders. In der öffentlichen Verwaltung und bei größeren Unternehmen werden Sie zwar ebenfalls oft an einer Eignungsprüfung teilnehmen. Auch hier nutzen viele Arbeitgeber inzwischen einen Test, um aus der Vielzahl an Bewerbern die richtigen Kandidaten zu finden. Doch in kleineren Firmen und Handwerksbetrieben stehen die Chancen ganz gut, dass es keinen Eignungstest, sondern nur ein Vorstellungsgespräch gibt.

Generell entscheidet jeder Arbeitgeber selbst, ob er einen Auswahltest durchführt und wenn ja, wie er diesen gestaltet. Deshalb können sich die Tests sowohl im Umfang als auch in den Inhalten voneinander unterscheiden.

Allerdings sind die Unterschiede nicht allzu groß. Das liegt daran, dass der grobe Ablauf ähnlich ist. Außerdem gibt es einige Testfelder und Aufgaben-Typen, die immer drankommen. So wie bei einem Vorstellungsgespräch regelmäßig bestimmte Fragen gestellt werden, gibt es nämlich auch bei Einstellungstests typische Aufgaben.

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Die Themen im Einstellungstest für Kaufleute im Büromanagement

Ein Einstellungstest soll dem Arbeitgeber einen Eindruck von Ihren Kenntnissen und Fähigkeiten vermitteln. Er soll Ihre Stärken beleuchten und aufzeigen, welche Bereiche Ihnen nicht so gut liegen. Letztlich soll der Test beantworten, ob Sie fachlich für die Ausbildung und einen Job im Verwaltungswesen geeignet sind.

Solange Sie noch nicht für den Arbeitgeber tätig sind, können Sie viele fachspezifische Dinge gar nicht wissen. Aus diesem Grund geht es im Einstellungstest für die Verwaltung auch weniger um Fachwissen im eigentlichen Sinne. Der Test überprüft eher im Allgemeinen, ob Sie den Anforderungen gerecht werden und die grundlegenden Kompetenzen, auf die es im Beruf ankommt, mitbringen.

Im Eignungsauswahlverfahren erwarten Sie deshalb üblicherweise Aufgaben, Testfragen und Übungen aus folgenden Themenfeldern:

  • Deutsch
  • Mathematik
  • Allgemeinwissen
  • logisches Denken
  • Konzentration und Bearbeitungsgeschwindigkeit
  • Merkfähigkeit
  • Kreativität

Einige Testverfahren sehen außerdem vor, dass Sie einen kurzen Aufsatz schreiben. Darin führen Sie aus, warum Sie sich für den Beruf der Kauffrau für Büromanagement entschieden haben. Der Arbeitgeber kann auf diese Weise Ihre Deutschkenntnisse überprüfen und erfährt gleichzeitig etwas über Sie und Ihre Motivation.

Die Dauer und der Ablauf vom Auswahlverfahren

Da es keinen einheitlichen Einstellungstest gibt, fällt auch die Dauer verschieden aus. Generell sollten Sie aber damit rechnen, dass der Test mehrere Stunden in Anspruch nimmt. Oft startet die Eignungsprüfung mit dem Deutschtest. Nach einer kurzen Pause folgt dann der Abschnitt, der sich mit Mathe, Allgemeinwissen und Logik befasst. Den Abschluss bilden Aufgaben, die Ihr Konzentrationsvermögen auf die Probe stellen.

Der schriftliche Eignungstest wird durch ein Vorstellungsgespräch ergänzt. Schließlich möchte der Arbeitgeber nicht nur Testergebnisse haben, sondern Sie auch persönlich kennenlernen.

Meistens findet das Bewerbungsgespräch aber zu einem späteren Zeitpunkt statt. Das liegt daran, dass der Arbeitgeber die Tests aller Bewerber auswertet und auf dieser Basis entscheidet, wer im Rennen bleibt. Oft bekommen Sie ein paar Wochen nach Ihrer Teilnahme am Eignungstest ein Schreiben. Darin steht dann, ob Sie bestanden haben und wann Ihr Vorstellungsgespräch stattfindet.

Die Vorbereitung auf den Einstellungstest

Als Bürokauffrau für Büromanagement ist Ihr Aufgabenbereich mit der Tätigkeit von Verwaltungsfachangestellten vergleichbar. Nur sind Verwaltungsfachangestellte hauptsächlich im öffentlichen Dienst tätig, während Sie als Bürokauffrau auch in Unternehmen und Betrieben der freien Wirtschaft arbeiten können.

Weil sich die Berufe ähneln, können Sie als Testtraining mit dem Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte üben. Denn die Inhalte sind nahezu identisch. Auf unserer Seite haben wir ausführliche Informationen und zahlreiche Tipps rund um den Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte zusammengetragen. Natürlich haben wir auch jede Menge Übungsaufgaben, Lerneinheiten und ganze Test-Pakete für Sie vorbereitet.

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Wer schreibt hier?

Mein Name ist Ömer Bekar. Wir erstellen seit 2006 mit meinem Unternehmen Vorbereitungskurse für Einstellungstests und konzipieren auch für Behörden und Unternehmen Online-Eignungstests sowie Bewerbungsauswahlverfahren. Wir möchten mit dieser Seite Menschen helfen, die sich auf den schwierigen Einstellungstest des Verwaltungsfach-Angestellten vorbereiten möchten. Gibt es, was Dich besonders interessiert, worüber ich schreiben sollte? Schreibe mir an oemer.bekar [at] stadtverwaltungstest.de.

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