In einem Ablaufdiagramm sind die Organisationsstrukturen eines Vorgangs schematisch dargestellt.
In der Verwaltung machen es viele Vorgänge notwendig, dass Sie Sachverhalte erfassen, Abläufe nachvollziehen, Zusammenhänge erkennen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Um herauszufinden, ob es Ihnen gelingt, Prozesse auszuwerten, können im Einstellungstest Aufgaben mit Ablaufdiagrammen auftauchen. Die Diagramme zeigen Organisationsstrukturen, die Sie analysieren und interpretieren sollen. Wir erklären, was es mit diesen Testfragen auf sich hat.
Organisationsstrukturen – Konzentrationstest für Verwaltungsfachangestellte
Das Auswahlverfahren soll Ihre Eignung für den Verwaltungsdienst ermitteln. Dazu enthält der Test Fragen und Übungen aus verschiedenen Bereichen, die Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften auf die Probe stellen. Der Fokus liegt aber weniger auf besonderem Fachwissen aus dem Verwaltungswesen. Im Mittelpunkt stehen vielmehr allgemeine Grundlagen und Anforderungen, die im Beruf zählen.
Deutsch und Mathe, Allgemeinbildung oder Logik sind zum Beispiel Testfelder, auf die Sie vorbereitet sein sollten. Aber als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungswirt müssen Sie auch Inhalte erfassen, Muster erkennen und Abläufe weiterdenken können. Diese Fähigkeit kann der Eignungstest mit Übungen zu Organisationsstrukturen überprüfen.
Was sind Organisationsstrukturen und Ablaufdiagramme?
Schon seit den 1920er-Jahren werden Ablaufdiagramme eingesetzt, um geschäftliche Abläufe abzubilden. Weil die Diagramme die Vorgänge übersichtlich darstellen und dokumentieren, gelten sie als ein effektives Instrument. Mit den Schaubildern können zum Beispiel Pläne festgehalten, Entwicklungen aufgezeigt, Bestellabläufe dokumentiert oder Umfragen vorbereitet werden.
Gegen Ende der 1940er-Jahre erreichten die Diagramme dann auch die IT, wo sie seitdem bei der Erstellung von Computerprogrammen verwendet werden. Und generell sind Ablaufdiagramme weit verbreitet, im Büromanagement und in der Wirtschaft genauso wie im Studium oder im Schulunterricht.
Die verschiedenen Vorgänge stellt ein Ablaufdiagramm fließend dar. Sie werden in dem Fluss abgebildet, der dem Ablauf entspricht. Im Deutschen wird deshalb auch von Flussdiagrammen gesprochen, während die Schaubilder auf Englisch flowcharts heißen.
Ein Ablaufdiagramm ermöglicht, Vorgänge, Systeme, Algorithmen und andere Organisationsstrukturen darzustellen. Aber es können auch Änderungen vorgenommen und weitere Schritte hinzugefügt werden. Dafür bildet das Diagramm die Organisationsstrukturen des Vorgangs als schematisches Schaubild ab.
Die einzelnen Abläufe innerhalb des Vorgangs stehen in Feldern. Pfeile verbinden die Felder miteinander und symbolisieren gleichzeitig den Ablauf. Und nachdem jeder Vorgang mehrere Fragen oder Möglichkeiten enthält, gibt es auch im Ablaufdiagramm in aller Regel mehrere Ergebnisse. Aus diesem Grund gliedern sich die Felder im Schaubild in unterschiedliche Gruppen:
- Start- und Endpunkt des Vorgangs
- Handlungen, Aufforderungen und Folgen
- Ja- und Nein-Felder als Antworten auf Fragen
Komplexe Ablaufdiagramme können zusätzlich dazu noch Felder mit Bedingungen enthalten. Im Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte sind die Organisationsstrukturen aber eher einfach gehalten.
Zum besseren Verständnis ein Beispiel
Sich allein anhand von Text ein Ablaufdiagramm vorzustellen, ist nicht ganz einfach. Und wenn Sie bislang wenig mit solchen Schaubildern zu tun hatten, hilft Ihnen die Beschreibung kaum weiter. Damit die Sache klarer wird, zeigen wir Ihnen deshalb ein Beispiel für ein einfaches Ablaufdiagramm:
Das Ablaufdiagramm beschreibt den Vorgang beim Sortieren von Müll. Dabei stehen vier verschiedene Behälter zur Verfügung, nämlich ein weißer, ein schwarzer, ein blauer und ein roter Eimer. Die erste Entscheidung ist, ob es sich bei dem Abfall um Papier handelt. Ist das der Fall, wird die Frage also mit einem „Ja“ beantwortet, gehört der Müll in den weißen Eimer.
Andernfalls muss geprüft werden, ob der Müll aus Glas besteht. Auch hier entscheidet die Antwort wieder, ob der Abfall in den schwarzen Eimer kommt oder ob es mit dem nächsten Schritt weitergeht.
Ist Ihnen aufgefallen, dass die Felder unterschiedliche Formen haben? In unserem Beispiel stehen Handlungen und Ergebnisse in Vierecken, Fragen in Kreisen und Antworten in Rauten. Das ist typisch für Ablaufdiagramme.
Damit die einzelnen Vorgänge noch übersichtlicher werden, sind sie nicht nur in Gruppen einteilt, sondern die Gruppen haben auch Felder in unterschiedlichen Formen. Dadurch können Sie ablesen, worum es in einem Feld geht.
Wie werden die Aufgaben zu Organisationsstrukturen im Einstellungstest gestellt?
Wenn Sie ein Ablaufdiagramm vor sich haben, gilt es, den dargestellten Vorgang zu erfassen. Sie müssen die Inhalte erkennen, die Organisationsstrukturen verstehen und die einzelnen Schritte logisch weiterdenken. Aber sie müssen auch konzentriert und besonnen an die Übungen herangehen. Weil Ihnen das Schaubild die wesentlichen Informationen liefert, ist wichtig, dass Sie sich die Abbildung aufmerksam anschauen.
Die Aufgaben zu Organisationsstrukturen im Test setzen sich aus zwei Teilen zusammen:
1. Einleitung mit Schaubild
Ausgangspunkt für die Übungen ist natürlich die Abbildung, die die Organisationsstrukturen des Vorgangs zeigt. Oft gibt es zu dem Ablaufdiagramm aber noch eine Beschreibung in Textform. Der Text nennt Ihnen weitere Informationen zu dem Vorgang. Diese können in ganzen Sätzen formuliert sein. Möglich ist aber auch eine Aufzählung in Stichworten oder eine Tabelle.
Teilweise beschreibt der einleitende Text nicht den abgebildeten Vorgang näher, sondern erläutert das Ablaufdiagramm. Dann erklärt der Text zum Beispiel, welche Felder in dem Schaubild vorkommen und wofür die verschiedenen Formen der Felder stehen.
Es kann aber auch sein, dass Sie nur das Diagramm ohne weitere Erklärungen vor sich haben. Das kommt zwar eher selten vor. Aber vor allem, wenn Sie sehr einfache Ablaufdiagramme interpretieren sollen, müssen Sie mitunter eben ohne zusätzliche Angaben zurechtkommen.
2. Fragen zu den abgebildeten Organisationsstrukturen
Nachdem Sie sich das Diagramm angeschaut und die Erklärungen gelesen haben, beantworten Sie Fragen. Im Auswahltest sind an dieser Stelle Fragen in zwei Varianten üblich.
Eine Variante ist, dass Sie das Ergebnis von bestimmten Bedingungen benennen sollen. Dazu fragt der Einstellungstest zum Beispiel, welche Folge es hat, wenn Sie vom Startpunkt aus zunächst eine Frage mit „Ja“ und danach zweimal mit „Nein“ antworten. Bei solchen Testfragen müssen Sie die Organisationsstrukturen also dem dargestellten Ablauf nach nachvollziehen.
Die andere Variante ist, dass Sie fehlende Inhalte in Feldern bestimmen sollen. Dazu enthält das Ablaufdiagramm ein oder mehrere Felder ohne Beschriftung. Anhand der vorherigen und nachfolgenden Felder müssen Sie dann entscheiden, was in das leere Feld gehört.
Wie bei den meisten Fragen im Eignungsauswahlverfahren handelt es sich auch bei den Aufgaben zu Organisationsstrukturen um Auswahlfragen. Auswahlfrage heißt, dass Sie zu jeder Frage mehrere Lösungsvorschläge sehen. Sie müssen Ihre Antwort also nicht selbst formulieren und aufschreiben, sondern wählen die richtige Lösung aus den genannten Antwortmöglichkeiten aus.
Wie gehe ich bei den Übungen am besten vor?
Zunächst sollten Sie sich das Schaubild genau anschauen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die organisatorischen Strukturen des abgebildeten Vorgangs. Außerdem sollten Sie sich den erklärenden Text aufmerksam durchlesen.
Sollen Sie ein Ergebnis bestimmen, können Sie einfach den Pfeilen folgen. Beginnen Sie dafür am Startpunkt und gehen Sie die Schritte in der Reihenfolge durch, die in der Aufgabenstellung genannt ist.
Ist nach dem Inhalt eines leeren Feldes gefragt, orientieren Sie sich an den Nachbarfeldern. Prüfen Sie, zu welcher Art von Feld die Pfeile führen. Gehen die Pfeile vom leeren Feld zum Beispiel zu Ja- und Nein-Fragen, muss das Feld eine Bedingung oder ein Ergebnis enthalten.
Schauen Sie sich außerdem die einzelnen Abläufe an. Was steht vor dem leeren Feld? Welcher Schritt folgt? So können Sie abgleichen, welcher Lösungsvorschlag infrage kommt.
Und nicht zuletzt ist hilfreich, wenn Sie sich die Form des Feldes anschauen. Selbst wenn die Feldarten in der Einleitung nicht beschrieben sind, können Sie am Schaubild ablesen, welche Formen die Felder der jeweiligen Angaben haben. Welche Inhalte haben also zum Beispiel Vierecke, Kreise, Rauten oder Ovale? Allein die Form liefert oft schon Hinweise darauf, welche Angabe passen kann und welche nicht.
Wie kann ich für den Ablaufdiagramm-Test üben?
Ein Ablaufdiagramm bildet die Organisationsstrukturen eines Vorgangs als vereinfachtes Schema ab. Dabei ist das Schaubild absolut logisch aufgebaut. Es ist deshalb nicht schwer, so ein Diagramm nachzuvollziehen. Wenn Sie das Prinzip einmal verstanden haben, können Sie die Inhalte und Strukturen problemlos erfassen.
Die beste Vorbereitung auf den Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte besteht darin, mit Beispielen zu üben. Durch die Übungsaufgaben setzen Sie sich mit Ablaufdiagrammen auseinander. Auf diese Weise machen Sie sich mit solchen Schaubildern vertraut und verstehen das Prinzip dahinter.
Außerdem zeigen Ihnen Übungsaufgaben, wie die Fragen im Verwaltungstest gestellt werden. So bekommen Sie einen Eindruck davon, was Sie erwartet. Gleichzeitig können Sie die Methode finden und üben, die Sie am schnellsten zur Lösung bringt.
Ein sehr gutes Organisationsstrukturen-Training ist außerdem, wenn Sie eigene Schaubilder entwerfen. Nehmen Sie dazu einen beliebigen Sachverhalt und stellen Sie seinen Ablauf schematisch dar, indem Sie die einzelnen Vorgänge in Handlungen, Fragen und Folgen aufteilen.
Sie gehen also so vor: Angenommen, Ihr Schaubild bezieht sich auf die Organisationsstrukturen vom Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst. Wie geht es weiter, wenn ein Bewerber den schriftlichen Beamtentest besteht? Was ist, wenn er durchfällt? Dieses Prinzip ist die Basis jedes Ablaufdiagramms!
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