Verwaltungsfachangestellte arbeiten tagtäglich mit EDV und IT.
Inzwischen gibt es kaum einen Arbeitsplatz, der ohne den Computer auskommt. Das ist auch im Verwaltungswesen so. Der Schriftverkehr und ein Teil der Kommunikation wird über den Computer abgewickelt. Wenn Sie sich für eine Ausbildung oder einen Arbeitsplatz in der Verwaltung bewerben, müssen Sie zwar kein ausgewiesener Computer-Experte sein. Aber Grundkenntnisse in EDV und IT sollten Sie schon mitbringen. Und der Einstellungstest überprüft, ob das der Fall ist.
EDV und IT – Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte | Wissen
Als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungswirt bearbeiten Sie Anträge, erlassen Bescheide und erstellen Rechnungen. Sie verwalten Daten, pflegen Akten, erhalten Nachrichten und leiten Informationen weiter. Für solche Vorgänge nutzen Sie den Computer.
Die Anwendungen, die speziell im Verwaltungsdienst zum Einsatz kommen, lernen Sie natürlich während der Ausbildung und Einarbeitung kennen. Doch die Grundlagen sollten Sie bereits mitbringen.
Dass Sie mit dem Computer umgehen können, haben Sie durch Ihre Bewerbung gezeigt. Schließlich haben Sie zum Beispiel Ihren Lebenslauf nicht von Hand geschrieben, sondern mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt. Je nach dem, bei welcher Behörde Sie sich bewerben, haben Sie außerdem die Bewerbungsformulare heruntergeladen oder gleich Ihre ganze Bewerbung über ein Online-Portal digital übermittelt.
Vielleicht haben Sie in der ersten Auswahlrunde schon an einem Online-Test teilgenommen. Und auch die Eignungsprüfung vor Ort wird meist computergestützt durchgeführt. Im Verwaltungstest selbst tauchen dann oft noch einmal ein paar Aufgaben aus dem Bereich EDV und IT auf.
Ohne EDV und IT ist Büromanagement inzwischen undenkbar
Ende der 1950er-Jahre kamen die ersten Maschinen auf den Markt, die es ermöglichten, Daten elektronisch zu verarbeiten. Die Maschinen nutzen eine weiterentwickelte Technik mit Lochkarten. Ihr Einsatz beschränkte sich aber zunächst auf mathematische und technische Berechnungen, zum Beispiel beim Militär oder in der Forschung. Gleichzeitig wurde in dieser Zeit der Begriff electronic data processing geprägt. Das deutsche Wort dafür ist elektronische Datenverarbeitung oder kurz EDV.
Danach legten die Technologien eine rasante Entwicklung hin. Heute sind Computer und Smartphones fast schon selbstverständliche Begleiter im Alltag. Daten werden elektronisch erfasst und bearbeitet, Informationen auf digitalen Wegen übermittelt. In Büros ist die Arbeit ohne Computer und Internet kaum noch denkbar.
Wenn im deutschsprachigen Raum von EDV und IT-Kenntnissen die Rede ist, dann ist damit meist der Umgang mit dem Computer, dem Internet und den dazugehörigen Programmen gemeint. Und als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachwirt im öffentlichen Dienst sollten Sie mit dem Computer umgehen können.
Sie brauchen zwar kein Fachwissen, das tief ins Detail geht. Schließlich sind Sie kein Informatiker, der die Infrastrukturen aufbaut oder Software programmiert. Aber Sie müssen die gängigen Anwendungen eben im Griff haben, um zum Beispiel Texte, Grafiken oder Tabellen zu bearbeiten. Und ein bisschen von solchem Grundlagenwissen fragt der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte ab.
Die Fragen zu EDV und IT im Einstellungstest der Verwaltung
Wie schon erwähnt, behandeln die Fragen und Aufgaben zum Thema EDV und IT im Eignungstest in erster Linie grundlegendes Wissen. Sie müssen also keine Testfragen fürchten, die tief in die technische Welt der Informatik eintauchen. Stattdessen bleibt es bei Inhalten, die Ihnen durch den Umgang mit dem Computer geläufig sein sollten. Dazu gehören zum Beispiel:
- wesentliche Begriffe und Fachausdrücke
- gängige Programme und Anwendungen
- geläufige Tools
- Bezeichnungen von Hard- und Software
- Symbole und Abkürzungen rund um die sozialen Medien
- Basis-Techniken im Internet
- Eckdaten, Meilensteine und große Namen in der Geschichte des Computers
Wie umfangreich Ihr EDV- und IT-Wissen überprüft wird, hängt davon ab, wo und wofür Sie sich bewerben. Geht es um einen klassischen Bürojob im nichttechnischen Verwaltungsdienst, wird es bei wenigen Testfragen bleiben. Möchten Sie hingegen in den technischen Verwaltungsdienst, können die Anforderungen etwas höher sein.
So oder so bilden EDV und IT aber keinen eigenständigen Abschnitt im Auswahltest. Stattdessen sind die Testfragen in den Teil vom Test eingebettet, der sich mit Allgemeinwissen befasst.
Die Testfragen sind in aller Regel Auswahlfragen
Im Auswahlverfahren werden fast alle Wissensfragen als Auswahlfragen gestellt. Auswahlfragen werden auch Single- oder Multiple-Choice-Aufgaben genannt. Sie sehen dabei zum einen die Aufgabenstellung und zum anderen mehrere Antwortmöglichkeiten. Aus diesen Vorschlägen müssen Sie die richtige Lösung auswählen.
In aller Regel stimmt nur eine Antwortmöglichkeit. Falls mehrere Lösungen richtig sein sollten, weist Sie die Prüfungsfrage darauf hin. Offene Fragen, bei denen Sie selbst eine Antwort aufschreiben müssen, kommen im Wissenstest so gut wie nicht vor.
Ein Beispiel
Damit Sie sich besser vorstellen können, wie die EDV und IT-Übungen im Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte aussehen, haben wir ein Beispiel für Sie:
Was ist ein Hyperlink?
a) Kabel für eine besonders schnelle Datenübertragung
b) Querverweis von einem Dokument zu einem anderen
c) Versuch, fremde Daten zu ergaunern
d) Modul zur Erweiterung des Speicherplatzes
Lösung: b
Erklärung: Ein Hyperlink – oder kurz Link – ist ein Querverweis zwischen zwei Dokumenten. Klicken Sie einen Link an, werden Sie direkt zu dem verknüpften Dokument weitergeleitet. In Dokumenten sind Hyperlinks oft daran zu erkennen, dass das entsprechende Wort fett, unterstrichen oder in einer anderen Farbe erscheint.
Die Vorbereitung auf den EDV und IT Test
Was den Umgang mit dem Computer angeht, fangen Sie natürlich nicht bei Null an. Vermutlich werden Sie in Ihrer Freizeit regelmäßig im Internet surfen. Auch in und für die Schule werden Sie mit dem Rechner gearbeitet haben. Außerdem haben Sie Ihre Bewerbung aus elektronischen Daten erstellt. Selbst wenn Sie keine zusätzlichen Computerkurse besucht haben, verfügen Sie also schon über gewisse Kenntnisse.
Die Zeit bis zum Beamtentest oder Assessment Center sollten Sie nun nutzen, um Ihr Wissen aufzufrischen und zu vertiefen.
Dazu ist am besten, wenn Sie Übungsaufgaben lösen. Durch Fragen und ganze Tests, die an die Eignungsauswahlverfahren der Verwaltungen angelehnt sind, bekommen Sie einen guten Eindruck davon, welche Aufgaben Sie erwarten. Außerdem können Sie ermitteln, wie Sie abgeschnitten hätten und welche Themenfelder Sie sich noch einmal genauer anschauen sollten. Und natürlich eignen Sie sich auf diese Weise auch weitere Kenntnisse an.
Aufgaben und Tests zum Üben haben wir für Sie bereitgestellt. Damit können Sie sich auf alle Abschnitte der Eignungsprüfung vorbereiten und auch ein gezieltes EDV und IT-Training in Angriff nehmen. Im Internet finden Sie weitere Angebote mit Übungsaufgaben. Daneben können Sie sich Literatur mit Infos und Fragebögen rund um Einstellungstests besorgen.
Achten Sie bei Musteraufgaben aber darauf, dass neben den Fragen auch die korrekten Lösungen angegeben sind. Optimal ist, wenn es zu den Lösungen Erklärungen gibt. Dann dadurch können Sie besser nachvollziehen, warum die jeweilige Antwort stimmt.
Quiz und Rätsel sind ein weiteres Instrument, das Sie für Ihr Testtraining nutzen können. Solche Ratespiele stellen nämlich Fragen aus den verschiedensten Bereichen. Damit sind die Themen ähnlich bunt gemischt wie beim Einstellungstest. Und auf diese Weise zu üben, sorgt für eine unterhaltsame Abwechslung.
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