Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten? Ein Überblick

Aktualisiert am 2. September 2021 von Ömer Bekar

Infos Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten

Die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten findet im dualen System statt.

Verwaltungsfachangestellte arbeiten in Ämtern, bei Behörden, in Gemeinden oder bei berufsständischen Kammern. Dort erledigen sie verschiedenste Büro- und Verwaltungsarbeiten. Dazu gehört, dass sie Vorschriften und Entscheidungen erarbeiten, Beschlüsse umsetzen und Akten führen. Außerdem beraten sie Bürger, bearbeiten Anträge und erlassen Bescheide. Der Beruf des Verwaltungsfachangestellten ist ein anerkannter Ausbildungsberuf im öffentlichen Dienst. Wir stellen Ihnen die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten vor!

Der Einstellungstest für die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

In der Verwaltung warten verschiedenste Aufgaben. Das fängt bei der Umsetzung von rechtlichen Vorgaben an und hört bei der Beratung von Bürgern, Unternehmen oder Organisationen auf. Die Grundlage für die Tätigkeit schafft eine Ausbildung.

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Aber wie läuft die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten eigentlich ab? Welche Anforderungen und Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Und wo können Verwaltungsfachangestellte überall tätig werden? Das und mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.

5 Fachrichtungen bei der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten

Den Beruf des Verwaltungsfachangestellten gibt es in fünf verschiedenen Fachrichtungen. Unterm Strich sind die Aufgaben miteinander vergleichbar. Und auch die Ausbildung gestaltet sich ähnlich. Nur hängt es eben von der Fachrichtung ab, wo Sie später tätig werden.

Fachrichtung Kommunalverwaltung

Entscheiden Sie sich für die Kommunalverwaltung als Fachrichtung, übernehmen Sie Büroarbeiten und verwaltende Aufgaben in Behörden und bei Institutionen der Kommunen. Sie erarbeiten Verwaltungsvorschriften und wirken an der Umsetzung von Entscheidungen und Beschlüssen mit. Daneben bereiten Sie Sitzungen von kommunalen Gremien wie zum Beispiel Gemeinderäten vor.

Verwaltungsaufgaben, die mit der Förderung der kommunalen Wirtschaft, Infrastruktur und Kultur zusammenhängen, erledigen Sie ebenfalls. Und auch für kaufmännische Tätigkeiten in den Eigenbetrieben der Kommune können Sie zuständig sein.

Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner für Bürger und Unternehmen. Sie erteilen Auskünfte, beraten über Leistungen wie zum Beispiel das Wohngeld oder bearbeiten Anträge für Ausweispapiere.

Arbeitsplätze bieten zum einen die Gemeinde- und Kreisverwaltungen. Zum anderen können Sie in kommunalen Behörden wie zum Beispiel dem örtlichen Bau-, Kultur- oder Gesundheitsamt tätig werden.

Fachrichtung Landesverwaltung

Als Verwaltungsfachangestellter der Fachrichtung Landesverwaltung arbeiten Sie in Behörden und Einrichtungen der Bundesländer. Zu Ihren Aufgaben gehört dann zum Beispiel, Anträge auf Leistungen wie etwa Fördermittel für Unternehmen zu bearbeiten und deren Auszahlung zu veranlassen.

Außerdem erheben Sie Steuern und andere Abgaben oder Gebühren. Sie kontrollieren, ob Auflagen eingehalten werden und sorgen dafür, dass zweckgebundene Mittel rechtmäßig verwendet werden. Daneben erlassen Sie Verwaltungsakte und bearbeiten Widersprüche.

Natürlich stehen Sie auch Bürgern, Unternehmen und anderen Einrichtungen mit Rat und Tat zur Seite. Das Personalwesen und das Haushalts- oder Rechnungswesen bieten weitere Tätigkeitsbereiche.

Arbeitsplätze finden sich bei den Behörden der öffentlichen Verwaltung der Bundesländer. Dazu können zum Beispiel Oberfinanzdirektionen, Landwirtschaftsämter oder Ausländerbehörden sein. Aber auch die Verwaltungen von Universitäten und allgemeinen Fachhochschulen kommen in Frage.

Fachrichtung Bundesverwaltung

Die Fachrichtung Bundesverwaltung bereitet Sie auf eine Tätigkeit in Behörden und bei Institutionen des Bundes vor. Hier bearbeiten Sie Verwaltungsvorgänge, ermitteln Sachverhalte und wirken an Verwaltungsvorschriften mit. Anschließend informieren Sie die Beteiligten über die Entscheidungen. Passend zum jeweiligen Einzellfall wenden Sie dabei die entsprechenden Rechtsvorschriften an. Oft stehen Sie außerdem Bürgern und Organisationen, die Rat suchen, als Ansprechpartner zur Verfügung.

Arbeiten Sie in der Personalverwaltung, führen Sie die Personalakten und berechnen die Gehälter und Bezüge. Daneben übernehmen Sie verwaltende Aufgaben bei der Gewinnung, dem Einsatz und der Weiterbildung von Personal.

Im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen erstellen Sie zum Beispiel Haushalts- und Wirtschaftspläne. Sie überwachen deren Ausführung, führen Listen und bearbeiten Zahlungsvorgänge. Auch die Beschaffung und Verwaltung von Arbeitsmaterial kann zu Ihren Aufgaben gehören.

Arbeitsplätze bieten die Bundesbehörden. Das können zum Beispiel Bundesministerien oder das Kraftfahrt-Bundesamt sein. Aber Sie können genauso auch beim Bundesrechnungshof, der Bundeswehr oder der Bundesagentur für Arbeit tätig werden.

Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern

In der Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern (IHK) umfasst Ihre Tätigkeit das Büromanagement und das Verwaltungswesen.

Sie beraten Selbstständige und Unternehmen zu gewerberechtlichen Bestimmungen und bearbeiten Anträge auf die Eintragung oder die Löschung im Handelsregister. In diesem Zuge überprüfen Sie auch, ob der Antragsteller die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, um einen Handwerksbetrieb zu führen.

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Daneben kümmern Sie sich um Akten, führen Vermögensnachweise und bearbeiten Zahlungsvorgänge. Sind Sie in der Personalverwaltung tätig, halten Sie die Personalakten auf Stand, berechnen Gehälter und rechnen Reisekosten ab.

Arbeitsplätze bieten die Handwerkskammern, die Industrie- und Handelskammern sowie Wirtschafts- und Arbeitgeberverbände.

Fachrichtung Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche

Im Bereich der Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche sind Sie für das Verwaltungswesen von kirchlichen Einrichtungen zuständig. Dabei bereiten Sie zum Beispiel Sitzungen von Kirchengremien vor und setzen die Beschlüsse um. Sie dokumentieren kirchliche Amtshandlungen und informieren die Beteiligten über die getroffenen Entscheidungen. Bei Ihrer Arbeit müssen Sie sowohl staatliche als auch kirchenrechtliche Vorschriften beachten und einhalten.

Auch Aufgaben in der Finanzverwaltung und im Melde-, Bau- oder Friedhofswesen der Kirche können in Ihre Zuständigkeit fallen. Gleiches gilt für die Personalverwaltung und das Haushalts- oder Rechnungswesen. Und nicht zuletzt sind Sie Ansprechpartner für Kirchenmitglieder.

Während und nach Ihrer Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten können Sie bei den evangelischen Landeskirchen, in Kirchenkreisen oder in Kirchengemeinden arbeiten.

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Tipp: Ausführliche Beschreibungen des Berufs in den einzelnen Fachrichtungen finden Sie im Berufenet der Arbeitsagentur.

Was muss ich für eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten mitbringen?

Beim Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf im öffentlichen Dienst. Die Ausbildung dauert drei Jahre.

Ein bestimmter Schulabschluss ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Allerdings entscheiden sich die Ämter, Behörden und sonstigen Institutionen meist für Bewerber mit Abitur.

Andererseits ist die schulische Vorbildung gar nicht so entscheidend. Denn bevor Sie die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten beginnen können, nehmen Sie an einem Einstellungstest teil. Haben Sie den Eignungstest bestanden, folgt noch ein Vorstellungsgespräch.

Was Ihre Interessen angeht, sollten Sie Spaß an verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten haben. Außerdem sollten Sie sich für kaufmännische Arbeiten begeistern und gerne beratend tätig sein. Sehr wichtig ist außerdem, dass Sie sich für Gesetze, Vorschriften und generell das Rechtssystem in Deutschland interessieren. Denn rechtliche Vorgaben sind letztlich die Grundlage für Ihre Arbeit.

Zu den persönlichen Fähigkeiten und Kenntnissen, die Sie für den Beruf brauchen, gehören zum einen sehr gute Deutschkenntnisse. Sie müssen die deutsche Sprache schriftlich wie mündlich sicher und fehlerfrei beherrschen. Ein gutes Textverständnis, schriftliches Ausdrucksvermögen und solide Kenntnisse von Grammatik und Rechtschreibung sind Pflicht. Genauso müssen Sie sich mündlich ausdrücken, verständlich kommunizieren und Aussagen sicher verstehen können.

Neben Deutsch erwarten viele Behörden auch, dass Sie Fremdsprachenkenntnisse mitbringen. Außerdem sollte Ihnen Mathe liegen. Eine selbstständige Arbeitsweise, Organisationstalent, eine gute Merkfähigkeit und eine rasche Auffassungsgabe sind weitere Fertigkeiten, die Sie auszeichnen sollten. Und nicht zuletzt sollten Sie gerne mit Menschen zusammenarbeiten, serviceorientiert sein und einen kühlen Kopf bewahren, wenn es mal stressig wird.

Der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte

Wie schon erwähnt, müssen Sie meist an einem Auswahlverfahren teilnehmen. Bei dem Auswahltest zeigt sich, ob Sie alles mitbringen, was Sie für die Ausbildung und den Beruf brauchen.

Inhaltlich legt der Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte einen Schwerpunkt auf die sprachlichen Fähigkeiten. Schließlich ist die schriftliche und mündliche Kommunikation eines der wichtigsten Instrumente bei der Arbeit im Verwaltungsdienst. Die Eignungsprüfung umfasst deshalb verschiedene Aufgaben, Testfragen und Übungen, die sich mit der Grammatik, der Rechtschreibung, der Kommasetzung und dem Textverständnis (vor allem von Gesetzestexten) befassen.

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Auch Lückentexte und Diktate können drankommen. Lückentexte und Auswahlfragen stehen außerdem mit Blick auf Ihre Fremdsprachenkenntnisse auf dem Programm.

Ein weiterer Schwerpunkt ist das Allgemeinwissen. Hier geht es um Themen wie Politik, Recht, Wirtschaft, Gesellschaft und Kultur, Erdkunde, Geschichte oder Technik. Das Fachwissen, das der Einstellungstest für die öffentliche Verwaltung abfragt, dreht sich um Staatsformen, staatliche Organe, die Aufgaben der Politik und Deutschland im Allgemeinen.

Im Abschnitt Mathematik erwarten Sie unter anderem Aufgaben zu den Grundrechenarten, zur Zins- und Prozentrechnung, zum Bruchrechnen und zum Dreisatz. Daneben prüft der Test Ihre Konzentration, Ihre Belastbarkeit, Ihre Merkfähigkeit und Ihr logisches Denkvermögen. Dazu müssen Sie zum Beispiel Figuren- und Zahlenreihen fortsetzen, falsche Buchstaben in Listen durchstreichen, sich Lebensläufe einprägen und Fragen dazu beantworten oder im Kopf Würfel drehen.

Aber keine Angst: Mit einer guten Vorbereitung ist der Einstellungstest für die Verwaltung machbar. Wir haben in separaten Beiträgen jede Menge Infos und Tipps zu den einzelnen Themen vom Verwaltungstest für Sie zusammengestellt. Außerdem haben wir Fragen und Tests für Sie vorbereitet, mit dem Sie Ihr Testtraining direkt starten können.

Wie läuft die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten ab?

Die Ausbildung ist eine duale Ausbildung. Dual bedeutet, dass Sie in Ihrem Ausbildungsbetrieb lernen und arbeiten. Parallel dazu besuchen Sie die Berufsschule.

In der Behörde, in der Sie Ihre Ausbildung absolvieren, steht die Praxis im Vordergrund. Sie durchlaufen die verschiedenen Fachbereiche und können Ihren Kollegen über die Schulter schauen. Natürlich arbeiten Sie auch aktiv mit und erledigen erste Aufgaben eigenständig.

Die Theorie ist in der Berufsschule angesagt. Hier stehen zum einen allgemeinbildende Fächer wie Deutsch, Mathe oder Wirtschafts- und Sozialkunde auf dem Stundenplan. Zum anderen gibt es berufsspezifische Fächer. Sie befassen sich speziell mit Themen wie der öffentlichen Verwaltung, dem Verwaltungsrecht oder dem Haushalts- und Rechnungswesen. Der Unterricht in der Berufsschule findet entweder an bestimmten Wochentagen oder in Blockform statt.

In einigen Bundesländern gibt es eigene Verwaltungsschulen. Dann beinhaltet die Ausbildung, dass Sie zusätzlich auch diese Verwaltungsschule besuchen. In anderen Bundesländern sieht die Ausbildung vor, dass Sie Lehrgänge besuchen, durch Sie behördenübergreifend auch andere Bereiche der Verwaltung kennenlernen.

Nach der Hälfte des zweiten Ausbildungsjahres legen Sie eine Zwischenprüfung ab. Und nach dem dritten Ausbildungsjahr beenden Sie die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r mit einer Abschlussprüfung.

Welche Möglichkeiten zur Weiterbildung gibt es?

Mit der erfolgreich abgeschlossenen Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten ist es nicht getan. Denn Gesetze und Vorschriften können sich regelmäßig ändern. Und auch was die Korrespondenz oder den Umgang mit dem Computer angeht, kann es neue Entwicklungen geben. Damit Ihr berufliches Wissen auf einem aktuellen Stand bleibt, sind Schulungen und Fortbildungen unumgänglich.

Möchten Sie beruflich vorwärtskommen und irgendwann eine Führungsposition übernehmen, können Sie eine Weiterbildung absolvieren. Der Verwaltungsfachwirt bietet sich hier an. Möglich ist auch, dass Sie sich als Verwaltungswirt auf einen bestimmten Bereich spezialisieren, so zum Beispiel auf die Verwaltungswissenschaft, das Büromanagement oder die Rechtswissenschaft. Oder Sie hängen ein Studium an und setzen Ihren Weg als Diplomverwaltungswirt mit einem Schwerpunkt wie Verwaltungsmanagement fort.

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Wer schreibt hier?

Mein Name ist Ömer Bekar. Wir erstellen seit 2006 mit meinem Unternehmen Vorbereitungskurse für Einstellungstests und konzipieren auch für Behörden und Unternehmen Online-Eignungstests sowie Bewerbungsauswahlverfahren. Wir möchten mit dieser Seite Menschen helfen, die sich auf den schwierigen Einstellungstest des Verwaltungsfach-Angestellten vorbereiten möchten. Gibt es, was Dich besonders interessiert, worüber ich schreiben sollte? Schreibe mir an oemer.bekar [at] stadtverwaltungstest.de.

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