Oft steht vor einer Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r ein Einstellungstest an.
Viele wünschen sich einen Bürojob, der ohne schwere körperliche Arbeit auskommt, attraktive Arbeitszeiten hat und fair bezahlt ist. Der öffentliche Dienst als Arbeitgeber ist ohnehin sehr beliebt. Eine Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r kann dann eine optimale Lösung sein. Doch welche Anforderungen muss ein Umschüler erfüllen? Wie lange dauert die Umschulung? Und wie läuft das Ganze ab? Wir haben zusammengestellt, was Sie über einen Berufswechsel in die Verwaltung wissen sollten.
Test: Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r – die wichtigsten Fragen
Eine Verwaltung funktioniert nicht von alleine. Auf allen Verwaltungsebenen braucht es engagierte Mitarbeiter, die die vielen Aufgaben übernehmen. Ein Bedarf an Verwaltungsangestellten ist deshalb immer vorhanden.
Zwar müssen auch die Ämter und Behörden ihre Kosten im Blick behalten. Anders als in der freien Wirtschaft werden im öffentlichen Dienst außerdem nicht ohne Weiteres neue Arbeitsplätze geschaffen. Stattdessen sind die Stellen festgelegt.
Aber auch in der Verwaltung scheiden regelmäßig Mitarbeiter aus, zum Beispiel aus familiären Gründen oder weil sie in den Ruhestand gehen. Und allein schon der demografische Wandel bringt es mit sich, dass viele Ämter und Behörden Nachwuchskräfte suchen.
Insgesamt stehen die Chancen auf eine Anstellung im öffentlichen Dienst deshalb gut. Das gilt vor allem dann, wenn Sie sich nicht auf eine bestimmte Behörde festlegen, sondern mit Blick auf die Dienststelle und den Einsatzort flexibel bleiben. Doch wie können Sie über eine Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r tätig werden? Das beantworten wir jetzt!
Was genau machen Verwaltungsfachangestellte?
Verwaltungsfachangestellte übernehmen vielfältige Aufgaben im allgemeinen Verwaltungsdienst. So sind sie zum einen Ansprechpartner für Bürger, Unternehmen und andere Stellen. Sie erteilen Auskünfte, beraten in behördlichen Fragen und unterstützen bei Anträgen und anderen Anliegen.
Zum anderen kümmern sich Verwaltungsfachangestellte um die Sachbearbeitung und allgemeine Büroarbeiten. Dazu gehört zum Beispiel, dass sie Verwaltungsentscheidungen vorbereiten, Akten führen, Anträge bearbeiten oder den Schriftverkehr erledigen. Sie beschaffen Büromaterial und wirken an Haushaltsplänen mit. Auch an der Personalplanung können sie beteiligt sein.
Den Beruf des Verwaltungsfachangestellten gibt es in fünf Fachrichtungen. Auf welchen Schwerpunkt Sie sich spezialisieren, ergibt sich daraus, wo Sie die Umschulung machen. Wenn Sie die Ausbildung zum Beispiel im örtlichen Rathaus antreten, erwerben Sie etwas anderes Fachwissen als in einem Landesamt oder in einem Bundesministerium. Als Fachrichtungen stehen zur Auswahl:
- Bundesverwaltung in Ministerien, Ämtern und Behörden auf Bundesebene
- Landesverwaltung in Ministerien und Behörden der Bundesländer
- Kommunalverwaltung in den Dienststellen von Städten und Gemeinden
- Kirchenverwaltung in den Einrichtungen von kirchlichen Trägern
- Verwaltung bei öffentlich-rechtlichen Körperschaften wie den Industrie- und Handelskammern oder Handwerkskammern
Allerdings sind Sie nicht für alle Zeit an eine Fachrichtung gebunden. Denn die Ausbildungsinhalte sind so aufgebaut, dass Sie an vielen Stellen tätig werden können. Auch wenn Sie Ihre Umschulung in einem Amt absolviert haben, können Sie also später in eine andere Behörde wechseln.
Welche Voraussetzungen sollten für eine Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r erfüllt sein?
Welche Anforderungen Sie erfüllen sollten, wenn Sie eine Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r antreten möchten, hängt vom Bildungsträger ab. Die Behörden und die Verwaltungsschulen legen eigene Zugangskriterien fest, die sich teils voneinander unterscheiden. Meistens wird jedoch folgendes erwartet:
- mittlerer Bildungsabschluss; oft ist die Umschulung auch mit Hauptschulabschluss und einer abgeschlossenen Berufsausbildung möglich
- gute Deutsch- und Mathekenntnisse
- ausgeprägtes Interesse an rechtlichen Themen, denn der Umgang mit Gesetzen und Vorschriften ist ein zentraler Bestandteil der Verwaltungsarbeit
Oft müssen Sie außerdem einen Einstellungstest bestehen. Der Auswahltest soll Ihre Eignung für eine Tätigkeit im Verwaltungswesen ermitteln und bewerten. Dabei geht es aber weniger um Fachwissen.
Der Eignungstest prüft in erster Linie allgemeine Grundlagen und wesentliche Kompetenzen. Es geht um Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften, die im Beruf gefragt sind. Die Aufgaben und Testfragen behandeln deshalb Themenbereiche wie Deutsch, Mathe, Allgemeinwissen, logisches Denken, Orientierungsvermögen und Konzentrationsfähigkeit.
Ausführliche Informationen über den Ablauf und die Inhalte vom Auswahlverfahren in der öffentlichen Verwaltung haben wir in separaten Beiträgen für Sie bereitgestellt. Darin erklären wir Ihnen die verschiedenen Testfelder und zeigen Ihnen Beispielaufgaben. Natürlich geben wir Ihnen auch Tipps für Ihre Vorbereitung an die Hand. Und für ein gezieltes Training haben wir Übungen und Lerneinheiten für den Test für die Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r vorbereitet.
Wie lange dauert die Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r?
Beim Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf mit einer regulären Ausbildungsdauer von drei Jahren. Eine Umschulung in einem dreijährigen Ausbildungsberuf dauert in aller Regel zwei Jahre. Im Vergleich zu einer normalen Ausbildung ist eine Umschulung also um ein Drittel kürzer.
Entscheiden Sie sich für eine Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r, haben Sie den Berufsabschluss demnach schon nach zwei Jahren in der Tasche. Je nachdem, welche Voraussetzungen Sie mitbringen, kann die Dauer sogar noch weiter verkürzt werden.
Dabei ist die Umschulung wie die reguläre Ausbildung im dualen System aufgebaut. Um die theoretischen Inhalte zu erlernen, besuchen Sie eine Verwaltungsschule und nehmen an verschiedenen Lehrgängen teil.
Der praktische Teil findet in einer Behörde statt. Hier durchlaufen Sie verschiedene Abteilungen und sammeln erste Berufserfahrung in Ihrem künftigen Arbeitsumfeld. Die Umschulung beenden Sie mit einer Abschlussprüfung und können sich dann offiziell als Verwaltungsfachangestellte/r bezeichnen.
Weil es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf handelt, ergeben sich die Ausbildungsinhalte aus dem Berufsbildungsgesetz und der Ausbildungsverordnung. Die ersten beiden Drittel sind für alle Verwaltungsbereiche gleich. Erst im letzten Drittel erfolgt dann die Spezialisierung auf eine der fünf Fachrichtungen.
Sie müssen die Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r aber nicht zwangsläufig in Vollzeit absolvieren. Haben Sie zum Beispiel familiäre Verpflichtungen, ist eine Umschulung auch in Teilzeit möglich. Einige Bildungsträger bieten außerdem an, Teile der Umschulung in Form von Fernunterricht durchzuführen. Allerdings dauern solche Umschulungen länger als zwei Jahre.
Wie lässt sich die Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r finanzieren?
Bei einer Umschulung kommen mehrere Kostenfaktoren zusammen. Das sind zum einen die Kosten für die Verwaltungsschule und zum anderen die Gebühren für die Abschlussprüfung. Außerdem fallen die normalen Lebenshaltungskosten an.
Wenn Sie eine Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r machen möchten, müssen Sie die Kosten aber nicht alleine stemmen. Denn es gibt verschiedene Möglichkeiten für eine finanzielle Förderung. Wer der richtige Ansprechpartner für Sie ist, hängt davon ab, warum und aus welcher Situation heraus Sie die Umschulung anstreben.
Agentur für Arbeit oder Jobcenter
Die Arbeitsagentur oder das Jobcenter kann die Umschulung finanzieren, wenn es die Situation auf dem Arbeitsmarkt notwendig macht. Das ist vor allem dann der Fall, wenn
- Sie arbeitslos sind und die Umschulung dabei hilft, Sie wieder in den Arbeitsmarkt einzugliedern.
- durch die Umschulung eine drohende Arbeitslosigkeit verhindert werden kann.
- Sie keinen Berufsabschluss haben und die Umschulung Ihnen dazu verhilft.
Ist Ihr aktueller Arbeitsplatz gefährdet, sind Sie arbeitssuchend oder sind Sie noch nicht lange arbeitslos und beziehen Arbeitslosengeld I, ist die Agentur für Arbeit für Sie zuständig. Sind Sie schon länger arbeitslos, müssen Sie sich an Ihr Jobcenter wenden.
Wird Ihre Umschulung bewilligt, übernimmt die Arbeitsagentur oder das Jobcenter das Schulgeld und die Prüfungsgebühren. Für die Umschulung als solches müssen Sie also selbst keine finanziellen Mittel aufbringen. Um Ihren Lebensunterhalt zu finanzieren, können Sie zusätzlich Arbeitslosengeld bekommen.
Wichtig ist aber, dass Sie sich im Vorfeld beraten lassen und den Antrag auf eine Förderung frühzeitig einreichen. Denn nachträglich kann kein Bildungsgutschein mehr ausgestellt werden. Ausführliche Infos über die Möglichkeiten einer Umschulung finden Sie auf der Webseite der Arbeitsagentur.
Rentenversicherung
Machen gesundheitliche Gründe oder eine Behinderung die Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r notwendig, kann der zuständige Rehabilitationsträger die Finanzierung übernehmen. In den meisten Fällen wird das die Rentenversicherung sein. In Ausnahmefällen kann auch die Krankenversicherung in Betracht kommen.
Der Rehabilitationsträger übernimmt die gesamten Kosten, die für die Umschulung entstehen. Unter bestimmten Voraussetzungen erhalten Sie während der Ausbildungsdauer außerdem Übergangsgeld, um Ihre Lebenshaltungskosten zu decken.
Andere Stellen
Gehören Sie einer Berufsgenossenschaft an und zwingt Sie eine anerkannte Berufskrankheit oder ein Arbeitsunfall zur Umschulung, kann die Berufsgenossenschaft Ihren Berufswechsel finanzieren.
Auch Ihr Arbeitgeber kann sich an den Kosten für die Umschulung beteiligen. Arbeiten Sie bereits in einem Verwaltungsberuf, kann Ihnen der Arbeitgeber den Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r im Rahmen einer Umschulung oder Weiterbildung ermöglichen.
Wer bietet eine Umschulung im Verwaltungswesen an?
Weil die Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r im dualen System aufgebaut ist, setzt sie sich aus Unterricht an einer Verwaltungsschule und praktischen Abschnitten in einer Behörde zusammen. Anbieter von Umschulungen im Verwaltungsbereich sind folglich Verwaltungsschulen und Verwaltungsakademien, Behörden und öffentlich-rechtliche Einrichtungen wie zum Beispiel die Industrie- und Handelskammern.
Daneben gibt es einige Bildungsträger, die schulische Ausbildungen anbieten. Und auch bei der Bundeswehr können Sie eine Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r machen.
Am einfachsten ist, wenn Sie bei der Arbeitsagentur nachfragen. Der Sachbearbeiter dort kann Ihnen anerkannte Ausbildungsstätten in Ihrer Region nennen.
Gibt es Alternativen zur Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r?
Anstelle einer Umschulung als Verwaltungsfachangestellte/r kann eine Aus- oder Fortbildung zum Verwaltungswirt interessant sein. Haben Sie bereits Berufspraxis in der Verwaltung oder im öffentlichen Dienst, können Sie sich innerhalb von rund einem Jahr als Verwaltungswirt qualifizieren. Auch eine Umschulung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement ist denkbar.
Eine andere Möglichkeit ist ein Studium. Es gibt zwar kein direktes Studium als Verwaltungsfachangestellte/r. Denn dieser Verwaltungsberuf ist in Deutschland ausschließlich als Ausbildungsberuf angelegt. Aber es gibt Studiengänge mit Verwaltungswissen als Schwerpunkt.
Haben Sie zum Beispiel einen Bachelor in Public Administration, Kommunalwirtschaft oder BWL, können Sie sich auf Stellen für Verwaltungsfachangestellte bewerben. Je nach Bildungsträger ist ein Studium in Vollzeit, in Teilzeit oder als Fernstudium möglich.
Grundsätzlich ist auch ein Quereinstieg nicht ausgeschlossen. Vor allem wenn Sie schon in einem ähnlichen Bereich gearbeitet haben und praktische Erfahrung im Verwaltungswesen mitbringen, kann es mit einer Zusage klappen.
Besonders kleinere Ämter auf kommunaler Ebene haben mitunter Probleme, Personal zu finden. Deshalb freuen sie sich über Bewerbungen von engagierten und motivierten Bewerbern und drücken bei den formalen Kriterien auch mal ein Auge zu. Übrigens verzichten sie häufig auch auf ein aufwändiges Eignungsauswahlverfahren mit einem schriftlichem Verwaltungstest oder einem Assessment-Center.
Komplett ohne Berufspraxis, ohne Ausbildung in einem zumindest verwandten Beruf oder ohne Umschulung wird es aber insgesamt schwierig, eine Stelle als Verwaltungsfachangestellte/r zu finden. Denn dazu ist die Nachfrage nach Arbeitsplätzen im öffentlichen Dienst einfach zu groß.
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