Im örtlichen Rathaus arbeiten Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kommunalverwaltung.
Das Rathaus ist so etwas wie die Verwaltungszentrale einer Stadt oder Gemeinde. Hier hat die Stadt- oder Gemeindeverwaltung ihren Hauptsitz und auch kommunale Ämter sind im Rathaus untergebracht. Als Teil der öffentlichen Verwaltung zählt das Rathaus zur Kommunalverwaltung. Verwaltungsfachangestellte im Rathaus sind somit auf die Fachrichtung Kommunalverwaltung spezialisiert.
Verwaltungsfachangestellte im Rathaus: So läuft der Einstellungstest
Den Beruf des/der Verwaltungsfachangestellten gibt es in fünf verschiedenen Fachrichtungen. Diese sind die Bundesverwaltung, die Landesverwaltung, die Kirchenverwaltungen der Evangelischen Kirche sowie die Handwerksorganisationen und die IHK. Die Kommunalverwaltung macht die Fachrichtungen komplett. Und weil das Rathaus Teil der kommunalen Verwaltung ist, ist diese Fachrichtung für Sie die richtige Wahl, wenn Sie als Verwaltungsfachangestellte/r im Rathaus tätig werden wollen.
Mit einer Bewerbung und einem kurzen Vorstellungsgespräch ist es aber oft nicht getan. Denn im öffentlichen Dienst ist ein Auswahlverfahren mit Einstellungstest üblich. Und wie der Eignungstest für künftige Verwaltungsfachangestellte im Rathaus abläuft, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was kennzeichnet das Rathaus?
Beim Rathaus handelt es sich meist um ein repräsentatives Gebäude. Oft ist es ein historisches Bauwerk, manchmal besticht es aber auch durch eine sehr moderne oder besondere Architektur. Im Rathaus befindet sich der Hauptsitz der Stadt- oder Gemeindeverwaltung und in aller Regel tagt auch der Stadt- oder Gemeinderat im Rathaus. In den Stadtstaaten, also Bremen, Berlin und Hamburg, sitzt dort außerdem das Landesparlament.
In seiner Funktion als Verwaltungssitz beherbergt das Rathaus vielerorts mehrere kommunale Ämter und Behörden wie zum Beispiel das Standesamt, die Stadtkasse, das Meldeamt oder das Ordnungsamt. Es kann aber auch sein, dass einzelne Behörden in andere Gebäude ausgelagert oder zusätzliche Bürgerämter eingerichtet sind. Das betrifft dann in erster Linie die Ämter, die regelmäßig einen hohen Publikumsverkehr verzeichnen.
Welche Aufgaben haben Verwaltungsfachangestellte im Rathaus?
Nachdem das Rathaus Bestandteil der kommunalen Verwaltungsebene ist, erledigen die dort beschäftigten Verwaltungsangestellten die Büro- und Verwaltungsaufgaben, die in kommunalen Ämtern so anfallen.
Wer zum Beispiel ein Auto anmelden, den Personalausweis verlängern, eine Baugenehmigung beantragen oder Wohngeld beziehen möchte, sucht das Rathaus oder Bürgeramt auf. Verwaltungsfachangestellte kümmern sich dann um die Anträge, Genehmigungen oder Urkunden. Sie sind Ansprechpartner für Bürger und Unternehmen, erteilen Auskünfte und beraten in behördlichen Fragen.
Daneben sind Verwaltungsfachangestellte im Haushalts- und Rechnungswesen tätig, führen Akten, bereiten Verwaltungsentscheidungen vor und sorgen dafür, dass Vorschriften und Beschlüsse umgesetzt werden.
Die Ausbildung zum/r Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre. In den beiden ersten Jahren erlernen Sie die Grundlagen und gemeinsamen Qualifikationen. Im dritten Jahr erfolgt dann die Spezialisierung auf die gewählte Fachrichtung.
Aber die Ausbildungen sind insgesamt generalistisch aufgebaut, beschränken sich also nicht auf ein bestimmtes Sachgebiet. Stattdessen durchlaufen Sie während der Ausbildung verschiedene Ressorts. Aus diesem Grund können Sie später in nahezu allen Ämtern, Behörden und Einrichtungen der Kommunalverwaltung tätig werden.
Wie läuft der Einstellungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte im Rathaus ab?
Einen einheitlichen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte, der bei allen Kommunalverwaltungen gleich ist, gibt es nicht. Die kommunalen Verwaltungen organisieren sich eigenständig. In einer Großstadt ist die öffentliche Verwaltung anders aufgestellt als in einer kleinen, ländlichen Gemeinde. Aus diesem Grund setzt jede Einstellungsbehörde ihr eigenes Auswahlverfahren ein.
Andererseits verfolgt jeder Eignungstest das gleiche Ziel. So möchte er Ihre Eignung für den Verwaltungsdienst ermitteln und bewerten, ob Sie den Anforderungen des Berufs gerecht werden können. Damit der Test diese Erkenntnisse liefert, nutzt er bestimmte Aufgabentypen.
Es ist ähnlich wie beim Bewerbungsgespräch: Um an die gewünschten Informationen zu kommen, sind gewisse Fragen üblich. Sie sind zwar mitunter verschieden formuliert, zielen aber auf den gleichen Inhalt ab. Beim Auswahltest ist es genauso. Hier gibt es ebenfalls einige Klassiker, die praktisch immer auftauchen.
Insgesamt liegen die Unterschiede deshalb eher im Detail. Was den Aufbau und die Inhalte angeht, sind die Eignungsauswahlverfahren ziemlich ähnlich.Und meist sind sie mehrstufig aufgebaut.
Bewerbung und Vorauswahl
Möchten Sie Verwaltungsfachangestellte/r werden, müssen Sie sich natürlich zunächst einmal bewerben. Dabei reichen Sie Ihre Bewerbung eine ganze Zeit vorher ein. Die meisten Behörden schreiben Ausbildungsplätze nämlich im Vorjahr aus. Gleichzeitig gibt es eine Frist, bis wann Sie sich bewerben können. Der zeitliche Vorlauf ist für das Auswahlverfahren notwendig.
Die Stellenangebote veröffentlichen die Behörden auf ihren Internetseiten. Außerdem schaltet das Rathaus meist Stellenanzeigen im örtlichen Wochen- oder Anzeigenblatt. Daneben können Sie sich im Interamt informieren. Das Interamt ist das Online-Stellenportal des öffentlichen Dienstes.
Wie Sie sich bewerben sollen, ist in der Stellenanzeige angegeben. Viele Behörden setzen inzwischen auf eine Online-Bewerbung. Der Link, der Sie zum Portal und zum Bewerbungsformular führt, ist dann im Stellenangebot benannt und während der Bewerbungsfrist freigeschaltet. Für die Bewerbung füllen Sie das Formular aus und laden die geforderten Dokumente wie zum Beispiel Schulzeugnisse hoch.
Ist die Bewerbungsfrist abgelaufen, führen die Einstellungsbehörden eine Vorauswahl durch. Dabei prüfen sie, ob Sie die formalen Voraussetzungen für eine Einstellung erfüllen. Außerdem zählt natürlich auch der Eindruck, den Ihre Bewerbung insgesamt hinterlässt.
Passt alles, lädt Sie die Einstellungsbehörde zum Auswahltest ein.
Schriftlicher Verwaltungstest
Wo und wie der schriftliche Einstellungstest der Verwaltung stattfindet, ist verschieden. Einige Behörden führen den Test selbst durch, andere Behörden übertragen die Durchführung an Dienstleister. Daneben setzen die Behörden immer öfter auf Online-Tests. Für den Online-Test brauchen Sie nicht in die Räume der Verwaltung oder ein Testzentrum zu kommen. Stattdessen bearbeiten Sie den Test von daheim aus an Ihrem Rechner. Genaue Angaben zum Ablauf finden Sie aber in Ihrer Einladung.
Der Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte beinhaltet Aufgaben, Fragen und Übungen aus verschiedenen Wissensgebieten. Insgesamt geht es dabei um grundlegende Kenntnisse und allgemeine Fähigkeiten, die Sie für das Verwaltungswesen und im Büromanagement brauchen. Dazu gleich mehr.
Üblicherweise nimmt der schriftliche Test zwischen zwei und vier Stunden in Anspruch. Bei einem kürzeren Test gehen die Themenfelder oft ineinander über und Sie arbeiten die Aufgaben an einem Stück durch. Ist der Test umfangreicher, gliedert er sich in mehrere Abschnitte und dazwischen gibt es kurze Verschnaufpausen.
Haben alle Bewerber den Beamtentest absolviert, folgt die Auswertung der Ergebnisse. Die meisten Behörden erstellen auf dieser Basis eine Rangliste. Zur mündlichen Prüfung werden dann die Bewerber eingeladen, die den Test bestanden und eine bestimmte Platzierung in der Rangliste erreicht haben.
Mündliche Eignungsprüfung
Der mündliche Teil vom Auswahlverfahren für Verwaltungsfachangestellte geht vor Ort im Rathaus weiter. Denn nun möchte die Behörde Sie persönlich kennenlernen und sich ein Bild davon machen, wie Sie auftreten, wie Sie sich gegenüber anderen verhalten und wie es um Ihr mündliches Ausdrucksvermögen steht.
Fand der schriftliche Test online statt, kann es sein, dass zunächst ein weiterer, verkürzter Einstellungstest erfolgt. Dieser sogenannte Re-Test soll prüfen, ob Sie die Testfragen auch wirklich alleine und ohne Hilfsmittel beantwortet haben.
Das zentrale Element der mündlichen Prüfung ist das Vorstellungsgespräch. Wie bei einem klassischen Bewerbungsgespräch geht es darum, warum Sie Verwaltungsfachangestellte/r im Rathaus werden wollen und was für Sie als Nachwuchskraft spricht. Ihre Gesprächspartner werden sich nach Ihren Stärken und Schwächen, Ihrer Motivation und Ihren beruflichen Zielen erkundigen.
Manchmal beinhaltet die mündliche Prüfung auch Aufgaben aus dem Assessment-Center. Diskussionsrunden, Gruppenaufgaben, Rollenspiele oder ein Kurzvortrag sind dabei zum Beispiel möglich.
Haben Sie den mündlichen Teil geschafft, haben Sie das Auswahlverfahren durchlaufen. Sie müssen dann abwarten, bis die Ergebnisse aller Bewerber vorliegen. Die Behörde entscheidet anschließend, wer eingestellt werden soll. Die Entscheidung teilt Ihnen die Behörde schriftlich mit.
Welche Inhalte hat der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte im Rathaus?
Der Einstellungstest soll ermitteln und bewerten, ob Sie für die Tätigkeit als Verwaltungsfachangestellte/r im Rathaus geeignet sind. Es geht aber weniger darum, ob Sie schon Fachwissen aus dem Verwaltungswesen vorweisen können. Berufsspezifische Inhalte werden erst im Verlauf der Ausbildung und Berufstätigkeit zum Thema.
Der Eignungstest prüft in erster Linie allgemeine Grundlagen, auf die es im Job ankommt. Dabei lassen sich die Themen in mehrere Kategorien einteilen:
Deutsch und Mathe
Ein sicherer Umgang mit der deutschen Sprache gehört zu den wichtigsten Anforderungen an künftige Verwaltungsangestellte. Denn um Verwaltungs- und Büroaufgaben erledigen zu können, brauchen Sie gute Deutschkenntnisse. Im Verwaltungstest bildet die deutsche Sprache deshalb einen großen Schwerpunkt. Die Aufgaben befassen sich mit Rechtschreibung, Grammatik, Wortschatz und Sprachverständnis.
Doch als Verwaltungsfachangestellte/r sollten Sie nicht nur mit Worten, sondern auch mit Zahlen umgehen können. Das Rechnungs-, Finanz- und Haushaltswesen gehört schließlich zum Beruf dazu. Davon abgesehen, ist Mathe im Alltag ohnehin allgegenwärtig. Der Verwaltungstest prüft grundlegende Mathekenntnisse. Die Grundrechenarten, die Zins- und Prozentrechnung, Textaufgaben, Dreisatz oder auch Geometrie sind typischen Testfelder.
Allgemeinwissen
Testfragen zum Allgemeinwissen lassen Rückschlüsse auf Ihren Bildungsstand im Allgemeinen zu. Gleichzeitig ermöglichen die Fragen, Ihre Neugier und Ihre Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem einzuschätzen. Für einen Arbeitgeber ist das wichtig. Denn er geht davon aus, dass jemand, der vielseitig interessiert ist, sich für verschiedene Themen begeistert, mit offenen Augen durchs Leben geht und das Geschehen um sich herum verfolgt, diese Lernbereitschaft auch im Beruf zeigen wird.
Im Verwaltungstest können die Fragen zur Allgemeinbildung eine sehr große Bandbreite haben. Von Politik und Landeskunde über Wirtschaft, Finanzen und Kultur bis hin zu Technik, Geschichte oder Erkunde ist so ziemlich alles möglich.
Logik
Informationen erfassen, Muster erkennen, Zusammenhänge herstellen und die richtigen Schlussfolgerungen daraus ziehen, sind sehr wichtige Fähigkeiten. Denn nur so sind Sie in der Lage, Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen.
Der Einstellungstest beinhaltet sprachliche, numerische und visuelle Logik-Aufgaben. Manchmal ist auch abstraktes oder kreatives Denken gefragt. Analogien und Schlussfolgerungen, Würfelaufgaben, Flussdiagramme oder Matrizen sind genauso gängige Übungen wie Faltvorlagen, Zahlenreihen oder Fehlerbilder.
Leistungsfähigkeit
Ein weiteres Testfeld ist die Leistungsfähigkeit. Sie schließt sowohl Ihre Belastbarkeit und Ihren Umgang mit Stress als auch Ihre Arbeitsweise ein. Die Prüfungsaufgaben zielen auf Aspekte wie Merkfähigkeit, Konzentrationsvermögen, Bearbeitungsgeschwindigkeit und Sorgfalt ab.
Typische Übungen sind zum Beispiel, dass Sie Listen abgleichen, Begriffe ordnen, sich Inhalte merken oder sich auf einem Stadtplan zurechtfinden müssen. Dabei sind die Aufgaben nicht besonders schwer. Die Herausforderung ist eher, trotz sehr knapp bemessener Zeit konzentriert zu bleiben und sich keine Flüchtigkeitsfehler zu leisten.
Eine gezielte Vorbereitung zahlt sich aus
Wie Sie sehen, sind die Inhalte vom Eignungstest ganz schön vielseitig. Aber Ihr Vorteil ist, dass Sie sich gut auf den Test vorbereiten können. Denn in jedem Bereich gibt es gängige Aufgabentypen.
Machen Sie sich bei Ihrem Testtraining mit diesen Aufgabenarten vertraut, wissen Sie, was auf Sie zukommt und worauf Sie beim Lösen achten müssen. Auf diese Weise schaffen Sie die Grundlage, um beim Einstellungstest für Verwaltungsangestellte gut abzuschneiden und auf Ihrem Weg ins Rathaus einen Schritt weiterzukommen.
Ausführliche Beiträge zu allen Themenfeldern vom Eignungstest mit Beispielen, Tipps zum Lösen und Übungsaufgaben haben wir für Sie bereitgestellt.
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