Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte üben & vorbereiten

Wenn Sie vorher gar nicht üben, wird es schwierig, beim Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte zu punkten.

Nirgends steht geschrieben, dass Sie unbedingt für den Eignungstest üben müssen. Natürlich können Sie genauso auch ohne Vorbereitung am Auswahlverfahren teilnehmen und einfach alles auf sich zukommen lassen. Um den Test erfolgreich zu meistern und gut dabei abzuschneiden, brauchen Sie dann aber auch eine ordentliche Portion Glück. Statt auf den Zufall zu hoffen, ist deshalb besser, wenn Sie die Zeit zwischen der Einladung und der Teilnahme am Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte nutzen, um zu üben und sich auf die Fragen vorzubereiten. Und das ist gar nicht so aufwändig, wie Sie vielleicht befürchten. Wir haben Tipps für Sie, wie Ihr Testtraining aussehen kann.

Bewerbung, Vorstellungsgespräch, Zusage: Diesen Ablauf gibt es zunehmend selten. Möchten Sie vorab ein Praktikum in einer Behörde absolvieren, wird es zwar meist bei einem kurzen Gespräch bleiben. Doch wenn es um eine Ausbildung, eine Umschulung oder einen Arbeitsplatz in der Verwaltung geht, werden Sie eher nicht um die Eignungsprüfung herumkommen.

Was die genauen Inhalte und Abläufe angeht, unterscheiden sich die Eignungsauswahlverfahren zwar etwas voneinander. Als künftiger Verwaltungsfachangestellter fallen die Aufgaben und Testfragen anders aus als in einem Assessment Center für einen ausgebildeten Verwaltungsfachwirt. Trotzdem ähneln sich die Testverfahren vom Grundprinzip her. Deshalb können Sie gut für den Einstellungstest üben. Auch wenn Sie vorher natürlich nicht wissen können, was genau Sie gefragt werden.

Warum ist es wichtig, dass Sie für den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte üben?

Möglicherweise fragen Sie sich, wozu Sie sich auf den Verwaltungstest vorbereiten sollten. Den schriftlichen Teil der Eignungsprüfung werden Sie schon irgendwie hinkriegen und ein paar Bewerbungsgespräche haben Sie schon geführt. Außerdem soll der Test ja herausfinden, ob Sie die grundsätzlichen Voraussetzungen für den Beruf mitbringen. Am Ende sind Sie also entweder geeignet – oder eben nicht.

Natürlich entscheiden Sie selbst, ob und in welchem Umfang Sie für den Beamtentest üben. Und es ist nicht ausgeschlossen, dass Sie auch ohne Vorbereitung gut abschneiden. Sehr groß ist die Wahrscheinlichkeit dafür aber nicht. Die doch recht hohen Durchfallquoten bei Eignungstests kommen schließlich nicht von ungefähr.

Eine besondere Situation

Keine Behörde erwartet übermenschliche Leistungen. Und kein Verwaltungsdienst hofft darauf, Genies aufzuspüren. Aber die Verwaltung möchte die Bewerber finden, die die Anforderungen erfüllen und auf ganzer Linie überzeugen. Deshalb prüft der Verwaltungstest Ihr Wissen und Können in vielen verschiedenen Bereichen.

Als Testteilnehmer erleben Sie eine Ausnahmesituation. Immerhin ist der Auswahltest nicht irgendein Test. Verhauen Sie in der Schule eine Klassenarbeit, können Sie den Aussetzer beim nächsten Mal wieder ausgleichen. Der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte hingegen entscheidet über Ihre berufliche Zukunft. Und wenn Sie scheitern, müssen Sie mitunter eine ganze Zeit warten, bis Sie einen neuen Anlauf starten können.

Dazu kommt, dass alles neu und fremd ist. Das Umfeld ist ungewohnt und vermutlich treffen Sie nur auf unbekannte Gesichter. Kein Wunder, wenn Sie angespannt und nervös sind. Haben Sie dann im Hinterkopf, dass Sie durch Ihre Vorbereitung in etwa wissen, was Sie erwartet, werden Sie sich wesentlich sicherer fühlen.

Ein anderer Aspekt ist, dass es manchmal nicht genügt, den Einstellungstest nur zu bestehen. Ausbildungs- und Arbeitsplätze im öffentlichen Dienst sind sehr begehrt. Oft gibt es weit mehr Bewerber als Stellen. Deshalb erstellen viele Institutionen anhand der Testergebnisse Ranglisten. Landen Sie zu weit hinten in der Liste, bekommen Sie womöglich keine Zusage, obwohl Sie den Test bestanden hatten. Auch deshalb sollten Sie sich gezielt auf den Einstellungstest vorbereiten. Denn damit steigen die Chancen, dass Sie ein gutes Ergebnis erzielen.

Respekt vor der Prüfung ja, Panik nein

Liegt die Einladung für die Teilnahme am Einstellungstest der Verwaltung im Briefkasten, müssen Sie nicht nervös werden. Eine gute Vorbereitung auf das Auswahlverfahren heißt nicht, dass in den kommenden Tagen ständig Lernen angesagt ist. Oder dass Sie sämtliche Bücher, Online-Tests und Beiträge auf einschlägigen Internetseiten akribisch studieren müssen.

Vielmehr sollten Sie mit Sinn und Verstand vorgehen. Wenn Sie sich gezielt vorbereiten und üben, schaffen Sie recht schnell eine solide Grundlage, um den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte gut und erfolgreich zu meistern.

3 grundsätzliche Dinge für die Vorbereitung auf den Einstellungstest

Im Vorfeld können Sie natürlich nicht wissen, welche Fragen und Aufgaben Ihr Test beinhalten wird. Doch das macht nichts. Denn weil die Testverfahren auf dem gleichen Prinzip beruhen, können Sie gut dafür üben. Dabei gibt es drei Punkte, die generell gelten:

1. Informieren Sie sich über den Ablauf.

Bevor Sie mit dem Üben beginnen, sollten Sie die Abläufe und Inhalte der Eignungsprüfung in Erfahrung bringen. Je nach Behörde und Bundesland gibt es nämlich Unterschiede. Außerdem spielt eine Rolle, ob Sie sich zum Beispiel um einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellter im Verwaltungswesen der Gemeinde oder um einen Job als Verwaltungswirt im Büromanagement einer Bundesbehörde bewerben.

Hilfreich kann sein, wenn Sie einen Blick auf die Internetseite des Arbeitgebers werfen. Oft sind dort Infos zum Auswahlverfahren hinterlegt. Einige Ämter und Behörden veröffentlichen sogar Beispielaufgaben und kleine Mustertests, die Ihnen einen ersten Eindruck vermitteln.

Natürlich finden Sie auch auf unserer Seite jede Menge Infos, Tipps und Testtrainings. Daneben können Sie generell im Netz recherchieren. In Foren zum Beispiel stoßen Sie auf Erfahrungsberichte und können Ihre Fragen stellen. Auch Literatur zum Thema kann sehr hilfreich sein.

Dass Sie eine ungefähre Vorstellung vom Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte haben sollten, ist deshalb wichtig, weil Sie dadurch gezielter üben können. Schließlich wäre es Zeitverschwendung, wenn Sie sich auf Dinge vorbereiten, die bei Ihrem Test gar nicht drankommen.

2. Befassen Sie sich mit dem Beruf und dem Arbeitgeber.

Setzen Sie sich mit der Behörde oder Einrichtung auseinander, bei der Sie sich beworben haben. Wie ist das Verwaltungswesen hier aufgebaut? Welche Aufgaben hat diese Verwaltung? Wofür ist sie zuständig? Verfolgen Sie auch, welche Entwicklungen und Neuigkeiten es in letzter Zeit gab.

Daneben sollten Sie sich intensiv mit Ihrer angestrebten Tätigkeit beschäftigen. Wie läuft der Berufsalltag ab? Welche Herausforderungen werden Sie meistern müssen? Welche Eigenschaften sollten Sie mitbringen, um einen guten Job machen zu können? Was sind Vor- und Nachteile des Berufs?

Solche Fragen sollten Sie beantworten können. Denn zum einen werden Sie dieses Fachwissen beim Einstellungstest brauchen. Und zum anderen sollten Sie schlüssig und überzeugend erklären können, warum Sie ausgerechnet in dieser Behörde oder Institution als Verwaltungsfachangestellter arbeiten wollen.

3. Beobachten Sie das aktuelle Zeitgeschehen.

Zumindest in den Wochen vor dem Eignungstest sollten Sie die Nachrichten verfolgen und Zeitung lesen. Behalten Sie das politische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Geschehen im Blick. Wichtige Ereignisse und aktuelle Entwicklungen sind Themen, die beim Einstellungstest gerne auf den Tisch kommen. Denn die Verwaltung kann auf diese Weise überprüfen, wie interessiert Sie daran sind, was um Sie herum passiert.

Für den schriftlichen Teil vom Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte üben

Der schriftliche Abschnitt vom Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte findet meist computergestützt statt. Dass Sie Papierbögen bearbeiten, kommt inzwischen eher selten vor. Zumal Sie im Beruf auch mit dem Computer arbeiten, statt die Korrespondenz und die Akten von Hand zu schreiben.

Inhaltlich setzt der Eignungstest die Schwerpunkte auf die Kenntnisse und Fähigkeiten, die im Berufsalltag besonders gefragt sind. Deshalb geht es in erster Linie um folgende Bereiche:

Die Aufgaben sind größtenteils als Auswahlfragen gestaltet. Anders als bei offenen Fragen, bei denen Sie selbst die Lösung finden und formulieren müssen, müssen Sie bei Auswahlfragen die richtige Antwort aus mehreren vorgegebenen Möglichkeiten aussuchen. Dieses Verfahren erleichtert eine objektive Auswertung. Denn Ihre Antwort ist entweder richtig oder falsch.

Eine gute Strategie für die Vorbereitung ist, dass Sie einen Übungstest auswählen und einmal von Anfang bis Ende durcharbeiten. Dadurch verschaffen Sie sich einen Eindruck von den Wissensgebieten und lernen die verschiedenen Aufgabenarten kennen. Außerdem können Sie so ermitteln, welche Themen Ihnen gut liegen und wo Sie eher Schwierigkeiten haben. Anschließend können Sie gezielt üben, um die Lücken zu schließen.

Als Ergänzung zu den Übungsaufgaben sollten Sie bei Themen, die Ihnen weniger liegen, noch einmal einen Blick in Ihre Schulbücher werfen. Wiederholen Sie die wichtigsten Begriffe, Daten und Formeln. Gut ist auch, wenn Sie Rätsel lösen und sich die eine oder andere Quizsendung anschauen. Ratespiele decken nämlich eine große Bandbreite an Themenfeldern ab und ermöglichen Ihnen, Ihr Wissen auf unterhaltsame Art zu vertiefen.

Für den mündlichen Teil vom Einstellungstest für Verwaltungsangestellte üben

Der schriftliche Abschnitt vom Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte wird durch einen mündlichen Teil ergänzt. Das Herzstück der mündlichen Prüfung ist ein persönliches Gespräch. Das Interview kann zwar unterschiedlich gestaltet sein, bleibt letztlich aber ein klassisches Vorstellungsgespräch.

Je nach Behörde und Laufbahn können zum Auswahlgespräch weitere Prüfungen dazukommen. So zum Beispiel Gruppenaufgaben, eine Gruppendiskussion, Rollenspiele oder ein Kurzvortrag.

Eine gezielte Vorbereitung auf die mündliche Eignungsprüfung ist nur bedingt möglich. Schließlich können Sie nicht vorhersehen, was genau Sie die Prüfer fragen werden. Andererseits ist das nicht weiter schlimm. Im Unterschied zum schriftlichen Test, bei dem es vor allem um Wissen geht, dreht sich der mündliche Teil nämlich um Sie als Person und Ihre Persönlichkeit.

Natürlich macht es Sinn, wenn Sie sich die typischen Fragen anschauen, die bei Vorstellungsgesprächen so gestellt werden. Also beispielsweise:

Solche Fragen sollten Sie plausibel beantworten können. Aber lernen Sie keine Antworten auswendig! Machen Sie sich Gedanken und legen Sie sich Stichworte im Kopf zurecht, die Sie dann spontan ausformulieren. Aussagen, die sehr vorbereitet wirken, kommen selten glaubwürdig rüber.

Der zeitliche Plan für Ihre Vorbereitung auf den Eignungstest

Wie viel Zeit Sie einplanen sollten, um sich auf den Eignungstest vorzubereiten, lässt sich pauschal nicht sagen. Vielmehr ist das immer eine individuelle Sache. Nehmen Sie zum Beispiel zum allerersten Mal an einem Auswahlverfahren teil, wird die Vorbereitung etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, als wenn Sie schon ein paar Tests hinter sich haben.

Außerdem spielt natürlich eine Rolle, was Sie gerade machen. In den meisten Fällen werden Sie sich neben der Schule oder Ihrem aktuellen Job auf den Eignungstest vorbereiten. Dass Sie dann in Ihrer ohnehin schon begrenzten Freizeit wenig Lust haben werden, täglich stundenlang für den Einstellungstest zu üben, ist mehr als verständlich.

Und nicht zuletzt hat die Verwaltung Einfluss darauf, wie lange Sie sich auf den Test vorbereiten können. Denn manchmal bekommen Sie die Einladung ziemlich kurzfristig. In der Praxis hat es sich aber bewährt, wenn Sie ungefähr so planen:

Auf diese Weise können Sie die einzelnen Wissensgebiete in Ruhe durcharbeiten und gelegentlich wiederholen. Gleichzeitig bleibt Ihnen genug Spielraum, um sich zwischendurch Pausen zu gönnen.

Allerspätestens am vorletzten Tag vor dem Eignungstest sollten Sie Ihre Vorbereitung beenden. Nutzen Sie den letzten Tag, um zu entspannen und den Kopf frei zu bekommen. Gut ausgeruht, können Sie dann ins Testverfahren gehen. Viel Erfolg!

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