Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung

Für angehende Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung ist ein Auswahlverfahren mit Einstellungstest üblich.

Die öffentliche Verwaltung gliedert sich in mehrere Ebenen. Die unterste Verwaltungsebene davon ist die Kommunalverwaltung. Gleichzeitig kommen Bürger und Unternehmen am häufigsten mit der Kommunalverwaltung in Kontakt. Denn sie verwaltet die Gemeinde oder Stadt und stellt Ämter wie das Einwohnermeldeamt, das Jugendamt oder das Standesamt bereit. Für Verwaltungsangestellte bildet die Kommunalverwaltung eine von fünf Fachrichtungen. Doch wie im öffentlichen Dienst üblich, führt auch für angehende Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung meist kein Weg am Einstellungstest vorbei.

Den Beruf des Verwaltungsfachangestellten gibt es in fünf verschiedenen Fachrichtungen. Eine dieser Fachrichtungen ist die Kommunalverwaltung. In diesem Beitrag haben wir für Sie zusammengestellt, wie der Einstellungstest für künftige Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung abläuft.

Was genau ist die Kommunalverwaltung?

Vereinfacht erklärt, ist die Kommunalverwaltung die öffentliche Verwaltung der Städte, Gemeinden und Landkreise. In einem engeren Sinne handelt es sich bei den kommunalen Verwaltungen um die Gemeindeverwaltungen. Sie wiederum teilen sich in Gemeinden mit und ohne Stadtrecht. Bei einer Gemeinde mit Stadtrecht wird dann von der Stadtverwaltung gesprochen, bei einer Gemeinde ohne Stadtrecht von der Gemeindeverwaltung. In einigen Bundesländern heißt die Verwaltung eines Landkreises auch Landratsamt.

Sofern keine anderen Behörden zuständig sind, ist die Gemeindeverwaltung der zentrale Ansprechpartner für Bürger und Unternehmen in allen behördlichen Fragen und Angelegenheiten. Dabei bündelt die Kommunalverwaltung verschiedene Ämter, die unterschiedliche Aufgaben- und Sachgebiete betreuen. Beispiele für diese Ämter sind die Stadtkasse, das Einwohnermeldeamt, das Ordnungsamt, das Sozialamt, das Gesundheitsamt und das Forstamt. Außerdem verwaltet die Kommunalverwaltung Eigenbetriebe wie die örtlichen Wasserwerke, Krankenhäuser und Museen.

In einer Kommunalverwaltung arbeiten zum einen Beamte. Zum anderen sind dort Angestellte beschäftigt. Die Palette an Berufsbildern reicht daher von der Kauffrau für Büromanagement über den Verwaltungsfachangestellten und Verwaltungswirt bis hin zum Regierungssekretär oder Regierungsinspektor.

Was machen Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung?

Verwaltungsfachangestellte in der Fachrichtung Kommunalverwaltung sind für Verwaltungs- und Büroarbeiten in den Ämtern, Behörden und Einrichtungen der Kommunen zuständig. Sie beraten Bürger, führen Akten, erarbeiten Verwaltungsvorschriften und kümmern sich um die Umsetzung von Verwaltungsentscheidungen und Beschlüssen.

Die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre und ist dual aufgebaut. Dual bedeutet, dass Sie eine Verwaltungsschule besuchen. Dort eignen Sie sich die fachtheoretischen Grundlagen an.

Parallel dazu arbeiten Sie in Ihrer Einstellungsbehörde und durchlaufen dabei verschiedene Fachbereiche. Auf diese Weise können Sie Ihr Wissen praktisch anwenden. Gleichzeitig lernen Sie Ihr künftiges Arbeitsumfeld kennen, schnuppern in unterschiedliche Aufgabenbereiche hinein und sammeln Berufserfahrung.

Insgesamt lassen sich bei der Ausbildung vier Schwerpunkte ausmachen. Das sind zum einen die allgemeinen Verwaltungsaufgaben, zu denen beispielsweise gehört, Anträge anzunehmen und zu bearbeiten, Verwaltungsakte vorzubereiten oder Rechtsquellen richtig anzuwenden. Zum anderen gibt es die Leistungsverwaltung, bei der es darum geht, Leistungen wie etwa Wohngeld oder Sozialhilfe zu bewilligen oder zu versagen.

Dazu kommt die Eingriffsverwaltung, die sich um die Erteilung oder den Entzug einer Erlaubnis wie der Konzession für eine Gaststätte oder der Fahrerlaubnis kümmert. Der vierte Schwerpunkt ist die Finanzverwaltung. Sie schließt das Bearbeiten von Zahlungsvorgängen, das Prüfen von Rechnungen und das Mitwirken an Haushaltsplänen ein.

Wie läuft der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung ab?

Es gibt keinen einheitlichen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung. Die Städte und Gemeinden sind eigenständig organisiert. Deshalb setzt jede Behörde auch ein eigenes Auswahlverfahren ein.

Tatsächlich kann der Test sogar innerhalb einer Behörde unterschiedlich ausfallen. Je nachdem, ob Sie sich um einen Ausbildungs- oder Studienplatz bewerben, eine Beamtenlaufbahn anstreben oder schon im Verwaltungswesen gearbeitet haben, kann das Eignungsauswahlverfahren variieren.

Grundsätzlich soll der Auswahltest dabei helfen, Ihre Eignung für den Verwaltungsdienst festzustellen und zu bewerten. Aus diesem Grund ist der Einstellungstest auf die Anforderungen ausgelegt, die in der jeweiligen Laufbahn und Position an Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung gestellt werden.

Doch auch wenn es Unterschiede gibt, ähneln sich die Testverfahren sehr. Denn um die gewünschten Erkenntnisse zu gewinnen, nutzt eine Eignungsprüfung bestimmte Aufgabentypen. So wie bei einem Bewerbungsgespräch einige Fragen zu den Klassikern gehören, sind auch im Eignungstest gewisse Aufgaben und Übungen Standard.

Das Auswahlverfahren ist meist mehrstufig aufgebaut. Den Anfang macht eine Vorauswahl. Danach folgt der schriftliche Verwaltungstest. Eine mündliche Prüfung macht den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung komplett.

Die Vorauswahl

Ausbildungsplätze für Verwaltungsfachangestellte und Studienplätze für Verwaltungsfachwirte schreiben die Behörden meist im Vorjahr aus. Gleichzeitig gibt es eine Frist, die den Zeitraum bestimmt, in dem Sie sich bewerben können. Üblicherweise beginnt die Frist irgendwann in der zweiten Jahreshälfte für eine Einstellung im Herbst des darauffolgenden Jahres.

Die Stellenanzeigen veröffentlichen die Kommunalverwaltungen auf ihren Webseiten und zusätzlich auch im örtlichen Wochen- oder Anzeigenblatt. Außerdem hat der öffentliche Dienst mit dem Interamt ein eigenes Stellenportal.

Ist die Bewerbungsfrist abgelaufen, startet das Auswahlverfahren. Im Rahmen einer ersten Vorauswahl sichtet die Einstellungsbehörde die vorliegenden Bewerbungen. Dabei prüft sie zum einen, ob die formalen Kriterien für eine Einstellung erfüllt sind. An dieser Stelle geht es zum Beispiel um Ihren Schulabschluss, Ihre Noten in einzelnen Fächern und bei einer Beamtenlaufbahn um die beamtenrechtlichen Voraussetzungen. Zum anderen achtet die Behörde auf den Eindruck, den Ihre Bewerbung vermittelt.

Hat Ihre Bewerbung die Behörde davon überzeugt, dass Sie als Nachwuchskraft in Frage kommen, erhalten Sie eine Einladung zum schriftlichen Einstellungstest der Verwaltung.

Der schriftliche Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte

Wo und wie der schriftliche Test stattfindet, ist verschieden. Einige Behörden führen die Eignungsprüfung selbst und in ihren eigenen Räumen durch, andere Ämter arbeiten mit Dienstleistern zusammen. Immer öfter setzen die Behörden zudem auf einen Online-Test. In diesem Fall absolvieren Sie den Beamtentest von zu Hause aus an Ihrem eigenen Computer.

In Ihrer Einladung steht, wann und wo Sie am Test teilnehmen. Bei einem Online-Test erhalten Sie mit der Einladung die Internetadresse und Ihre Zugangsdaten für die Plattform. Außerdem ist die Frist benannt, bis wann Sie den Online-Test abgelegt haben müssen.

Die Prüfung selbst beginnt mit der Begrüßung und einer kurzen Einweisung. Anschließend lösen Sie Aufgaben und Testfragen aus verschiedenen Themenfeldern. Auf die Inhalte der Übungen gehen wir gleich noch ein.

Der Einstellungstest kann so aufgebaut sein, dass die Themen ineinander übergehen und Sie alle Fragen an einem Stück beantworten. Bei einem umfangreicheren Eignungstest ist es aber oft so, dass es mehrere Abschnitte gibt, jeweils mit kurzen Pausen dazwischen. Üblicherweise dauert die schriftliche Eignungsprüfung zwei bis vier Stunden.

Haben alle eingeladenen Bewerber den Einstellungstest absolviert, wertet die Behörde die Ergebnisse aus. Meist gibt es dabei eine Rangliste, in die die Bewerber eingeordnet werden. Die Platzierung in der Rangliste ergibt sich aus den erbrachten Leistungen.

Haben Sie den Test bestanden und eine ausreichend gute Platzierung geschafft, sind Sie eine Runde weiter. Die Behörde lädt Sie dann zum mündlichen Teil vom Auswahlverfahren ein.

Der mündliche Testteil

Ein paar Wochen nach Ihrer Teilnahme am schriftlichen Eignungstest folgt der mündliche Abschnitt. Er findet vor Ort in der Behörde statt.

Haben Sie die schriftliche Eignungsprüfung online abgelegt, kann gut sein, dass Sie noch einmal einen kurzen Einstellungstest vor sich haben. So ein Test wird als Re-Test bezeichnet und soll Ihre Leistungen bestätigen. Die Behörde kann auf diese Weise überprüfen, ob Sie den Online-Test daheim auch wirklich alleine und ohne Hilfsmittel bearbeitet haben.

Das Herzstück der mündlichen Prüfung ist ein Einzelgespräch. Durch das Vorstellungsgespräch möchte die Behörde Sie als Person kennenlernen, Ihre Motivation hinterfragen und etwas über Ihre beruflichen Ziele erfahren. Letztlich soll das Bewerbungsgespräch klären, warum Sie Verwaltungsfachangestellter bei der Kommunalverwaltung werden wollen und welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften Sie dafür mitbringen.

Manchmal wird die mündliche Eignungsprüfung noch durch Aufgaben aus dem Assessment Center ergänzt. Diese Übungen können zum Beispiel Rollenspiele, Diskussionsrunden, Gruppenaufgaben oder einen Kurzvortrag vorsehen.

Die mündliche Prüfung schließt das Auswahlverfahren ab. Haben alle Bewerber den kompletten Test durchlaufen, wertet die Behörde die Ergebnisse aus. Sollen Sie eingestellt werden, macht Ihnen die Behörde ein entsprechendes Angebot.

Welche Inhalte hat der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung?

Der Einstellungstest soll Ihre Eignung für den Verwaltungsdienst ermitteln. Er befasst sich aber weniger mit besonderem Fachwissen. Denn berufsspezifische Inhalte erlernen Sie erst während Ihrer Tätigkeit.

Im Eignungstest geht es in erster Linie um grundlegendes Wissen und allgemeine Kompetenzen, die für Verwaltungsfachangestellte bei der Kommunalverwaltung unverzichtbar sind. Zu den klassischen Wissensgebieten und Themenbereichen beim Test gehören deshalb diese:

In jedem Testfeld gibt es Aufgabenarten, die regelmäßig vertreten sind. Für Sie ist das deshalb ein Vorteil, weil Sie sich dadurch gut auf den Verwaltungstest vorbereiten können.

Sie können zwar vorher nicht wissen, welche Aufgaben genau drankommen und welche Inhalte sie haben werden. Aber das macht nichts. Denn die Vorbereitung zielt darauf ab, dass Sie sich mit den Aufgabentypen als solches vertraut machen. Auf diese Weise können Sie abschätzen, was auf Sie zukommt, wie die einzelnen Aufgaben funktionieren und wie Sie beim Lösen am besten vorgehen.

Ein Tipp zum Schluss

Viele Bewerber konzentrieren sich bei Ihrer Jobsuche auf größere Städte und bekannte Ämter. Denn natürlich beschäftigt eine große Behörde auch entsprechend viele Mitarbeiter.

Doch es kann sich lohnen, wenn Sie sich in kleinen Gemeinden nach Stellen erkundigen. Hier wird die Auswahl zwar geringer sein, aber dafür gibt es auch weniger Bewerber. Und manchmal verzichten die Ämter sogar auf ein umfangreiches Auswahlverfahren. So haben Sie dann die Chance, ohne schriftlichen Einstellungstest Verwaltungsfachangestellter bei der Kommunalverwaltung zu werden.

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