Einstellungstest Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte

Aktualisiert am 17. August 2023 von Ömer Bekar

Aktualisiert am 17. August 2023 von Ömer Bekar

Infos zu Einstellungstest Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte

Für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte müssen Sie bei den meisten Behörden einen Einstellungstest absolvieren.

Verwaltungsfachangestellte und Verwaltungsfachwirte arbeiten überwiegend in Ämtern, Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen. Die Ausbildung ist in fünf verschiedenen Fachrichtungen möglich. So können Sie sich für die Verwaltung auf Kommunal-, Landes- oder Bundesebene entscheiden. Oder Sie wählen die Richtungen IHK und HWK oder Kirchenverwaltung. Je nach Arbeitgeber haben Sie außerdem noch die Wahl zwischen dem nicht-technischen und dem technischen Verwaltungsdienst. Doch vor der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte steht erst einmal der Einstellungstest auf dem Programm.

Einstellungstest Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte

Im öffentlichen Dienst ist das Auswahlverfahren in aller Regel mit einem Einstellungstest oder einem Assessment Center verknüpft. Durch den Test möchte die Behörde einerseits ein umfassendes Bild über Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten gewinnen. Sie will Sie näher kennenlernen und ermitteln, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen. Andererseits soll der Auswahltest zeigen, wie souverän Sie mit verschiedenen Situationen umgehen und wie gut Sie mit den Herausforderungen zurechtkommen.

Unterm Strich geht es darum, ob Sie aus fachlicher Sicht für die Tätigkeit geeignet sind. Was das genau bedeutet und was beim Einstellungstest für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte auf Sie zukommt, fassen wir in diesem Beitrag für Sie zusammen.

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Warum gibt es für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte einen Einstellungstest?

Es hat im Wesentlichen zwei Gründe, warum Ämter, Behörden und andere öffentliche Einrichtungen einen Einstellungstest durchführen, um die Plätze für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte zu vergeben.

Ein Grund ist, dass Jobs im öffentlichen Dienst begehrt sind. Schließlich bietet die öffentliche Verwaltung sichere Arbeitsplätze, eine gute Bezahlung, attraktive Arbeitszeiten, vielfältige Karrierechancen und vor allem im Beamtenstatus diverse Zusatzleistungen. Die Folge ist, dass es meist viel mehr Bewerber als Ausbildungsplätze gibt. Der Eignungstest hilft der Behörde dabei, die Zahl der geeigneten Kandidaten einzugrenzen.

Der zweite Grund ist, dass sich die Behörde durch den Verwaltungstest einen recht umfassenden Eindruck von Ihrem Wissen und Können verschaffen kann. Aufgaben, Fragen und Übungen aus verschiedenen Wissensgebieten bringen ans Licht, was Ihnen gut liegt und womit Sie sich schwerer tun.

Die Mischung aus unterschiedlichen Testabschnitten, Zeitdruck und Stress ermöglicht der Behörde Rückschlüsse auf Ihre Belastbarkeit und auf Ihre Fähigkeit, sich in wechselnden Situationen zurechtzufinden. Dadurch kann die Behörde beurteilen, ob Sie den Anforderungen gewachsen sind, die die Ausbildung und der Berufsalltag mit sich bringen.

Dabei nutzt der Einstellungstest der Verwaltung standardisierte Verfahren. Alle Teilnehmer beantworten die gleichen Testfragen unter identischen Bedingungen. Das führt dazu, dass die Testergebnisse messbar und vergleichbar sind. Folglich ist eine objektive Bewertung möglich.

Wie läuft der Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte ab?

So etwas wie einen einheitlichen Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte gibt es nicht. Vielmehr hat jede Behörde ihr eigenes Eignungsauswahlverfahren. Bewerben Sie sich zum Beispiel für das Verwaltungswesen der Polizei oder der Bundespolizei gestaltet sich der Einstellungstest etwas anders als bei einer Behörde der Gemeindeverwaltung, einem Bundesamt, einer kirchlichen Organisation oder der Bundeswehr.

Allerdings liegen die Unterschiede eher im Detail. Was den grundsätzlichen Aufbau und Ablauf angeht, sind die Auswahlverfahren durchaus miteinander vergleichbar. Und üblicherweise setzt sich die Eignungsprüfung aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil zusammen.

An Ihrem großen Tag finden Sie sich meist mit anderen Bewerbern zum Test ein. Der Prüfungsraum ähnelt einem Klassenzimmer mit lauter Computer-Arbeitsplätzen. Teilweise können Sie sich selbst einen Platz aussuchen, manchmal sind die Plätze zugeordnet.

Wenn alle Teilnehmer anwesend sind und ihren Platz gefunden haben, gibt es die offizielle Begrüßung. Außerdem erklären die Prüfer, wie der Beamtentest ablaufen wird. Ist Ihnen etwas unklar, können und sollten Sie nachfragen. Gibt es keine weiteren Fragen, geht es los.

Der schriftliche Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte dauert mehrere Stunden lang. Manchmal gehen die einzelnen Abschnitte direkt ineinander über. Vor allem bei längeren Testverfahren gibt es zwischendurch aber auch immer wieder Pausen.

Einige Behörden werten die einzelnen Tests sofort aus und Sie machen nur dann mit dem nächsten Abschnitt weiter, wenn Ihre Leistungen ausgereicht haben. Bei anderen Behörden durchlaufen Sie immer alle Testabschnitte und erfahren das Ergebnis erst später.

Mit dem schriftlichen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte haben Sie einen großen Teil geschafft. Meist müssen Sie dann etwas Geduld haben. Wenn alle Bewerber den Test absolviert haben, werden die Ergebnisse ausgewertet. Konnten Sie mit guten Leistungen überzeugen, folgt die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Und wenn auch das gut gelaufen ist, können Sie sich schon bald über eine Zusage freuen.

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Welche Inhalte hat der Eignungstest für künftige Verwaltungsfachangestellte?

Der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte soll ermitteln, ob Sie die fachliche Eignung mitbringen, um die Ausbildung erfolgreich zu durchlaufen. Mit fachlicher Eignung ist aber nicht gemeint, dass die Behörde spezielles Fachwissen erwartet. Solche Inhalte lernen Sie erst während der Ausbildung.

Im Eignungstest geht es um grundlegendes Wissen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die Sie für die Ausbildung und im Beruf brauchen. Die Testfragen und Aufgaben beziehen sich also eher im Allgemeinen auf Kompetenzen, die im Verwaltungswesen und Büromanagement wichtig sind. Zu den klassischen Testfeldern im Einstellungstest für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte gehören deshalb:

  • Deutsch mit Grammatik, Rechtschreibung, Wortschatz und Textverständnis
  • Mathematik
  • logisches Denken und räumliches Vorstellungsvermögen
  • Allgemeinwissen
  • Konzentrationsvermögen und Merkfähigkeit

Überlegen Sie sich, was die typischen Aufgaben und Tätigkeiten sind, um die sich ein Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungswirt kümmert. Wenn Sie einen Arbeitstag vor Ihrem geistigen Auge ablaufen lassen, können Sie gut ableiten, welche Kenntnisse und Fähigkeiten gefragt sind. Und genau solche Dinge prüft auch der Eignungstest.

Übrigens: Ausführliche Infos, Tipps und Beispielaufgaben zu den einzelnen Abschnitten vom Einstellungstest der öffentlichen Verwaltung haben wir in separaten Beiträgen für Sie zusammengestellt.

Was kann ich zur Vorbereitung auf den Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte tun?

Natürlich ist eine doch ziemlich umfangreiche Prüfung eine andere Hausnummer als ein Auswahlverfahren, bei dem Sie nur Ihre Bewerbung einreichen und ein kurzes Vorstellungsgespräch führen. Aber Sie sollten den Test nicht als Nachteil, sondern als Vorteil sehen. Denn bei einem persönlichen Gespräch fällt das Zwischenmenschliche viel stärker ins Gewicht. Dadurch wird die Beurteilung subjektiver.

Beim Einstellungstest hingegen zählt in erster Linie, wie viele Aufgaben Sie richtig gelöst haben. Gleichzeitig haben Sie durch die verschiedenen Wissensbereiche deutlich mehr Möglichkeiten, Boden gut zu machen. Selbst wenn Ihnen ein Themenfeld nicht ganz so liegt, können Sie das durch gute Leistungen auf anderen Gebieten ausgleichen.

Hinzu kommt, dass Sie sich durch ein gezieltes Training gut auf den Einstellungstest vorbereiten können. Andersherum sollten Sie aber auch unbedingt für den Test üben. Denn ohne Vorbereitung wird es sehr schwer, gut abzuschneiden.

Der beste Weg, um sich vorzubereiten, sind Übungsaufgaben. Durch Testfragen lernen Sie die verschiedenen Aufgaben und Übungen kennen, die im Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte auf Sie zukommen. So wissen Sie, worum es bei den Aufgaben geht und wie Sie beim Lösen am besten vorgehen. Das ist wichtig, weil Sie beim Test keine Zeit haben werden, die Idee hinter den Aufgaben überhaupt zu verstehen.

Außerdem frischen Sie durch Übungsaufgaben Ihr Wissen auf. Und wenn Sie sich beim Testtraining mit den Wissensgebieten befassen, die Ihnen weniger liegen, können Sie noch die eine oder andere Lücke schließen.

Zusätzlich zu Übungen sollten Sie das aktuelle Geschehen verfolgen. Lesen Sie Zeitung und schauen Sie Nachrichten. Wichtige Ereignisse greift der Einstellungstest nämlich gerne auf. Auch Quiz und Rätsel sind zum Üben gut geeignet. Denn damit decken Sie viele Themen ab und lernen auf spaßige Art.

Ein Tipp zum Schluss

Verwaltungsfachangestellte sind Ansprechpartner für Bürger, Unternehmen und andere Stellen. Doch nicht jeder ist erfreut, wenn er behördliche Angelegenheiten erledigen muss. Und nicht jede Entscheidung eines Amtes gefällt dem Betroffenen. Trotzdem müssen Verwaltungsfachangestellte ruhig und besonnen bleiben, höflich auftreten und professionell mit ihren Gesprächspartnern umgehen.

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Behalten Sie das im Hinterkopf und verhalten Sie sich entsprechend. Denken Sie daran, dass Sie die Prüfer die ganze Zeit über im Blick haben, auch in den Pausen. Erst wenn Sie außer Sichtweite der Behörde sind, ist der Einstellungstest tatsächlich beendet.

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Modul: Hörverständnis

Das Hörverstehen-Modul für den Einstellungstest als Verwaltungsfachangestellte zielt darauf ab, deine Fähigkeiten im auditiven Verstehen und Merken zu verbessern und zu testen. Dieses Modul besteht aus verschiedenen Teilen, die jeweils spezielle Aspekte des Hörverstehens abdecken:

  • Teil 1: Vertiefe dein Verständnis durch Hörverstehen zum Thema “Der Bewerbungsprozess“.
  • Teil 2: Erweitere dein Wissen durch gezieltes Hörtraining zum Thema “Der Eignungstest“.
  • Teil 3: Entwickle ein besseres Verständnis für Soft und Hard Skills, thematisch fokussiert auf “Soft Skills und Hard Skills“.
  • Teil 4: Lerne, Anweisungen zu verstehen und umzusetzen, spezialisiert auf das Thema “Ausschreibung“.
  • Teil 5: Verbessere dein Hörverständnis im spezifischen Bereich “Sozialhilfe“.
  • Teil: 6: Trainiere das Verstehen von Anweisungen, bezogen auf das Thema “Wohngeldantrag“.

Dieses vielseitige Modul des Hörverständnisses hilft dir, deine auditiven Fähigkeiten zu stärken und dich ideal auf die spezifischen Anforderungen des Einstellungstests für Verwaltungs(fach)angestellte vorzubereiten.

Modul: Deutsch

Die Beherrschung der deutschen Sprache ist für Verwaltungsfachangestellte unerlässlich, da sie im Berufsalltag ständig mit der schriftlichen und mündlichen Kommunikation konfrontiert sind. Dies umfasst das Verfassen von Dokumenten, die Kommunikation mit Bürgern und Kollegen sowie das Verstehen und Anwenden von Gesetzen und Vorschriften.

Diese Übungen sind wichtig, um die Sprachkompetenz zu entwickeln, die im Verwaltungsbereich täglich benötigt wird.

Modul: Mathe

Mathematische Fähigkeiten sind für Verwaltungsfachangestellte essentiell, da sie im Berufsalltag regelmäßig mit Zahlen, Budgetplanungen und anderen finanzbezogenen Aufgaben konfrontiert werden.

  • Zahlen ermitteln: Trainiere, wie man relevante Zahlen in verschiedenen Kontexten erkennt und nutzt.
  • Zahlenfelder: Übe das Erkennen von Mustern und Zusammenhängen in Zahlenreihen.
  • Ergebnisse schätzen: Entwickle die Fähigkeit, mathematische Ergebnisse vorauszusehen und abzuschätzen.
  • Bruchrechnen: Stärke deine Kompetenzen im Umgang mit Brüchen.
  • Rechnen mit Symbolen: Lerne, mathematische Symbole zu interpretieren und anzuwenden.
  • Grundrechenarten: Festige deine Kenntnisse in den Basisrechenarten.
  • Textaufgaben: Verbessere das Verständnis für mathematische Probleme, die in Wortform dargestellt sind.
  • Geometrie: Erweitere dein Wissen in räumlichen Berechnungen und geometrischen Figuren.
  • Zahlenreihen: Übe das Erkennen und Fortsetzen von Zahlenmustern.
  • Kettenrechnungen: Trainiere das Lösen komplexer mathematischer Aufgaben in mehreren Schritten.

Diese Übungen sind entscheidend, um die mathematischen Kompetenzen zu entwickeln, die in der Verwaltungsarbeit täglich benötigt werden.

Modul: Orientierung

Die Orientierungsfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt für Verwaltungsfachangestellte, da sie häufig mit komplexen Dokumenten, Plänen und Datenstrukturen arbeiten. Eine gute Orientierungsfähigkeit hilft dabei, sich schnell in neuen oder komplexen Situationen zurechtzufinden und effizient Entscheidungen zu treffen.

  • Muster vergleichen: Diese Übung hilft dir, dein Auge für Details zu schärfen und Muster schnell zu erkennen und zu vergleichen.
  • Stadtplan: Trainiere, wie man sich in räumlichen Strukturen orientiert und Pläne effektiv nutzt.
  • Labyrinth: Verbessere deine Fähigkeit, Lösungen in komplexen und verwirrenden Situationen zu finden.
  • Orientierungsvermögen allgemein: Übe, dich in verschiedenen Szenarien zurechtzufinden und logisch zu denken.

Diese Übungen sind wesentlich, um die Fähigkeiten zu entwickeln, die für die Navigation und Entscheidungsfindung in der Verwaltungsarbeit benötigt werden.

Modul: Merkfähigkeit

Die Merkfähigkeit ist für Verwaltungsfachangestellte von großer Bedeutung, da sie regelmäßig mit umfangreichen Informationen, Dokumenten und Daten zu tun haben. Eine gute Gedächtnisleistung ermöglicht es, Informationen schnell zu verarbeiten, zu speichern und bei Bedarf wieder abzurufen, was die Effizienz und Genauigkeit in der Verwaltungsarbeit erhöht.

  • Listen merken: Trainiere deine Fähigkeit, Listen von Informationen zu memorieren und wiederzugeben.
  • Texte merken: Übe das Einprägen und Wiedergeben von Textinhalten.
  • Inhalte merken: Stärke deine Fähigkeit, verschiedene Arten von Inhalten zu behalten.
  • Lebensläufe merken: Verbessere deine Gedächtnisleistung, indem du dir Details von Lebensläufen einprägst.
  • Figuren und Zahlen: Trainiere dein Gedächtnis für visuelle und numerische Informationen.
  • Merkfähigkeit allgemein: Übe das Merken und Wiedergeben einer breiten Palette von Informationen.

Diese Übungen sind wichtig, um die Gedächtnisfähigkeiten zu stärken, die im Verwaltungsbereich täglich benötigt werden.

Modul: Englisch

Obwohl Deutsch die Amtssprache in Deutschland ist und Englischkenntnisse nicht immer zwingend für den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte erforderlich sind, spielen sie dennoch eine wichtige Rolle. In einer zunehmend globalisierten Welt können Grundkenntnisse in Englisch im Verwaltungsbereich sehr nützlich sein, etwa im Umgang mit internationalen Dokumenten oder bei der Kommunikation mit nicht-deutschsprachigen Bürgern.

Obwohl Englisch vielleicht nicht immer ein zentraler Bestandteil des Einstellungstests ist, können diese Übungen dazu beitragen, deine Sprachkompetenzen zu verbessern, die in einer global vernetzten Arbeitswelt von Vorteil sein können.

Modul: Logik

Logische Fähigkeiten sind für Verwaltungsfachangestellte von großer Bedeutung, da sie im Berufsalltag regelmäßig mit der Analyse und Interpretation von Informationen konfrontiert werden.

  • Sprachsysteme: Verbessere deine Fähigkeit, Inhalte zu erfassen und logische Schlüsse daraus zu ziehen.
  • Logische Analyse: Trainiere das Filtern und Verarbeiten wesentlicher Informationen.
  • Wörter erkennen: Übe das schnelle Identifizieren und Verarbeiten von Informationen.
  • Wochentage: Nutze grundlegende Konzepte, um komplexere logische Aufgaben zu lösen.
  • Wortgruppen: Stärke deinen Umgang mit sprachlichen Strukturen.
  • Flussdiagramm auswerten: Lerne, Zusammenhänge und Abläufe zu erkennen und einzuordnen.
  • Meinung oder Tatsache?: Entwickle die Fähigkeit, zwischen subjektiven Meinungen und objektiven Tatsachen zu unterscheiden.
  • Erklärungen finden: Übe das Finden von Begründungen und Zusammenhängen.
  • Wort-Beziehungen: Verbessere das Verständnis für die Beziehungen zwischen verschiedenen Begriffen.
  • Logisches Denken: Fördere deine allgemeinen Fähigkeiten, Muster zu erkennen und logische Rückschlüsse zu ziehen.

Diese Übungen sind entscheidend, um die logischen und analytischen Fähigkeiten zu schärfen, die in der Verwaltung täglich benötigt werden.

Modul: Kreativität

Kreativität mag auf den ersten Blick nicht direkt mit dem Berufsbild eines Verwaltungsfachangestellten in Verbindung gebracht werden, ist aber dennoch ein wertvoller Bestandteil der beruflichen Kompetenzen. Kreativität fördert die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und innovative Ansätze in der Verwaltungsarbeit zu entwickeln.

Hier sind einige Module, die das kreative Denkvermögen für Verwaltungsfachangestellte testen:

  • Figuren kreieren: Verbessert die Fähigkeit, originelle Ideen zu entwickeln.
  • Fehler erkennen: Trainiert die Fähigkeit, Probleme aus neuen Perspektiven zu betrachten.
  • Kreative Wortfindung: Fördert sprachliche Innovation und Flexibilität.
  • Prognosen erstellen: Verbessert das vorausschauende Denken und die Fähigkeit, kreative Lösungen für zukünftige Herausforderungen zu finden.
  • Figuren entwerfen: Stärkt die Vorstellungskraft und die Fähigkeit, abstrakte Konzepte zu visualisieren.
  • Kreatives Denken: Misst die allgemeine Fähigkeit, kreativ zu denken und innovative Ansätze zu verfolgen.

Diese Übungen helfen dir, die kreativen Fähigkeiten zu schärfen, die im Verwaltungsbereich zunehmend geschätzt werden.

Modul: Fokus

Verwaltungsfachangestellter müssen sich gut konzentrieren können, deshalb ist das Modul Konzentrationsvermögen unerlässlich für die Vorbereitung auf den Einstellungstest:

Diese Übungen zum Fokus helfen dir, die für den Verwaltungsdienst erforderlichen Kernkompetenzen zu entwickeln und zu schärfen.

Modul: Visualität

Das visuelle Denkvermögen ist ein wichtiger Bestandteil der Kompetenzen eines Verwaltungsfachangestellten. Obwohl es möglicherweise nicht die offensichtlichste Fähigkeit für den Beruf im öffentlichen Dienst zu sein scheint, unterstützt es das Verständnis und die Verarbeitung von Informationen, das Erkennen von Mustern und Zusammenhängen sowie das effiziente Arbeiten mit Dokumenten und Daten.

Diese Übungen helfen, das visuelle Denkvermögen zu stärken, was in vielen Aspekten der Verwaltungsarbeit von Nutzen sein kann.

Modul: Wissen

Das Allgemeinwissen-Modul für den Einstellungstest als Verwaltungsfachangestellte umfasst ein breites Spektrum an Themen, um deine Kenntnisse in verschiedenen Bereichen zu testen und zu verbessern:

Dieses umfangreiche Modul ermöglicht dir, dein Allgemeinwissen auszubauen und dich optimal auf die Herausforderungen des Einstellungstests vorzubereiten.