Für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte müssen Sie bei den meisten Behörden einen Einstellungstest absolvieren.
Verwaltungsfachangestellte und Verwaltungsfachwirte arbeiten überwiegend in Ämtern, Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen. Die Ausbildung ist in fünf verschiedenen Fachrichtungen möglich. So können Sie sich für die Verwaltung auf Kommunal-, Landes- oder Bundesebene entscheiden. Oder Sie wählen die Richtungen IHK und HWK oder Kirchenverwaltung. Je nach Arbeitgeber haben Sie außerdem noch die Wahl zwischen dem nicht-technischen und dem technischen Verwaltungsdienst. Doch vor der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte steht erst einmal der Einstellungstest auf dem Programm.
Einstellungstest Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte
Im öffentlichen Dienst ist das Auswahlverfahren in aller Regel mit einem Einstellungstest oder einem Assessment Center verknüpft. Durch den Test möchte die Behörde einerseits ein umfassendes Bild über Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten gewinnen. Sie will Sie näher kennenlernen und ermitteln, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen. Andererseits soll der Auswahltest zeigen, wie souverän Sie mit verschiedenen Situationen umgehen und wie gut Sie mit den Herausforderungen zurechtkommen.
Unterm Strich geht es darum, ob Sie aus fachlicher Sicht für die Tätigkeit geeignet sind. Was das genau bedeutet und was beim Einstellungstest für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte auf Sie zukommt, fassen wir in diesem Beitrag für Sie zusammen.
Warum gibt es für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte einen Einstellungstest?
Es hat im Wesentlichen zwei Gründe, warum Ämter, Behörden und andere öffentliche Einrichtungen einen Einstellungstest durchführen, um die Plätze für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte zu vergeben.
Ein Grund ist, dass Jobs im öffentlichen Dienst begehrt sind. Schließlich bietet die öffentliche Verwaltung sichere Arbeitsplätze, eine gute Bezahlung, attraktive Arbeitszeiten, vielfältige Karrierechancen und vor allem im Beamtenstatus diverse Zusatzleistungen. Die Folge ist, dass es meist viel mehr Bewerber als Ausbildungsplätze gibt. Der Eignungstest hilft der Behörde dabei, die Zahl der geeigneten Kandidaten einzugrenzen.
Der zweite Grund ist, dass sich die Behörde durch den Verwaltungstest einen recht umfassenden Eindruck von Ihrem Wissen und Können verschaffen kann. Aufgaben, Fragen und Übungen aus verschiedenen Wissensgebieten bringen ans Licht, was Ihnen gut liegt und womit Sie sich schwerer tun.
Die Mischung aus unterschiedlichen Testabschnitten, Zeitdruck und Stress ermöglicht der Behörde Rückschlüsse auf Ihre Belastbarkeit und auf Ihre Fähigkeit, sich in wechselnden Situationen zurechtzufinden. Dadurch kann die Behörde beurteilen, ob Sie den Anforderungen gewachsen sind, die die Ausbildung und der Berufsalltag mit sich bringen.
Wie läuft der Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte ab?
So etwas wie einen einheitlichen Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte gibt es nicht. Vielmehr hat jede Behörde ihr eigenes Eignungsauswahlverfahren. Bewerben Sie sich zum Beispiel für das Verwaltungswesen der Polizei oder der Bundespolizei gestaltet sich der Einstellungstest etwas anders als bei einer Behörde der Gemeindeverwaltung, einem Bundesamt, einer kirchlichen Organisation oder der Bundeswehr.
Allerdings liegen die Unterschiede eher im Detail. Was den grundsätzlichen Aufbau und Ablauf angeht, sind die Auswahlverfahren durchaus miteinander vergleichbar. Und üblicherweise setzt sich die Eignungsprüfung aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil zusammen.
An Ihrem großen Tag finden Sie sich meist mit anderen Bewerbern zum Test ein. Der Prüfungsraum ähnelt einem Klassenzimmer mit lauter Computer-Arbeitsplätzen. Teilweise können Sie sich selbst einen Platz aussuchen, manchmal sind die Plätze zugeordnet.
Wenn alle Teilnehmer anwesend sind und ihren Platz gefunden haben, gibt es die offizielle Begrüßung. Außerdem erklären die Prüfer, wie der Beamtentest ablaufen wird. Ist Ihnen etwas unklar, können und sollten Sie nachfragen. Gibt es keine weiteren Fragen, geht es los.
Der schriftliche Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte dauert mehrere Stunden lang. Manchmal gehen die einzelnen Abschnitte direkt ineinander über. Vor allem bei längeren Testverfahren gibt es zwischendurch aber auch immer wieder Pausen.
Einige Behörden werten die einzelnen Tests sofort aus und Sie machen nur dann mit dem nächsten Abschnitt weiter, wenn Ihre Leistungen ausgereicht haben. Bei anderen Behörden durchlaufen Sie immer alle Testabschnitte und erfahren das Ergebnis erst später.
Mit dem schriftlichen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte haben Sie einen großen Teil geschafft. Meist müssen Sie dann etwas Geduld haben. Wenn alle Bewerber den Test absolviert haben, werden die Ergebnisse ausgewertet. Konnten Sie mit guten Leistungen überzeugen, folgt die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Und wenn auch das gut gelaufen ist, können Sie sich schon bald über eine Zusage freuen.
Welche Inhalte hat der Eignungstest für künftige Verwaltungsfachangestellte?
Der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte soll ermitteln, ob Sie die fachliche Eignung mitbringen, um die Ausbildung erfolgreich zu durchlaufen. Mit fachlicher Eignung ist aber nicht gemeint, dass die Behörde spezielles Fachwissen erwartet. Solche Inhalte lernen Sie erst während der Ausbildung.
Im Eignungstest geht es um grundlegendes Wissen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die Sie für die Ausbildung und im Beruf brauchen. Die Testfragen und Aufgaben beziehen sich also eher im Allgemeinen auf Kompetenzen, die im Verwaltungswesen und Büromanagement wichtig sind. Zu den klassischen Testfeldern im Einstellungstest für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte gehören deshalb:
- Deutsch mit Grammatik, Rechtschreibung, Wortschatz und Textverständnis
- Mathematik
- logisches Denken und räumliches Vorstellungsvermögen
- Allgemeinwissen
- Konzentrationsvermögen und Merkfähigkeit
Überlegen Sie sich, was die typischen Aufgaben und Tätigkeiten sind, um die sich ein Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungswirt kümmert. Wenn Sie einen Arbeitstag vor Ihrem geistigen Auge ablaufen lassen, können Sie gut ableiten, welche Kenntnisse und Fähigkeiten gefragt sind. Und genau solche Dinge prüft auch der Eignungstest.
Was kann ich zur Vorbereitung auf den Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte tun?
Natürlich ist eine doch ziemlich umfangreiche Prüfung eine andere Hausnummer als ein Auswahlverfahren, bei dem Sie nur Ihre Bewerbung einreichen und ein kurzes Vorstellungsgespräch führen. Aber Sie sollten den Test nicht als Nachteil, sondern als Vorteil sehen. Denn bei einem persönlichen Gespräch fällt das Zwischenmenschliche viel stärker ins Gewicht. Dadurch wird die Beurteilung subjektiver.
Beim Einstellungstest hingegen zählt in erster Linie, wie viele Aufgaben Sie richtig gelöst haben. Gleichzeitig haben Sie durch die verschiedenen Wissensbereiche deutlich mehr Möglichkeiten, Boden gut zu machen. Selbst wenn Ihnen ein Themenfeld nicht ganz so liegt, können Sie das durch gute Leistungen auf anderen Gebieten ausgleichen.
Hinzu kommt, dass Sie sich durch ein gezieltes Training gut auf den Einstellungstest vorbereiten können. Andersherum sollten Sie aber auch unbedingt für den Test üben. Denn ohne Vorbereitung wird es sehr schwer, gut abzuschneiden.
Der beste Weg, um sich vorzubereiten, sind Übungsaufgaben. Durch Testfragen lernen Sie die verschiedenen Aufgaben und Übungen kennen, die im Einstellungstest für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte auf Sie zukommen. So wissen Sie, worum es bei den Aufgaben geht und wie Sie beim Lösen am besten vorgehen. Das ist wichtig, weil Sie beim Test keine Zeit haben werden, die Idee hinter den Aufgaben überhaupt zu verstehen.
Außerdem frischen Sie durch Übungsaufgaben Ihr Wissen auf. Und wenn Sie sich beim Testtraining mit den Wissensgebieten befassen, die Ihnen weniger liegen, können Sie noch die eine oder andere Lücke schließen.
Zusätzlich zu Übungen sollten Sie das aktuelle Geschehen verfolgen. Lesen Sie Zeitung und schauen Sie Nachrichten. Wichtige Ereignisse greift der Einstellungstest nämlich gerne auf. Auch Quiz und Rätsel sind zum Üben gut geeignet. Denn damit decken Sie viele Themen ab und lernen auf spaßige Art.
Ein Tipp zum Schluss
Verwaltungsfachangestellte sind Ansprechpartner für Bürger, Unternehmen und andere Stellen. Doch nicht jeder ist erfreut, wenn er behördliche Angelegenheiten erledigen muss. Und nicht jede Entscheidung eines Amtes gefällt dem Betroffenen. Trotzdem müssen Verwaltungsfachangestellte ruhig und besonnen bleiben, höflich auftreten und professionell mit ihren Gesprächspartnern umgehen.
Behalten Sie das im Hinterkopf und verhalten Sie sich entsprechend. Denken Sie daran, dass Sie die Prüfer die ganze Zeit über im Blick haben, auch in den Pausen. Erst wenn Sie außer Sichtweite der Behörde sind, ist der Einstellungstest tatsächlich beendet.
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