Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei: Infos zum Einstellungstest

Aktualisiert am 12. Juli 2021 von Ömer Bekar

Infos zu Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei

Viele Polizeien bilden ihre Verwaltungsfachangestellten selbst aus.

Eine Ausbildung und Tätigkeit bei der Polizei bringen die meisten mit dem Polizeivollzugsdienst in Verbindung. Sie denken an Polizisten in Uniform, die auf Streife sind oder auf der Wache als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Doch bei der Polizei gibt es nicht nur Vollzugsbeamte. Vielmehr sind hier neben anderen Mitarbeitern auch Verwaltungsfachangestellte tätig. Aber was machen Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei eigentlich? Welche Voraussetzungen sollten Bewerber mitbringen? Und wie läuft das Auswahlverfahren ab? Das und mehr erfahren Sie in diesem Beitrag!

Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei

Bei Behörden wie der Polizei sind nicht nur Beamtinnen und Beamte notwendig, die den Vollzugsdienst leisten. Stattdessen braucht es fleißige Hände im Hintergrund, die dafür sorgen, dass die Abläufe funktionieren und die Vollzugsbeamten einen guten Job machen können.

An dieser Stelle kommen die Verwaltungsfachangestellten ins Spiel. Sie sind für die Verwaltung zuständig und kümmern sich zum Beispiel um das Personal, Gehälter, die Ausstattung oder allgemeine Büroarbeiten.

Die Ausbildung ihrer Mitarbeiter im Verwaltungsdienst übernehmen die Polizeien oft selbst. Doch die Plätze sind begehrt. Deshalb prüfen die Polizeien in einem Einstellungstest, welche Bewerber den Anforderungen am besten gerecht werden.

Wir haben für Sie zusammengestellt, was Sie wissen sollten, wenn Sie Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter bei der Polizei werden wollen.

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Was machen Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei?

Als Verwaltungsfachangestellte/r bei der Polizei unterstützen Sie die Behörde im Verwaltungswesen und im Büromanagement. Dabei übernehmen Sie einerseits die Funktion als Sachbearbeiter im Büro. Andererseits sind Sie ein echter Experte, wenn es um Verordnungen und Vorschriften, Richtlinien und Gesetze geht. Diese Kombination führt dann auch zu den typischen Aufgaben. Das bedeutet, dass Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei zum Beispiel

  • Verwaltungsentscheidungen vorbereiten und ausarbeiten, indem sie die entsprechenden Vorschriften und Rechtsnormen anwenden.
  • grundlegende Aufgaben im Verwaltungswesen erledigen.
  • Vorgänge bearbeiten, die mit dem Rechnungs- und Haushaltswesen zusammenhängen.
  • allgemeine Büroarbeiten übernehmen und sich um den Schriftverkehr kümmern.
  • Akten führen und pflegen.
  • Behörden und Bürgern Auskunft erteilen.
  • die Einhaltung von Auflagen überwachen.
  • im Personalwesen mitwirken.
  • an der Organisation der Behörde beteiligt sind.

Den Großteil Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie an Ihrem Schreibtisch und vor dem Computer. Dabei sind Sie als Verwaltungsfachangestellte/r Teil des Teams. Trotzdem planen, organisieren und erledigen Sie die Abläufe in Ihrem Zuständigkeitsbereich eigenständig.

Welche Voraussetzungen sollten Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei für eine Ausbildung mitbringen?

Mit Ausnahme der Bundespolizei, die eine eigenständige Behörde mit einem besonderen Aufgabenbereich ist, ist die Polizei in Deutschland Ländersache. Jedes Bundesland hat also gewissermaßen seine eigene Polizei. Auch die gesetzlichen Regelungen unterliegen dem Landesrecht. Deshalb unterscheiden sich die Voraussetzungen für künftige Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei je nach Bundesland ein wenig. Grundsätzlich sollten Sie aber folgendes mitbringen:

  • mindestens mittlere Reife oder gleichwertiger Schulabschluss; in einigen Bundesländern können Sie die Ausbildung auch antreten, wenn Sie einen guten Hauptschulabschluss haben
  • zumindest befriedigende Leistungen, also Schulnote 3, in den Fächern Deutsch und Mathe; teilweise erwarten die Polizeien diese Note auch in Englisch und Sozialkunde
  • sicherer und fehlerfreier Umgang mit der deutschen Sprache, schriftlich wie mündlich
  • großes Interesse an Gesetzen, Rechtsnormen und Verwaltungsvorschriften
  • gute Kenntnisse im Umgang mit den typischen Anwendungen am PC

Dazu kommen übliche Eigenschaften wie Kontaktfreude, Zuverlässigkeit, sorgfältige Arbeitsweise und Organisationstalent. Auch Teamgeist sollten Sie mitbringen.

Die genauen Voraussetzungen sind jeweils in der Stellenanzeige angegeben. Und die Ausschreibung sollten Sie sehr aufmerksam lesen. Denn die Kenntnisse und Fähigkeiten, die darin genannt sind, liefern Ihnen wertvolle Hinweise, worauf es im Eignungsauswahlverfahren ankommt.

Wie kann ich mich bewerben?

Freie Ausbildungs- und Arbeitsplätze schreiben die Landespolizeien direkt aus. Am besten werfen Sie deshalb einen Blick auf die Internetseite der jeweiligen Polizei. Über das Portal polizei.de können Sie bequem alle Polizeien der Bundesländer und auch die Bundespolizei sowie das Bundeskriminalamt ansteuern. Daneben können Sie sich in der Jobbörse der Arbeitsagentur über freie Stellen informieren.

Für die Bewerbung haben viele Polizeien Online-Plattformen eingerichtet. In diesem Fall laden Sie sich Bewerbungsbögen herunter und übermitteln Ihre Daten zusammen mit weiteren Unterlagen digital an die jeweilige Behörde. Möglich ist aber auch, dass Sie ganz klassisch eine Bewerbungsmappe zusammenstellen und auf dem Postweg an die zuständige Behörde schicken. Eine Auflistung der benötigten Dokumente, Kontaktdaten und alle weiteren Infos zum Bewerbungsverfahren finden Sie aber in der Stellenanzeige.

Wie läuft der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei ab?

Konnten Sie mit Ihrer Bewerbung erste Pluspunkte sammeln, bekommen Sie eine Einladung zur Teilnahme am Auswahltest. Dabei gliedert sich die Eignungsprüfung für Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei in zwei Teile. Den Anfang macht ein schriftlicher Einstellungstest. Haben Sie diesen Test bestanden, folgt das Vorstellungsgespräch.

Der schriftliche Verwaltungstest

Der Eignungstest findet in aller Regel computergestützt statt. Sie erhalten also keine Fragebögen auf Papier, sondern absolvieren den Test am PC. Dabei umfasst der Einstellungstest Aufgaben, Fragen und Übungen aus verschiedenen Bereichen.

So etwas wie einen einheitlichen Auswahltest gibt es zwar nicht. Denn jede Polizei setzt Ihr eigenes Auswahlverfahren ein. Doch auch wenn es im Detail kleinere Unterschiede geben kann, sind die Bausteine und Inhalte der Tests ähnlich. Und zu den typischen Testfeldern gehören folgende:

Deutsch und Englisch

Die Sprache gehört zu den wichtigsten Werkzeugen von Verwaltungsfachangestellten. Schließlich ist die Tätigkeit im Verwaltungswesen in erster Linie ein Bürojob. Und hier arbeiten Sie nun einmal dauernd mit der geschriebenen und der gesprochenen Sprache. Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse im Umgang mit Deutsch bilden deshalb einen wichtigen Schwerpunkt im Einstellungstest.

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Die Testfragen behandeln zum Beispiel Rechtschreibung, Grammatik und Wortschatz. Um Ihr Sprachverständnis zu überprüfen, wird Ihnen oft ein Text vorgelegt, zu dem Sie Fragen beantworten müssen. Außerdem können ein Diktat oder ein kurzer Aufsatz auf dem Programm stehen.

Englischkenntnisse zählen häufig zu den Voraussetzungen für eine Einstellung. Denn auch wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind, bezieht sich Ihre Arbeit nicht nur auf Deutschland. Vielmehr haben Sie es regelmäßig mit Vorschriften und Verordnungen zu tun, die auf EU-Ebene gelten. Zudem ist Englisch eine Weltsprache. Sich auf Englisch verständigen zu können, ist deshalb auch ein Stück weit Allgemeinbildung. Im Beamtentest werden Sie deshalb meist auch ein paar Fragen beantworten müssen, die Ihre Englischkenntnisse überprüfen.

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Mathe

Zum Aufgabenbereich von Verwaltungsfachangestellten gehört das Rechnungs- und Finanzwesen. Deshalb sollten Sie mit Zahlen umgehen können. Ähnlich wie Deutsch gehört Mathe außerdem ohnehin zu den absoluten Grundlagen. Der Einstellungstest fragt daher Ihre rechnerischen Fähigkeiten ab.

Zu den üblichen Testfeldern gehören

  • die Grundrechenarten
  • die Zins- und Prozentrechnung
  • Bruchrechnen
  • Dreisatz und Textaufgaben
  • Kettenrechnungen und Schätzaufgaben
  • Geometrie

Insgesamt geht es aber um Wissen, das Sie aus der Schule mitbringen. Und allzu anspruchsvoll sind die Aufgaben nicht. Allerdings müssen Sie meist im Kopf rechnen. Denn der Taschenrechner ist tabu.

Allgemein- und Fachwissen

In der Verwaltung kommen Sie mit verschiedenen Themengebieten und unterschiedlichsten Personen in Kontakt. Aus diesem Grund benötigen Sie einerseits ein ziemlich breitgefächertes Wissen. Andererseits müssen Sie bereit sein, sich stetig weiterzuentwickeln und Neues dazuzulernen. Das liegt allein schon daran, dass sich Vorschriften regelmäßig ändern.

Durch Fragen zum Allgemeinwissen ermittelt der Einstellungstest Ihren Bildungsstand. Gleichzeitig kann die Polizei auf diese Weise in Erfahrung bringen, ob Sie vielseitig interessiert sind, mit offenen Augen durchs Leben gehen und verfolgen, was geschieht. Die Bandbreite an Themen im Bereich Allgemeinwissen kann sehr groß sein. Von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft über IT, Technik und Physik bis hin zu Erdkunde, Literatur, Sport oder Kunst kann so ziemlich alles vorkommen.

Auch mit ein paar Fragen aus dem Bereich Fachwissen sollten Sie rechnen. Fachwissen heißt aber nicht, dass Sie Inhalte aus dem Verwaltungswesen kennen müssen, die tief ins Detail gehen. Solche Dinge lernen Sie erst während der Ausbildung. Im Einstellungstest geht es darum, ob Sie sich ernsthaft mit dem Beruf und den dazugehörigen Aufgaben befasst haben. Grundwissen zu Staatsformen, Gesetzen, staatlichen Organen und Behörden sollten Sie deshalb vorweisen können.

Leistungstest

Der Einstellungstest überprüft nicht nur Ihr Wissen. Stattdessen stellt er auch Ihre Leistungsfähigkeit auf die Probe. Hier geht es im Wesentlichen darum, ob Sie auch unter Stress, Anspannung und Zeitdruck konzentriert bleiben und die Aufgaben aufmerksam durcharbeiten. Außerdem will der Test ermitteln, ob Sie Inhalte schnell erfassen, richtig einordnen und logisch weiterdenken.

Die Testfragen und Übungen dazu lassen sich in die Kategorien

  • logisches Denken,
  • Konzentrationsvermögen,
  • Bearbeitungsgeschwindigkeit,
  • Merkfähigkeit und
  • Kreativität

einordnen. So müssen Sie zum Beispiel Zahlenreihen fortsetzen, Formen erkennen, Listen bearbeiten, Felder mit Symbolen ergänzen oder sich auf einem Stadtplan zurechtfinden.

Gerade die Aufgaben rund um die Leistungsfähigkeit können Sie aber sehr gut üben. Und durch eine gezielte Vorbereitung werden Sie sehr schnell und nachhaltig Lerneffekte erzielen, die Ihnen auch über den Verwaltungstest hinaus zugutekommen werden.

Ein paar Tipps zum Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei

Beim Großteil aller Aufgaben im Einstellungstest handelt es sich um Auswahlfragen. Auswahlfragen werden auch Multiple-Choice-Aufgaben genannt. Dabei sehen Sie zu jeder Frage mehrere Antwortmöglichkeiten, aus denen Sie die richtige Lösung aussuchen und markieren müssen. Offene Fragen ohne vorgegebene Lösungsvorschläge kommen im Testverfahren eher selten vor.

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Dass die Testfragen Auswahlfragen sind, ist einerseits ein Vorteil. Denn selbst wenn Sie die Lösung aus dem Stegreif nicht wüssten, können Sie die Frage durch die Antwortmöglichkeiten auf jeden Fall beantworten. Andererseits haben Sie beim Test sehr viele Aufgaben vor sich. Und die Zeit ist knapp bemessen. Es ist gewollt, dass Sie unter Druck geraten. Schließlich soll das Auswahlverfahren zeigen, ob Sie trotz Stress einen guten Job machen.

Trotzdem müssen Sie keine Angst haben. Niemand erwartet übermenschliche Leistungen. Und wenn Sie ein paar Tipps im Hinterkopf behalten, ist der Einstellungstest der Polizei wirklich machbar:

  • Bereiten Sie sich auf den Test vor. Mit Beispielaufgaben und Übungstests machen Sie sich mit den verschiedenen Aufgaben-Typen vertraut. So wissen Sie, was auf Sie zukommt, und müssen keine bösen Überraschungen fürchten. Setzen Sie sich bei Ihrem Testtraining ein zeitliches Limit, gewöhnen Sie sich an die Prüfungssituation.
  • Lesen Sie die Fragen und Antworten sehr sorgfältig. Unscheinbare Formulierungen oder doppelte Verneinungen können Sie sonst schnell auf die falsche Fährte locken.
  • Bearbeiten Sie die Aufgaben aufmerksam und konzentriert, aber flott. Halten Sie sich nicht ewig mit einer Frage auf. Schlimmstenfalls raten Sie einfach.

Der vielleicht wichtigste Tipp ist aber, dass Sie sich nicht verrückt machen sollten. Die Auswahlverfahren sind meist so gestaltet, dass es praktisch unmöglich ist, alle Aufgaben innerhalb der Zeit zu schaffen. Um zu bestehen, müssen Sie ohnehin nur eine bestimmte Quote erreichen. Bleiben Sie also ruhig und lassen Sie sich nicht verunsichern oder aus dem Konzept bringen.

Das Vorstellungsgespräch

Wenn alle Bewerber am schriftlichen Einstellungstest teilgenommen haben, wertet die Polizei die Ergebnisse aus. Konnten Sie mit guten Leistungen überzeugen, geht es mit dem Vorstellungsgespräch weiter.

Beim Interview steht das persönliche Kennenlernen im Mittelpunkt. Die Polizei möchte sich ein Bild von Ihnen als Person machen und etwas über Ihre Motivation erfahren. Warum Sie Verwaltungsfachangestellte/r bei der Polizei werden wollen und was Sie dafür mitbringen, sind die zentralen Fragen. Aber genauso können Sie sich natürlich einen Eindruck von der Behörde machen und loswerden, was Sie zur Ausbildung und Tätigkeit wissen wollen.

Wie auf den Test können Sie sich auch auf das Vorstellungsgespräch gut vorbereiten. Letztlich werden nämlich die Fragen gestellt, die in Bewerbungsgesprächen üblich sind. Allerdings sollten Sie sich nur Stichworte zurechtlegen, um Ihre Motivation und Ihre Stärken auf den Punkt zu bringen. Lernen Sie keine Antworten auswendig, denn das wirkt selten überzeugend. Sie fahren am besten, wenn Sie sich offen auf das Gespräch einlassen und authentisch auftreten.

Die Ausbildung für Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei

Haben Sie das Auswahlverfahren erfolgreich gemeistert und hat es mit einer Zusage geklappt, werden Sie schon bald als Azubi eingestellt. Die Ausbildung für Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei dauert drei Jahre und wird im dualen System durchgeführt. Dabei lernen Sie die Theorie in der Berufsschule.

Die praktischen Inhalte eignen Sie sich während Ihrer Mitarbeit im Polizeipräsidium oder der Polizeidirektion an. Hier sind Sie ins Team eingebunden und unterstützen Ihre Kollegen bei den Abläufen. Sie sind aber nicht nur in einem Bereich tätig, sondern durchlaufen verschiedene Abteilungen der Behörde. In einigen Bundesländern absolvieren Sie außerdem ein Praktikum in einer weiteren Polizeibehörde. Dadurch lernen Sie zusätzliche Aufgabenbereiche kennen und sammeln gleichzeitig praktische Erfahrung.

Nach der halben Ausbildungszeit findet eine Zwischenprüfung statt. Am Ende folgt die Abschlussprüfung. Danach können Sie als Verwaltungsfachangestellte/r bei der Polizei durchstarte. Und wenn Sie möchten, können Sie später noch eine Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt dranhängen.

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Wer schreibt hier?

Mein Name ist Ömer Bekar. Wir erstellen seit 2006 mit meinem Unternehmen Vorbereitungskurse für Einstellungstests und konzipieren auch für Behörden und Unternehmen Online-Eignungstests sowie Bewerbungsauswahlverfahren. Wir möchten mit dieser Seite Menschen helfen, die sich auf den schwierigen Einstellungstest des Verwaltungsfach-Angestellten vorbereiten möchten. Gibt es, was Dich besonders interessiert, worüber ich schreiben sollte? Schreibe mir an oemer.bekar [at] stadtverwaltungstest.de.

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