Verwaltungstest: Ablauf, Testinhalte und mögliche Fallstricke

Auch wenn es Unterschiede gibt, ist der Ablauf vom Verwaltungstest im Großen und Ganzen ähnlich.

Der öffentliche Dienst erfreut sich als Arbeitgeber sehr großer Beliebtheit. Denn er bietet vielseitige Tätigkeiten, sichere Arbeitsplätze, gute Karriere-Chancen und eine attraktive Vergütung. Doch die Anzahl an Ausbildungsplätzen und freien Stellen ist begrenzt. Um aus der Vielzahl an Bewerbern die richtigen Kandidaten herauszufiltern, führen so gut wie alle Ämter und Behörden einen Einstellungstest durch. Wir haben für Sie zusammengefasst, wie der Verwaltungstest abläuft. Außerdem verraten wir Ihnen, welche Fehler Sie nicht machen sollten.

Mit rund 4,9 Millionen Beschäftigten gehört der öffentliche Dienst zu den größten Arbeitgebern in Deutschland. Dabei sind gut die Hälfte der Beschäftigten auf Landesebene tätig. Etwa ein Drittel arbeitet auf kommunaler Ebene. Dazu kommen die Beschäftigten auf Bundesebene und in den Sozialversicherungen.

Gut 60 Prozent sind Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, also Angestellte im öffentlichen Dienst. Etwa ein Drittel machen Beamte und Beamtinnen sowie Richter aus. Der Rest sind Soldaten.

Über eine mangelnde Nachfrage kann sich der öffentliche Dienst nicht beklagen. Es gibt alljährlich sehr viele Bewerber, die gerne als Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungsfachwirt oder Kaufmann für Büromanagement arbeiten möchten. Allerdings können die Behörden natürlich nicht jeden Bewerber einstellen.

Bevor Sie Ihre berufliche Karriere in der Verwaltung antreten können, müssen Sie deshalb zunächst einmal den Verwaltungstest meistern. Und was im Eignungsauswahlverfahren auf Sie zukommt, erklären wir Ihnen jetzt.

So läuft der Verwaltungstest ab

Einen einheitlichen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte gibt es nicht. Vielmehr setzt jede Behörde ihr eigenes Auswahlverfahren ein. Bei der Polizei ist der Test anders gestaltet als zum Beispiel bei einer Bundesbehörde, einer Gemeindeverwaltung oder einem kirchlichen Träger.

Und selbst innerhalb einer Behörde kann es Unterschiede geben. Hier kommt es darauf an, ob Sie sich für den technischen oder den nicht-technischen Verwaltungsdienst bewerben. Genauso spielt eine Rolle, ob Sie eine Ausbildung absolvieren möchten oder ob es um einen Job als erfahrener Verwaltungswirt geht.

Trotzdem ist das Prinzip hinter dem Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte überall gleich. Auch die Aufgabenarten sind ziemlich ähnlich. Denn so wie es beim Vorstellungsgespräch klassische Fragen gibt, die üblicherweise gestellt werden, gibt es auch im Auswahltest ganz typische Aufgaben.

Der Verwaltungstest selbst gliedert sich in zwei Teile. Den Anfang macht eine schriftliche Eignungsprüfung. Danach folgt ein praktischer Abschnitt, der nur aus einem persönlichen Gespräch bestehen oder ein Assessment-Center umfassen kann.

Der schriftliche Teil vom Verwaltungstest

Der Einstellungstest der Verwaltung beginnt mit einer schriftlichen Prüfung. Zusammen mit Ihren Mitbewerbern finden Sie sich dafür in einem Prüfungsraum ein. Inzwischen finden die Tests überwiegend computergestützt statt. Deshalb ist der Prüfungsraum meist mit vielen PC-Arbeitsplätzen ausgestattet. Fragebögen auf Papier sind selten geworden.

Haben alle Teilnehmer Ihren Platz gefunden, folgt die Begrüßung. Die Prüfer heißen Sie willkommen und erklären, wie der Eignungstest ablaufen wird. Haben Sie etwas nicht richtig verstanden, können und sollten Sie ruhig nachfragen.

Nach der Einweisung geht es auch schon los. Sie lösen nun Aufgaben, Fragen und Übungen aus verschiedenen Bereichen. Dazu gehören:

Je nach Testverfahren absolvieren Sie die ganze Prüfung an einem Stück oder aufgeteilt in mehrere Abschnitte mit Pausen dazwischen.

Wie es nach dem schriftlichen Test weitergeht, ist verschieden. Einige Behörden werten die Ergebnisse gleich aus und teilen Ihnen mit, ob Sie nach wie vor im Rennen sind. Bei anderen Behörden erfahren Sie erst später, wie Sie abgeschnitten haben. Jedenfalls brauchen Sie etwas Geduld. Der mündliche Teil vom Verwaltungstest findet nämlich meist an einem anderen Termin statt.

Die mündliche Prüfung beim Verwaltungstest

Haben Sie im schriftlichen Verwaltungstest ausreichend gute Ergebnisse erzielt, lädt Sie die Behörde zum mündlichen Teil ein. Dieser beinhaltet immer ein Einzelgespräch. Das Interview ist unterm Strich ein klassisches Vorstellungsgespräch.

Je nach Behörde und angestrebter Laufbahn kann dann noch ein Assessment-Center dazukommen. Hier stehen meist Gruppenaufgaben, eine Gruppendiskussion, ein kurzer Vortrag oder ein Rollenspiel auf dem Programm.

Haben Sie auch den mündlichen Teil geschafft, ist erneut Geduld gefragt. Haben alle Bewerber das Auswahlverfahren durchlaufen, wertet die Behörde die Ergebnisse aus. Sie erhalten daraufhin Post. Und in dem Schreiben steht, ob Sie sich über eine Zusage freuen können.

Gibt es auch einen Sporttest?

Tatsächlich gehört bei einigen Arbeitgebern des öffentlichen Dienstes auch ein Sporttest zum Eignungsauswahlverfahren. Das gilt zum Beispiel für die Polizei und die Bundespolizei, die Bundeswehr, den Zoll und die Feuerwehr. Allerdings betrifft das den Vollzugsdienst und bei der Bundeswehr die militärischen Laufbahnen.

Möchten Sie in Zivil einen klassischen Bürojob übernehmen, spielt Ihre körperliche Fitness für den Beruf eine untergeordnete Rolle. Der typische Beamtentest beinhaltet deshalb keine Sport-Prüfung.

Die möglichen Stolpersteine beim Verwaltungstest

Angehende Verwaltungsfachangestellte haben ganz schön viel Konkurrenz. Oft gibt es sehr viel mehr Bewerber als freie Stellen. Deshalb reicht es manchmal nicht aus, den Verwaltungstest nur irgendwie zu bestehen. Stattdessen müssen Sie auf ganzer Linie überzeugen. Und damit das klappt, sollten Sie folgende Fehler vermeiden:

Zu wenig Vorbereitung

Auf den Verwaltungstest können Sie sich sehr gut vorbereiten. Tatsächlich sollten Sie auch nicht auf ein gezieltes Testtraining verzichten. Denn ohne Vorbereitung wird es schwer, gute Leistungen zu erreichen.

Am besten trainieren Sie mit Übungsaufgaben. Auf diese Weise lernen Sie die Aufgaben-Typen kennen, die im Einstellungstest vorkommen. Sie können sich in aller Ruhe mit den Testfragen auseinandersetzen, das Prinzip dahinter verstehen und sich eine Taktik zum Lösen aneignen. Das ist wichtig, weil Sie im Verwaltungstest keine Zeit haben werden, die Übungen an sich zu durchschauen.

Mithilfe von Übungsaufgaben vertiefen Sie außerdem Ihr Wissen. Gleichzeitig finden Sie heraus, in welchen Bereichen Sie schon gut sind und welche Themen Sie noch etwas intensiver üben sollten.

Wir haben Testaufgaben zu allen Abschnitten und Themenfeldern vom Verwaltungstest für Sie vorbereitet. Auf den Internetseiten einiger Behörden und großer Unternehmen gibt es ebenfalls Tests zum Üben. Auch Bücher rund um Einstellungstests können sehr hilfreich sein.

Wichtig ist, dass Sie rechtzeitig mit der Vorbereitung beginnen. Denn die Themen und Aufgaben-Typen sind vielfältig. Andererseits werden Sie vermutlich weder Zeit noch Lust haben, jeden Tag stundenlang zu trainieren. Je früher Sie anfangen, desto kleiner können Sie die Lerneinheiten gestalten. Und trotz Pausen bleibt genug Zeit für Wiederholungen.

Nicht genug Infos über den Beruf

Sie sollten sich Gedanken dazu machen, warum Sie in der Verwaltung arbeiten möchten und weshalb es ausgerechnet diese Behörde werden soll.

Im schriftlichen Teil vom Einstellungstest werden ein paar Fragen gestellt, die sich auf Fachwissen zum Verwaltungswesen beziehen. Diese Testfragen werden zwar nicht ins Detail gehen. Stattdessen wird es bei Inhalten bleiben, die Sie mit Ihrem Allgemeinwissen abdecken können.

Setzen Sie sich deshalb mit dem Beruf und dem Arbeitgeber auseinander. Informieren Sie sich über die Organisation und über typische Aufgaben. Überlegen Sie sich außerdem, welche Kenntnisse und Fähigkeiten besonders wichtig sind und inwiefern Sie solche Kompetenzen einbringen können.

Den Zeitdruck unterschätzen

Ein Einstellungstest ist so gestaltet, dass es kaum möglich ist, alle Aufgaben in der begrenzten Zeit zu schaffen. Es ist durchaus beabsichtigt, Sie zusätzlich unter Druck zu setzen. Auf diese Weise möchte die Behörde nämlich ermitteln, ob Sie trotz Stress und Anspannung konzentriert bleiben und systematisch vorgehen.

Wichtig ist deshalb zum einen, dass Sie ruhig bleiben und sich nicht aus dem Konzept bringen lassen. Behalten Sie die Uhr im Blick, aber arbeiten Sie die Aufgaben aufmerksam durch. Die Fragen, die Sie beantworten, sollten Sie richtig lösen.

Zum anderen sollten Sie sich mit dem Zeitdruck vertraut machen. Setzen Sie sich dazu ein Limit, wenn Sie für den Verwaltungstest üben. So entwickeln Sie ein Gespür für die verfügbare Zeit und können gezielt an Ihrem Arbeitstempo arbeiten.

Testfragen auslassen

Im Verwaltungstest sind fast alle Testfragen sogenannte Auswahlfragen. Nur wenige Übungen sehen offene Fragen vor. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn es um kreative Wortfindung oder das Entwerfen von Figuren geht.

Auswahlfragen heißen auch Multiple-Choice-Aufgaben und kennzeichnen sich dadurch, dass Sie zu jeder Frage mehrere Antwortmöglichkeiten sehen. In aller Regel ist davon nur eine Lösung richtig. Diese Lösung müssen Sie erkennen und ankreuzen. Sollten mehrere Antworten stimmen, weist Sie die Aufgabenstellung darauf hin.

Nun kann es natürlich sein, dass Sie eine Frage trotz vorgegebener Lösungsvorschläge nicht beantworten können. Dann sollten Sie raten. Vielleicht haben Sie Glück und tippen richtig. Wenn nicht, liegen Sie halt daneben. Doch wenn Sie gar nichts ankreuzen, bekommen Sie auch keine Punkte.

Außerdem macht es keinen Sinn, ewig über einer Frage zu grübeln, wenn Sie die Antwort nicht wissen. So vertrödeln Sie nur unnötig Zeit, die Sie woanders besser nutzen können.

Kein höfliches Benehmen

Verwaltungsfachangestellte sind ein Stück weit Dienstleister. Ein höfliches und sachliches Auftreten ist Pflicht, selbst wenn Bürger oder Unternehmen genervt in die Behörde kommen oder mit Entscheidungen nicht einverstanden sind.

Im Auswahlverfahren sind die Mitbewerber zwar Ihre Konkurrenten. Trotzdem sollten Sie andere nicht wie Gegner behandeln, sondern sich als Team verstehen.

Bleiben Sie fair, verhalten Sie sich respektvoll und zeigen Sie sich kommunikativ. Behalten Sie im Hinterkopf, dass die Prüfer die ganze Zeit über ein Auge auf Sie haben. Das gilt auch in den Pausen. Die Bewertung endet erst, wenn Sie nach dem Test außer Sichtweite sind.

Unglückliches Outfit

Es ist nicht notwendig, dass Sie für die Teilnahme am Verwaltungstest Ihren besten Sonntagsanzug aus dem Schrank holen. Das wäre zu viel des Guten. Aber ein allzu lässiges Outfit mit schlabbrigen Jeans und ausgeleiertem T-Shirt ist auch nicht angemessen.

In Ihrer Kleidung sollten Sie sich wohl und sicher fühlen. Gleichzeitig sollten Sie bedenken, dass nicht nur die reinen Testergebnisse zählen. Stattdessen entscheidet am Ende der Gesamteindruck. Stellen Sie deshalb ein Outfit zusammen, das Sie so auch im Büro tragen würden. Schließlich wäre es schade, wenn Sie Ihre Kleiderwahl wertvolle Punkte kostet.

Bewerbung nur bei einer Behörde

Gut möglich, dass Sie eine bestimmte Behörde haben, bei der Sie unbedingt arbeiten möchten. Trotzdem sollten Sie sich nicht auf einen Arbeitgeber versteifen. Bewerben Sie sich lieber bei verschiedenen Ämtern und Behörden.

Auf diese Weise halten Sie sich mehrere Möglichkeiten offen. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie viel ruhiger und entspannter am Verwaltungstest teilnehmen können. Denn Sie wissen, dass Sie mehrere Eisen im Feuer haben. Außerdem sammeln Sie mit jeder Testteilnahme wichtige Erfahrung, die Ihnen beim nächsten Eignungstest zugutekommen wird.

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