Es gibt zwar keinen einheitlichen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte, doch das Muster hinter den Auswahlverfahren ist gleich.
In der öffentlichen Verwaltung ist es üblich, Bewerber durch einen Einstellungstest oder ein Assessment-Center auszuwählen. Der Test soll der Behörde einen Überblick über Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten liefern. Außerdem soll er ermitteln und einordnen, wie gut Sie für den Verwaltungsdienst geeignet sind. Und damit der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte die gewünschten Erkenntnisse liefert, basiert er auf einem bestimmten Muster.
Muster Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte
Es gibt viele gute Gründe, die für den öffentlichen Dienst als Arbeitgeber sprechen. Dazu gehören ein sehr breit gefächertes Aufgabenfeld, sichere Arbeitsplätze, vielfältige Karriere- und Aufstiegschancen, eine attraktive Vergütung und einiges mehr.
Doch obwohl sich die öffentliche Verwaltung in verschiedene Ebenen gliedert, ein weites Spektrum abdeckt und viele engagierte Mitarbeiter braucht, ist die Anzahl an Arbeits- und Ausbildungsplätzen begrenzt. Um die richtigen Bewerber auszuwählen und dabei eine objektive Entscheidung zu treffen, setzen die Behörden standardisierte Eignungsauswahlverfahren ein.
Möchten Sie sich die Chance auf eine Zusage sichern, müssen Sie also den Verwaltungstest bestehen. Doch wie läuft der Test ab? Welche Inhalte hat er? Und gibt es so etwas wie einen Muster-Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte? Solche Fragen klären wir in diesem Beitrag.
Warum gibt es einen Einstellungstest in der Verwaltung?
Ämter, Behörden, Ministerien und andere öffentliche Institutionen arbeiten aus mehreren Gründen mit Auswahlverfahren. Zu den Hauptgründen gehört, dass die Eignungsprüfung einen umfangreichen Überblick über Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten verschafft.
Aufgaben aus verschiedenen Bereichen bringen ans Licht, was Sie gut können und womit Sie sich schwerer tun. Die Zusammenstellung aus unterschiedlichen Aufgabenarten zeigt, ob Sie sich zügig an wechselnde Situationen anpassen können und trotz Leistungs- und Zeitdruck konzentriert vorgehen.
Hinzu kommt, dass die Beurteilung fair und objektiv ist. Alle Bewerber durchlaufen das Verfahren unter identischen Bedingungen und mit den gleichen Testfragen. Die Prüfung wird meist computergestützt durchgeführt und auch ausgewertet. Anders als bei einem reinen Vorstellungsgespräch spielt die zwischenmenschliche Komponente deshalb kaum eine Rolle.
Im öffentlichen Dienst ist Chancengleichheit eine wesentliche Leitlinie. Mit dem Auswahlverfahren ist das erfüllt. Denn jeder Bewerber hat die Chance, mit guten Leistungen zu punkten. Dabei werden die Testergebnisse nach einer vorher festgelegten Wertungsskala erfasst. Dadurch können die Leistungen nicht nur gemessen, sondern auch verglichen werden.
Nach welchem Muster läuft der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte ab?
Die Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst sind standardisiert. Trotzdem gibt es nicht nur einen einzigen, einheitlichen Eignungstest für Verwaltungsangestellte. Denn ein Einstellungstest berücksichtigt immer auch die Tätigkeit, um die es geht.
Bewerben Sie sich zum Beispiel in der Gemeindeverwaltung, sind die Schwerpunkte etwas anders als in einem Landesamt oder bei einer Bundesbehörde. Außerdem macht es einen Unterschied, ob Sie eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r anstreben oder sich um einen Studienplatz als Diplomverwaltungswirt bewerben. Ebenso spielt eine Rolle, ob Sie eine Beamtenlaufbahn einschlagen möchten.
Doch trotz inhaltlicher Unterschiede ist der Ablauf ziemlich gleich. Den Anfang macht die Vorauswahl. Dabei schaut sich die Behörde die Bewerbungen an und prüft zum einen, ob die formalen Voraussetzungen für eine Einstellung erfüllt sind. Zum anderen achtet sie auf den Eindruck, den Ihre Bewerbung vermittelt.
Konnten Sie mit Ihrer Bewerbung überzeugen, bekommen Sie eine Einladung zur Teilnahme am schriftlichen Einstellungstest. Dieser Test findet entweder direkt bei der Behörde, im Testzentrum eines Dienstleisters oder online statt. Bei einem Online-Test lösen Sie die Fragen und Aufgaben von daheim aus an Ihrem Rechner.
Wenn alle Bewerber den Verwaltungstest abgelegt haben, wertet die Behörde die Ergebnisse aus und erstellt auf dieser Basis eine Rangliste. Die Bewerber, die eine bestimmte Platzierung in der Rangliste geschafft haben, kommen in die nächste Runde.
Im mündlichen Teil der Eignungsprüfung steht das Vorstellungsgespräch im Mittelpunkt. Nun möchte die Behörde Sie persönlich kennenlernen und ihr Bild von Ihnen vervollständigen. Je nach Behörde und Position kann das Vorstellungsgespräch dann noch durch Gruppenaufgaben, Diskussionsrunden, Rollenspiele oder einen Kurzvortag ergänzt werden.
Ist das gesamte Verfahren abgeschlossen, steht die endgültige Rangliste fest. Haben Sie so gut abgeschnitten, dass Sie auf einem der vorderen Plätze stehen, können Sie sich über eine Zusage freuen.
Welche Inhalte hat der Auswahltest?
Der Einstellungstest soll Ihre fachliche und persönliche Eignung für den Beruf feststellen und beurteilen. Besonderes Fachwissen, das sich speziell auf das Verwaltungswesen und das Büromanagement bezieht, fragt der Test aber nicht ab. Als Bewerber können Sie solche Inhalte oft noch gar nicht parat haben.
Das ist dann auch der Grund, warum die Tests sehr ähnlich sind. Es ist wie beim Vorstellungsgespräch: Damit der Personalverantwortliche an die Informationen gelangt, die er braucht und wissen möchte, stellt er bestimmte Fragen. Die Formulierungen können zwar verschieden sein. Doch die Fragen zielen auf den gleichen Zweck ab.
Und so wie es beim Vorstellungsgespräch gewisse Standard-Fragen gibt, gibt es auch im Eignungstest bestimmte Aufgaben und Übungen, die so gut wie immer auftauchen. Inhaltlich lassen sich die Testfragen in fünf große Bereiche einteilen:
Sprache
Einen der großen Schwerpunkte im Verwaltungstest bildet die deutsche Sprache. Denn im Verwaltungsalltag ist sie ein zentrales Werkzeug. Wenn Sie Bürgern Auskünfte erteilen, Anträge bearbeiten, Bescheide erstellen, Akten führen oder Gesetze und Vorschriften lesen, müssen Sie sicher und fehlerfrei mit der deutschen Sprache umgehen können.
Die Aufgaben im Test prüfen Dinge wie Rechtschreibung, Grammatik und Wortschatz. Andere Übungen befassen sich mit dem Textverständnis und dem Ausdrucksvermögen. Manchmal schreiben Sie auch ein Diktat oder einen kurzen Aufsatz.
Ihre Englischkenntnisse können ebenfalls überprüft werden. Immerhin ist Deutschland Mitglied der EU und Richtlinien, Gesetze und Vorschriften aus Brüssel sind in aller Regel auf Englisch verfasst. Hinzu kommt, dass Sie je nach Position auch mit ausländischen Behörden und Dienststellen zusammenarbeiten. Und nicht zuletzt gehören zumindest Grundkenntnisse in Englisch ein Stück weit zur Allgemeinbildung.
Mathematik
Wenn Sie in der öffentlichen Verwaltung arbeiten, müssen Sie nicht nur mit Worten, sondern auch mit Zahlen umgehen können. Rechnungen, Abgabenbescheide, Fördermittel und Haushaltspläne gehören zum Tagesgeschäft dazu. Und selbst im Alltag führt an Mathe kaum ein Weg vorbei.
Als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachwirt rechnen Sie Abgaben, Leistungen oder Fördermittel zwar nicht im Kopf aus. Trotzdem sollten die Grundlagen sitzen. Der Einstellungstest befasst sich mit solchen Grundlagen. Die Grundrechenarten, der Dreisatz, Bruchrechnen, die Prozentrechnung, Geometrie oder Textaufgaben sind typische Inhalte von Testfragen. Auch Schätzaufgaben, Kettenrechnungen oder Formeln und Einheiten sind häufig Thema.
Allgemeinbildung und Fachwissen
Fragen aus der Kategorie Allgemeinwissen vermitteln der Behörde einerseits einen Eindruck von Ihrer generellen Bildung. Andererseits kann die Behörde schlussfolgern, ob Sie vielseitig interessiert sind und die Geschehnisse in Ihrem Umfeld verfolgen. Für die Behörde sind solche Erkenntnisse sehr interessant. Denn sie vermutet, dass jemand, der offen ist und seinen Horizont stetig erweitert, auch im Beruf aufgeschlossen und lernbereit sein wird.
Im Einstellungstest kann die Allgemeinbildung ein weites Feld abdecken. Landeskunde, Politik und Geschichte sind fast schon Klassiker. Weitere Testfragen können so ziemlich alle Themenfelder von Technik und Physik über Sport bis hin zu Kunst und Kultur behandeln.
Möglich ist auch, dass der Test Fachwissen überprüft. Dann geht es zum Beispiel um Fachbegriffe, typische Verwaltungsvorgänge oder Organisationsstrukturen. Die Fragen gehen aber nicht tief ins Detail. Die Behörde will hauptsächlich in Erfahrung bringen, wie groß Ihr Interesse an einem Verwaltungsberuf tatsächlich ist.
Logisches Denken
Im Verwaltungsalltag erfassen Sie Inhalte, verbinden sie mit rechtlichen Vorgaben und treffen auf dieser Grundlage Entscheidungen. Voraussetzung dafür wiederum ist, dass Sie Muster durchschauen, Zusammenhänge herstellen, schlussfolgern und logisch richtig weiterdenken können.
Im Einstellungstest kommen in diesem Bereich Übungen mit sprachlichen, numerischen und visuellen Inhalten vor. Bei einigen Aufgaben geht es auch nicht nur um Logik, sondern ebenso um abstraktes Denken, räumliches Verständnis und Kreativität. Gängige Aufgabentypen sind zum Beispiel Buchstaben- und Zahlenreihen, Matrizen, Analogien und Würfelaufgaben. Auch Faltvorlagen, Fehlerbilder, Flussdiagramme oder Sprachsysteme sind beliebt.
Die Aufgaben rund um die Logik im Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte sind immer nach einem bestimmten Muster aufgebaut. Haben Sie dieses Schema einmal erkannt und verstanden, sind die Testfragen gar nicht mehr so schwierig. Doch das heißt im Umkehrschluss, dass Sie als Vorbereitung auf den Test mit Beispielen üben sollten. Denn in der Prüfung selbst bleibt Ihnen keine Zeit, um in Ruhe zu analysieren, was wohl gemeint sein könnte.
Leistungsfähigkeit
Ein Test Ihrer Leistungsfähigkeit macht die Inhalte komplett. Dabei beinhaltet die Leistungsfähigkeit zum einen Ihren Umgang mit Zeit- und Leistungsdruck und zum anderen ihre Arbeitsweise.
Die Fragen und Übungen drehen sich um Aspekte wie Konzentration, Orientierung, Merkfähigkeit und Bearbeitungstempo. So müssen Sie zum Beispiel Tabellen auf Fehler überprüfen, sich Steckbriefe oder einen Stadtplan merken, Bausteine erkennen, Wörter puzzeln oder Slogans entwerfen.
Besonders schwierig sind die Aufgaben nicht. Die eigentliche Herausforderung ist, dass sie für recht viele Fragen nur sehr wenig Zeit haben. Sie müssen sich also gut konzentrieren, sollten systematisch vorgehen und versuchen, Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Auch an dieser Stelle macht sich ein gezieltes Testtraining bezahlt.
Fazit: Muster ermöglichen, sich auf den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte vorzubereiten
In der öffentlichen Verwaltung ist so gut wie alles klar geregelt. Für die einzelnen Vorgänge und Abläufe gibt es verbindliche Richtlinien. Es steht fest, welches Ressort wofür zuständig ist und wie viele Mitarbeiter in einer Abteilung tätig sind. Freie Stellen werden ausgeschrieben und wenn die Bewerbungsfrist vorbei ist, startet das vorher definierte Auswahlverfahren.
Auch der eigentliche Verwaltungstest beruht auf Standards. Natürlich können Sie vorher nicht wissen, welche Inhalte die Testfragen haben werden. Aber das macht nichts. Denn das Testverfahren arbeitet mit bestimmten Aufgabentypen.
Es ist wie bei Matheaufgaben. Wenn Sie Mathe üben, lernen Sie auch nicht die Zahlen oder Werte einer Aufgabe auswendig, sondern konzentrieren sich auf die Formel und den Rechenweg. Das gleiche Prinzip gilt für den Test.
Nutzen Sie also die Möglichkeit, Beispiele und Übungsaufgaben zu bearbeiten. So schaffen Sie die Basis, um beim Eignungstest erfolgreich abzuschneiden. Muster zum Üben und natürlich auch ausführliche Infos und Tipps rund um den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte haben wir für Sie vorbereitet.
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