Für einen souveränen Auftritt ist eine gute Vorbereitung auf den Test zum Verwaltungswirt sehr wichtig.
Eine Einladung für den Test zum Verwaltungswirt ist ein gutes Zeichen. Offensichtlich hat die Behörde Interesse daran, Sie näher kennenzulernen. Außerdem kommen Sie grundsätzlich für eine Einstellung in Frage. Andernfalls hätte Sie die Behörde nicht eingeladen. Nun gilt es, den positiven Eindruck aus der Bewerbung zu bestätigen und mit guten Leistungen zu überzeugen. Doch wie läuft das Auswahlverfahren ab? Wo lauern Fallstricke? Worauf sollten Sie achten? Und gibt es eigentlich einen Unterschied zwischen dem Verwaltungswirt und dem Verwaltungsfachwirt?
Test zum Verwaltungswirt
Arbeitsplätze im öffentlichen Dienst sind sehr beliebt. Schließlich handelt es sich um sichere Jobs, die ordentlich bezahlt sind, faire Arbeitszeiten haben und gute Perspektiven für die Karriere eröffnen. Deshalb ist es auch kein Wunder, dass die Resonanz auf ausgeschriebene Stellen groß ist.
Um eine Auswahl zutreffen und gleichzeitig die Eignung eines Bewerbers für den Beruf zu beurteilen, setzen Behörden Einstellungstests ein. Haben Sie viele Mitbewerber, sind gute Leistungen im Auswahlverfahren besonders wichtig. Denn mitunter reicht es nicht aus, wenn Sie den Test zum Verwaltungswirt nur bestehen. Stattdessen müssen Sie zu den Besten gehören, um sich die Chance auf eine Zusage zu bewahren.
Zuerst eine Einordnung der Berufsbezeichnungen
Wenn Sie sich mit Berufsbildern in der Verwaltung beschäftigen, werden Ihnen verschiedene Bezeichnungen begegnen. So gibt es den Verwaltungswirt, den Diplomverwaltungswirt und den Verwaltungsfachwirt. Bevor wir uns das Auswahlverfahren anschauen, ordnen wir deshalb erst einmal die Berufsbezeichnungen ein.
Verwaltungswirt
Der Verwaltungswirt ist ein Beamter im mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst. Er kann in praktisch allen Behörden, Ämtern und Dienststellen der öffentlichen Verwaltung tätig werden, auf Bundesebene genauso wie in einer Landesverwaltung oder einer Kommunalverwaltung.
Zu seinen Aufgaben gehören klassische Büro- und Verwaltungsarbeiten. So bearbeitet der Verwaltungswirt zum Beispiel Anträge, führt Akten und erledigt den Schriftverkehr. Er erteilt Bürgern Auskünfte und unterstützt Unternehmen bei administrativen Anliegen. Auch für die interne Organisation kann er zuständig sein, beispielsweise im Bereich der Personalverwaltung oder des Haushaltswesens.
Weil die Beamten-Laufbahnen in den Verordnungen des Bundes und der Bundesländer geregelt sind, dauert die Ausbildung zum Verwaltungswirt je nach Fachrichtung und Land zwischen zwei und drei Jahren. Dabei bildet die Ausbildung gleichzeitig den Vorbereitungsdienst. In dieser Zeit sind Sie Beamtenanwärter. Haben Sie die Ausbildung abgeschlossen und die Laufbahnprüfung erfolgreich abgelegt, verwandelt sich Ihr Status in einen Beamten auf Probe.
Diplomverwaltungswirt
Auch der Diplomverwaltungswirt ist ein Beamter und kann in Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden tätig werden. Anders als der Verwaltungswirt ist der Diplomverwaltungswirt aber im gehobenen Dienst tätig.
Er kümmert sich um anspruchsvolle Aufgaben im Bereich der Sachbearbeitung. Außerdem übernimmt der Diplomverwaltungswirt oft eine Führungsposition. Er trifft zum Beispiel Verwaltungsentscheidungen, wirkt an Projekten mit und kontrolliert, ob Vorschriften eingehalten werden. Auch allgemeine Verwaltungsarbeiten gehören zum seinem Aufgabenbereich. Als Vorgesetzter leitet der Diplomverwaltungswirt Mitarbeiter an und organisiert die Abläufe in seinem Referat.
Der Vorbereitungsdienst dauert meist drei Jahre und beinhaltet ein Bachelorstudium, das dual aufgebaut ist. Die theoretischen Studienzeiten finden an einer Fachhochschule für Verwaltung statt. Dazwischen gibt es praktische Abschnitte mit Praktika in der Ausbildungsbehörde und mehreren anderen Behörden oder Dienststellen. Auf diese Weise lernen Sie Ihr späteres Arbeitsumfeld kennen und sammeln erste Berufserfahrung.
Das Studium schließen Sie mit dem akademischen Grad Bachelor und der Laufbahnprüfung für den gehobenen Dienst ab.
Verwaltungsfachwirt
Während der Verwaltungswirt und der Diplomverwaltungswirt eigenständige Berufe sind, die Sie im Rahmen einer Ausbildung oder eines Studiums erlernen, handelt es sich beim Verwaltungsfachwirt um einen Weiterbildungsberuf. Der Verwaltungsfachwirt ist kein Beamter, sondern ein leitender Angestellter im öffentlichen Dienst. Er übernimmt ähnliche Aufgaben und Tätigkeiten wie der Diplomverwaltungswirt.
Damit Sie Verwaltungsfachwirt werden können, brauchen Sie zunächst eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf. Das kann zum Beispiel der Verwaltungsfachangestellte oder die Kauffrau für Büromanagement sein. Außerdem müssen Sie ein paar Jahre lang Berufspraxis gesammelt haben. Anschließend können Sie eine Weiterbildung absolvieren, durch die Sie sich, ähnlich wie der Meister im Handwerk, zum Verwaltungsfachwirt qualifizieren.
Der Test zum Verwaltungswirt
So gut wie alle Behörden setzen Eignungsauswahlverfahren ein, um geeignete Nachwuchskräfte zu finden. Der genaue Ablauf unterscheidet sich zwar von Behörde zu Behörde. Doch der Aufbau und die Inhalte sind sehr ähnlich.
Das Auswahlverfahren beginnt mit der Vorauswahl. Denn nicht jeder Bewerber wird zum Einstellungstest eingeladen. Vielmehr prüft die Behörde die Bewerbung. Dabei achtet sie zum einen darauf, ob die Unterlagen vollständig und die formalen Kriterien für eine Einstellung erfüllt sind. Zum anderen spielt der Eindruck, den die Bewerbung vermittelt, eine Rolle.
Konnten Sie die Behörde mit einer aussagekräftigen und ansprechenden Bewerbung davon überzeugen, dass Sie ein geeigneter Kandidat sind, bekommen Sie eine Einladung zum Auswahltest.
Der schriftliche Test zum Verwaltungswirt
Der Einstellungstest der Verwaltung findet entweder computergestützt oder schriftlich auf Papier statt. Eine Kombination aus beidem ist ebenso möglich. Inzwischen setzen immer mehr Behörden auch einen Online-Test ein. In diesem Fall kommen Sie nicht in die Räume der Verwaltung, sondern absolvieren den Test von daheim aus an Ihrem eigenen Computer.
Der Verwaltungstest überprüft grundlegende Kompetenzen und Eigenschaften, die Sie für eine Tätigkeit im Verwaltungswesen brauchen. Zu den üblichen Wissensgebieten gehören deshalb vor allem folgende Testfelder:
- sprachliche Kompetenzen mit Rechtschreibung, Grammatik, Wortschatz und Ausdrucksvermögen auf Deutsch und teils in Englisch
- Mathematik
- Allgemeinbildung und Fachwissen
- logisches, abstraktes und visuelles Denkvermögen
- Konzentrationsvermögen und Merkfähigkeit
Der Großteil aller Aufgaben und Übungen im Test zum Verwaltungswirt sind Auswahlfragen. Sie werden auch Multiple-Choice-Aufgaben genannt. Dabei werden zu jeder Frage mehrere Antwortmöglichkeiten genannt. Aus den vorgegebenen Antworten müssen Sie die richtige Lösung auswählen. Und in aller Regel stimmt auch nur eine Antwort. Sollten ausnahmsweise mehrere Lösungen gefragt sein, finden Sie einen entsprechenden Hinweis in der Aufgabenstellung.
Wie umfangreich der Verwaltungstest ausfällt, variiert je nach Behörde und Laufbahn. Meist bewegt er sich in einem Rahmen zwischen zwei und vier Stunden. Nähere Angaben zur Dauer stehen aber in der Einladung.
Die mündliche Eignungsprüfung
Haben Sie erfolgreich am schriftlichen Test zum Verwaltungswirt teilgenommen, folgt einige Zeit später der mündliche Prüfungsteil. Die Pause dazwischen nutzt die Behörde, um die Testergebnisse auszuwerten und miteinander zu vergleichen. Denn oft kommen nur die Bewerber in die nächste Runde, die im Beamtentest gute Leistungen erzielt haben.
Die mündliche Prüfung findet vor Ort statt. Haben Sie zuvor einen Online-Test absolviert, beginnt sie manchmal mit einem weiteren, kürzeren Eignungstest. Dieser sogenannte Re-Test soll sicherstellen, dass Sie beim Online-Test nicht geschummelt haben.
Ansonsten beinhaltet der mündliche Teil des Auswahlverfahrens immer ein Einzelgespräch. Das Gespräch ist ein klassisches Vorstellungsgespräch. Die Behörde möchte Sie als Person kennenlernen und ihr bisheriges Bild vervollständigen. Im Wesentlichen geht es im Bewerbungsgespräch um die Frage, warum Sie Verwaltungswirt werden wollen, wieso Sie sich ausgerechnet für diese Behörde und Fachrichtung entschieden haben und was Sie für den Beruf mitbringen.
Das Einzelgespräch kann um Aufgaben aus dem Assessment-Center ergänzt werden. Dabei kann es sich um Gruppenaufgaben, eine Diskussionsrunde, Rollenspiele oder einen Kurzvortrag handeln. Möchten Sie eine Beamten-Laufbahn einschlagen, gehört außerdem eine ärztliche Untersuchung zu den Einstellungsvoraussetzungen.
Die 6 größten Stolpersteine beim Test zum Verwaltungswirt
Zunächst einmal sollten Sie den Einstellungstest nicht als lästiges Übel, sondern als gute Chance verstehen. Der Test zum Verwaltungswirt eröffnet Ihnen die Gelegenheit, unter Beweis zu stellen, was Sie können. Und gerade die vielen verschiedenen Wissensgebiete machen es einfacher, Lücken in Bereichen auszugleichen, die Ihnen weniger gut liegen.
Trotzdem ist der Eignungstest natürlich eine Herausforderung. Zumal von seinem Ergebnis abhängt, ob Sie Ihrem Berufswunsch ein ganzes Stück näherkommen. Hilfreich ist deshalb, wenn Sie wissen, wo die größten Stolpersteine lauern. Versuchen Sie also, folgende Fehler zu vermeiden:
1. Schlechte Vorbereitung
Im Test zum Verwaltungswirt werden Ihnen Aufgaben und Testfragen begegnen, die Sie so aus der Schule vermutlich nicht kennen. Doch weil die Zeit knapp bemessen ist, werden Sie kaum Gelegenheit haben, großartig zu überlegen, was mit der Übung gemeint ist und wie Sie vorgehen sollten.
Lösen Sie bei Ihrem Testtraining Übungsaufgaben, machen Sie sich aber nicht nur mit den gängigen Aufgabentypen vertraut. Vielmehr bekommen Sie auch einen Eindruck davon, was auf Sie zukommt und wie schnell Sie sein sollten. Gleichzeitig können Sie Ihre Taktik entwickeln, wie Sie am besten auf die Lösung kommen.
Außerdem frischen Sie durch Übungsaufgaben Ihr Wissen auf und eignen sich neue Inhalte an. Sie werden sich zwar wahrscheinlich nicht alles merken können. Aber wenn Ihnen im Einstellungstest ein Begriff begegnet, den Sie schon einmal irgendwo gehört haben, können Sie ihn aus der Intuition heraus leichter einordnen.
Wichtig ist auch, dass Sie in den Wochen vor dem Einstellungstest das aktuelle Zeitgeschehen verfolgen. Schauen Sie Nachrichten und lesen Sie Zeitung. Denn große und wichtige Ereignisse werden gerne zum Thema im Test. Außerdem vertiefen Sie dadurch Ihr Allgemeinwissen.
2. Zu wenig Infos über den Beruf
Der Eignungstest zum Verwaltungswirt heißt deshalb so, weil er Ihre Eignung für den Beruf ermitteln soll. Er will also herausfinden, ob Sie der richtige Kandidat für die Stelle sind und die Kenntnisse, Fähigkeiten, Eigenschaften und Interessen mitbringen, die dafür notwendig sind.
Für Sie bedeutet das, dass Sie sich intensiv mit dem Berufsbild, den Aufgaben, den Anforderungen und der Behörde als Arbeitgeber beschäftigen sollten. Aus dem Stellenprofil können Sie ablesen, welche Kompetenzen besonders gefragt sind. So wissen Sie ungefähr, mit welchen Themen Sie im Test zum Verwaltungswirt rechnen sollten.
Bereits im schriftlichen Teil wird etwas Verwaltungswissen abgefragt. Und spätestens im Einzelgespräch sollten Sie plausibel erklären können, warum Sie gerade bei dieser Behörde als Verwaltungswirt arbeiten wollen. Doch überzeugende Antworten setzen voraus, dass Sie wissen, was den Berufsalltag ausmacht.
3. Keine Antworten bei Auswahlfragen
Wahrscheinlich werden Sie nicht alle Fragen im Test zum Verwaltungswirt beantworten können. Wissen Sie eine Lösung nicht, dann raten Sie. Punkte bekommen Sie ohnehin nur für richtige Antworten. Wenn Sie eine Frage aber gar nicht beantworten, wird das genauso als Fehler gewertet wie eine falsche Lösung.
Vielleicht haben Sie Glück und tippen richtig. Dann verschenken Sie keine Punkte. Andernfalls haben Sie zwar einen Fehler. Aber das ist nicht tragisch, denn um zu bestehen, reicht eine bestimmte Quote aus. Außerdem verlieren Sie keine wertvolle Zeit, die Sie an anderer Stelle besser gebrauchen können.
4. Unterschätzte Prüfungssituation
Nehmen Sie an einem Einstellungstest teil, ist das eine besondere Situation. Immerhin geht es bei dem Test um Ihre berufliche Zukunft. Gleichzeitig ist die Umgebung fremd und Sie kennen niemanden. Dass dann die Anspannung und die Nervosität steigen, ist normal.
Zusätzlich ist ein Eignungstest oft so gestaltet, dass er in der vorgegebenen Zeit kaum zu schaffen ist. Dieser Zeit- und Leistungsdruck ist gewollt. Denn die Behörde will wissen, wie belastbar Sie sind und ob Sie auch in Stresssituationen konzentriert und systematisch arbeiten können.
Sie sollten die Prüfungssituation also nicht unterschätzen. Auch hier zahlt sich eine gute Vorbereitung aus. Wenn Sie die üblichen Aufgabenarten kennen, können Sie ruhiger in den Test gehen, weil Sie keine bösen Überraschungen fürchten müssen. Setzen Sie sich beim Lösen der Übungsaufgaben ein zeitliches Limit, gewöhnen Sie sich an den Zeitdruck.
5. Unnötiger Zusatz-Stress
Die Teilnahme am Verwaltungstest ist schon aufregend genug. Zusätzliche Stressfaktoren sollten Sie vermeiden. Legen Sie sich deshalb schon am Vorabend Ihr Outfit zurecht und packen Sie Ihre Tasche. Gehen Sie rechtzeitig schlafen und stellen Sie den Wecker so, dass Sie in Ruhe frühstücken und sich fertig machen können.
Fahren Sie früh genug los, damit Sie auf jeden Fall pünktlich vor Ort sind. Haben Sie eine lange Anreise, kann auch eine Überlegung sein, am Prüfungsort zu übernachten.
Sie machen es sich selbst nur unnötig schwer, wenn Sie gestresst und hektisch ankommen. Um Top-Leistungen abzurufen, müssen Sie ausgeruht und fit sein. Außerdem macht es keinen guten Eindruck, wenn Sie das Zeitmanagement offensichtlich nicht im Griff haben.
6. Unprofessionelles Verhalten
In Verwaltungsberufen ist eine freundliche, offene und kommunikative Art unverzichtbar. Als Verwaltungsangestellter brauchen Sie Teamgeist und sollten gerne mit Menschen zu tun haben. Dieses Verhalten sollten Sie im Auswahlverfahren an den Tag legen.
Kommt Ihnen keine Begrüßung über die Lippen oder verhalten Sie sich gegenüber Ihren Mitbewerbern unfair, hinterlassen Sie einen sehr schlechten Eindruck. Behalten Sie im Hinterkopf, dass nicht nur Ihr Testergebnis zählt. Sondern dass die Prüfer Sie die ganze Zeit über beobachten. Verhalten Sie sich also professionell. Erst wenn Sie das Verwaltungsgebäude verlassen haben, ist der Einstellungstest vorbei.
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