Test als Verwaltungsfachangestellter: So ist der Ablauf

Der genaue Ablauf vom Test als Verwaltungsfachangestellter hängt von der Behörde und der Laufbahn ab.

Abwechslungsreiche Tätigkeiten, sichere Arbeitsplätze, eine attraktive Vergütung und gute Aufstiegschancen: Der öffentliche Dienst zählt nicht umsonst zu den sehr beliebten Arbeitgebern. Doch die Ausbildungs- und Arbeitsplätze sind begrenzt. Um unter den vielen Bewerbern die richtigen Nachwuchskräfte zu finden, setzen so gut wie alle Behörden ein Eignungsauswahlverfahren ein. Wir haben für Sie zusammengestellt, was Sie zum Ablauf und den Inhalten vom Test als künftiger Verwaltungsfachangestellter wissen sollten.

Der öffentliche Dienst gehört nicht nur zu den beliebtesten, sondern auch zu den größten Arbeitgebern Deutschlands. Gut die Hälfte der rund 4,9 Millionen Beschäftigten arbeitet auf Landesebene. Ein weiteres Drittel ist auf kommunaler Ebene tätig. Den Rest machen die Mitarbeiter aus, die in den Bundesämtern und den Sozialversicherungen beschäftigt sind.

Die Nachfrage ist groß. Jedes Jahr bewerben sich sehr viele Interessenten auf ausgeschriebene Ausbildungs-, Studien- und Arbeitsplätze im Verwaltungsdienst. Dass die Behörden dann eine Auswahl treffen müssen, versteht sich von selbst. Dazu setzen sie ein Auswahlverfahren ein, das einen Einstellungstest oder ein Assessment Center umfassen kann. Und der Test als Verwaltungsfachangestellter abläuft, erfahren Sie jetzt.

Zuvor noch ein Hinweis: Selbstverständlich steht die Verwaltung allen Geschlechtern offen. Wenn wir vom Verwaltungsfachangestellten, dem Verwaltungswirt oder der Kauffrau für Büromanagement sprechen und die Verwaltungsfachangestellte, die Verwaltungswirtin oder den Kaufmann für Büromanagement nicht gesondert benennen, hat das nichts mit einer Wertung zu tun. Wir verzichten nur deshalb auf das Gendern, damit der Text lesefreundlich bleibt. Schließlich sind die Berufsbezeichnungen schon kompliziert genug.

Der Ablauf vom Test als Verwaltungsfachangestellter

Den einen Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte gibt es nicht. Stattdessen nutzt jede Behörde ihr eigenes Auswahlverfahren. Möchten Sie als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachwirt in einer Landesbehörde tätig werden, absolvieren Sie einen anderen Auswahltest als bei einer Gemeindeverwaltung oder bei der Bundespolizei.

Sogar innerhalb einer Behörde kann die Eignungsprüfung variieren. Hier spielt zum Beispiel eine Rolle, ob Sie sich um einen Ausbildungs- oder Studienplatz bewerben, eine Laufbahn als Beamter einschlagen möchten oder schon Erfahrung in einem Verwaltungsberuf mitbringen.

Das liegt daran, dass der Einstellungstest Ihre fachliche und persönliche Eignung für die angestrebte Stelle ermitteln und bewerten will. Deshalb berücksichtigt der Test die Anforderungen, die die jeweilige Tätigkeit stellt. Und in einer Bundesbehörde sind nun einmal etwas andere Kompetenzen gefragt als bei einem kirchlichen Träger.

Trotzdem sind die Unterschiede nicht allzu groß. Denn damit der Verwaltungstest die gewünschten Erkenntnisse liefert, greifen die Verfahren auf bestimmte Aufgabentypen zurück. So wie bei einem Vorstellungsgespräch gewisse Fragen Standard sind, gibt es auch im Eignungstest typische Aufgabenarten, die regelmäßig auftauchen.

Was den Aufbau angeht, gliedert sich der Test, den Sie als künftiger Verwaltungsfachangestellter durchlaufen, in mehrere Abschnitte:

Die Vorauswahl

Möchten Sie eine Ausbildung oder ein Studium im Verwaltungswesen absolvieren, müssen Sie sich oft rund ein Jahr vorher bewerben. Die meisten Behörden schreiben die Stellen nämlich schon im Vorjahr aus und setzen eine Frist, bis wann die Bewerbung vorliegen muss. Die Stellenanzeigen finden Sie auf den Internetseiten der einzelnen Behörden und dem Stellenportal des öffentlichen Dienstes, dem Interamt.

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist beginnt das Verfahren mit einer Vorauswahl. Dazu schaut sich die Behörde die eingegangenen Bewerbungen an. Bei der Prüfung geht es zum einen um die formalen Kriterien, also zum Beispiel ob Sie grundsätzlich die Voraussetzungen für eine Einstellung erfüllen und ob die Unterlagen vollständig sind. Zum anderen zählt der Eindruck, den Ihre Bewerbung insgesamt hinterlässt.

Konnten Sie mit einer aussagekräftigen und ansprechenden Bewerbung überzeugen, lädt Sie die Behörde zum Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte ein.

Der schriftliche Test als Verwaltungsfachangestellter

Einige Behörden führen die Eignungsprüfung selbst durch, andere Behörden beauftragen Dienstleister mit der Durchführung. In Ihrer Einladung steht aber, wann und wo der Test stattfindet.

Für den Beamtentest begeben Sie sich zusammen mit Ihren Mitbewerbern in einen Prüfungsraum. Haben alle Teilnehmer ihren Platz eingenommen, folgt die Begrüßung. Außerdem erklären die Prüfer, wie der Test ablaufen wird. Ist Ihnen etwas nicht klar, sollten Sie die Gelegenheit nutzen und nachfragen.

Nach der Einweisung beginnt die Prüfung. Sie bearbeiten dabei Aufgaben und Testfragen aus verschiedenen Bereichen. Auf die Inhalte kommen wir gleich noch zu sprechen.

Je nach Testverfahren findet die ganze Prüfung an einem Stück statt oder der Einstellungstest ist in mehrere Abschnitte aufgeteilt, zwischen denen es jeweils kurze Pausen gibt. Wie umfangreich der Eignungstest ausfällt, ist verschieden. Üblicherweise bewegt sich die Dauer in einem Rahmen zwischen zwei und vier Stunden.

Haben alle Bewerber am schriftlichen Einstellungstest der Verwaltung teilgenommen, wertet die Behörde die Ergebnisse aus. Waren Sie erfolgreich, haben Sie also bestanden und gute Leistungen erzielt, bekommen Sie eine weitere Einladung für den mündlichen Teil vom Test als Verwaltungsangestellter.

Eine Online-Test als Alternative

Inzwischen sind viele Behörden dazu übergegangen, den schriftlichen Eignungstest als Online-Test durchzuführen. In diesem Fall müssen Sie nicht in die Verwaltung oder das Testzentrum kommen, sondern nehmen daheim am Test teil.

Was die Inhalte angeht, unterscheidet sich der Online-Test nicht vom Einstellungstest vor Ort. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass Sie die Prüfung an Ihrem eigenen Computer von zu Hause aus absolvieren. In der Einladung teilt Ihnen die Behörde die Internetadresse und Ihre Zugangsdaten mit. Außerdem steht in dem Schreiben, bis wann Sie den Online-Test abgeschlossen haben müssen.

Die mündliche Prüfung

Ein paar Wochen nach dem schriftlichen Test geht das Auswahlverfahren als künftiger Verwaltungsfachangestellter mit dem mündlichen Teil weiter. Spätestens jetzt reisen Sie zur Prüfungsstätte an.

Haben Sie zuvor an einem Online-Test teilgenommen, ist gut möglich, dass Sie noch einmal einen kurzen Einstellungstest absolvieren. Der sogenannte Re-Test soll Ihre Leistungen bestätigen und sicherstellen, dass Sie beim Online-Test nicht gemogelt haben.

Ansonsten steht ein persönliches Gespräch im Mittelpunkt der mündlichen Eignungsprüfung. Das Einzelgespräch ist ein typisches Bewerbungsgespräch. Die Behörde möchte Sie kennenlernen und etwas über Ihre Stärken und Schwächen, Ihre Motivation und Ihre beruflichen Ziele erfahren. Unterm Strich soll das Vorstellungsgespräch beantworten, warum Sie die richtige Besetzung für die Stelle als Verwaltungsfachangestellter sind.

Je nach Laufbahn und Behörde kann die mündliche Prüfung auch Aufgaben aus dem Assessment Center beinhalten. Das können zum Beispiel eine Diskussionsrunde, Gruppenaufgaben oder Rollenspiele sein. Manchmal halten Sie auch einen kurzen Vortrag zu einem vorgegebenen Thema.

Mit der mündlichen Eignungsprüfung endet das Auswahlverfahren. Wenn alle Bewerber den Test absolviert haben, wertet die Behörde die Ergebnisse aus und trifft ihre Entscheidung. Einige Zeit später erfahren Sie dann, ob Sie eingestellt werden.

Und was ist mit dem Sporttest?

Im öffentlichen Dienst gibt es Arbeitgeber, bei denen das Eignungsauswahlverfahren einen Sporttest beinhaltet. Die Polizei und die Bundespolizei, die Feuerwehr, der Zoll und die Bundeswehr gehören dazu. Allerdings bezieht sich die Sportprüfung auf den Vollzugsdienst und die militärischen Laufbahnen bei der Bundeswehr.

Bewerben Sie sich für einen klassischen Bürojob in der Verwaltung, ist die körperliche Fitness keine Einstellungsvoraussetzung. Beim klassischen Verwaltungstest müssen Sie sich deshalb nicht sportlich betätigen. Doch ganz kommen Sie um das Thema Gesundheit nicht herum. Zumindest wenn Sie eine Beamtenlaufbahn einschlagen möchten, brauchen Sie nämlich ein ärztliches Attest.

Die Inhalte vom Einstellungstest für die öffentliche Verwaltung

Durch den Test möchte die Verwaltung Ihre fachliche und persönliche Eignung als Verwaltungsfachangestellter ermitteln. Dabei geht es aber weniger um besonderes Verwaltungswissen. Berufsspezifische Inhalte eignen Sie sich erst während Ihrer Tätigkeit an.

Der Eignungstest prüft grundsätzliche Kompetenzen. Er nimmt die allgemeinen Grundlagen ins Visier, die im Verwaltungswesen unverzichtbar sind. Zu den typischen Testfeldern gehören deshalb Aufgaben und Übungen aus den Bereichen:

Dabei gibt es in jedem Testfeld bestimmte Aufgabenarten, die regelmäßig vorkommen. Aus diesem Grund können Sie sich gut auf den Einstellungstest vorbereiten.

Sie wissen vorher zwar nicht, welche Inhalte genau abgefragt werden. Aber das Ziel der Vorbereitung ist in erster Linie, dass Sie sich mit den gängigen Aufgabentypen vertraut machen. Dadurch bringen Sie in Erfahrung, wie die Testfragen funktionieren und worauf Sie beim Lösen achten müssen.

Für Ihr Testtraining finden Sie auf unserer Seite natürlich Beispiele und Übungen aus dem Eignungstest für Verwaltungsfachangestellte.

Einstellungstest-Trainingscenter für Verwaltungsfachangestellte

• Für dieses Jahr
• Einstellungstestfragen für Verwaltungsfachangestellte, Verwaltungswirte und Diplom-Verwaltungswirte
• Für alle Bundesländer, Städte und Kommunen
• Realistischer Testmodus (120, 180, 240 Minuten)
• Aktuelles Verwaltungswissen, Fachbegriffe und weitere 3600 Fragen + Antworten
• Schritt für Schritt Lösungen
• Leistungsprofil
• Alle Testfelder vorhanden
• Online sofort durchführbar, kein Abonnement

Premium Training freischalten