Was angehende Verwaltungsfachangestellte wissen müssen

Angehende Verwaltungsfachangestellte durchlaufen ein mehrstufiges Auswahlverfahren.

Um Mitarbeiter für die Verwaltung zu finden, setzen die meisten Ämter, Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen Auswahlverfahren mit einem Einstellungstest oder einem Assessment-Center ein. Der Test bildet die Grundlage, um Ihre Eignung für den Verwaltungsdienst zu ermitteln und zu bewerten. Dabei steht aber weniger besonderes Fachwissen im Vordergrund. Der Auswahltest prüft eher allgemeine Kenntnisse und grundlegende Kompetenzen. In diesem Beitrag haben wir zusammengestellt, was angehende Verwaltungsfachangestellte über das Eignungsauswahlverfahren wissen sollten.

Der öffentliche Dienst ist einer der größten und zugleich einer der beliebtesten Arbeitgeber in Deutschland. Sichere Arbeitsplätze, vielfältige Aufgabenbereiche, echte Karrierechancen und eine attraktive Vergütung sind schließlich gute Argumente, die für eine Tätigkeit im Verwaltungswesen sprechen.

Doch die große Beliebtheit bringt auch eine große Nachfrage mit sich. Oft gibt es weit mehr Bewerber als freie Ausbildungs-, Studien- und Arbeitsplätze. Um eine faire und objektive Auswahl zu treffen, arbeiten die Behörden mit Testverfahren.

Für Sie bedeutet das im Umkehrschluss, dass Sie den Verwaltungstest mit guten Leistungen bestehen müssen, um sich die Chance auf eine Zusage zu bewahren. Doch welche Themen umfasst die Eignungsprüfung? Welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften werden erwartet? Welchen Anforderungen sollten angehende Verwaltungsfachangestellte gerecht werden? Solche Fragen klären wir jetzt!

Wieso gibt es überhaupt einen Eignungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte?

Für den Einsatz von Einstellungstests gibt es vor allem zwei Gründe. Der erste Grund ist, dass die Behörde den Kreis der Bewerber auf diese Weise eingrenzen kann. Sie kann gut geeignete Kandidaten herausfiltern und weniger geeignete Bewerber aussortieren.

Der zweite Grund ist, dass der Test ein umfangreiches Bild über ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften liefert. Er bringt ans Licht, in welchen Bereichen Sie gut sind und welche Wissensgebiete Ihnen schwerer fallen.

Ein bunter Mix aus Fragen und Aufgaben zu verschiedenen Themen, kombiniert mit knapp bemessener Zeit und Leistungsdruck, zeigt auf, ob Sie belastbar sind und mit wechselnden Situationen zurechtkommen. Im Ergebnis kann die Behörde einschätzen, ob die Grundlagen vorhanden sind, die Sie im Arbeitsalltag brauchen.

Dabei ermöglicht der Eignungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte eine faire und objektive Beurteilung. Denn für alle Bewerber gelten identische Bedingungen. Jeder Testteilnehmer durchläuft das gleiche Verfahren und beantwortet einheitliche Fragen. Dadurch können die Ergebnisse gemessen, ausgewertet und miteinander verglichen werden.

Die Auswertung erfolgt meist computergestützt. Zudem gibt es eine vorher festgelegte Skala. Das sorgt für eine sehr objektive Beurteilung. Zwischenmenschliches fällt, anders als bei einem reinen Vorstellungsgespräch, praktisch nicht ins Gewicht.

Hinzu kommt, dass Sie im Beamtentest mehr Möglichkeiten haben, Ihr Wissen und Können unter Beweis zu stellen. Und Bereiche, die Ihnen weniger liegen, können Sie mit guten Leistungen in anderen Testfeldern besser ausgleichen. Insgesamt sollten Sie den Einstellungstest der Verwaltung deshalb nicht als lästige Hürde, sondern eher als Chance und Vorteil für Sie sehen.

Wie läuft der Test für angehende Verwaltungsfachangestellte ab?

Den einen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte gibt es nicht. Das liegt daran, dass die Testfragen immer auch den Tätigkeitsbereich berücksichtigen, für den Sie sich bewerben. Und als Verwaltungsfachangestellter im örtlichen Rathaus sind nun einmal etwas andere Kompetenzen gefragt als bei einem Verwaltungswirt in der Landesverwaltung, in einem Bundesamt oder bei einem kirchlichen Träger.

Aus diesem Grund verwendet jede Behörde ein eigenes Auswahlverfahren. Trotzdem sind die Tests sehr ähnlich. Die inhaltlichen Unterschiede liegen vor allem im Detail. Und auch was den Ablauf angeht, sind die Eignungsauswahlverfahren nahezu gleich.

So führt die Behörde anhand der Bewerbungen eine Vorauswahl durch. Dabei zählt zum einen, ob Ihre Unterlagen vollständig sind und ob Sie die formalen Kriterien für eine Einstellung erfüllen. Zum anderen zählt der Gesamteindruck, den Ihre Bewerbung macht.

Konnten Sie mit Ihrer Bewerbung überzeugen, werden Sie zum schriftlichen Beamtentest eingeladen. Er findet er entweder vor Ort in der Behörde, in einem Testzentrum oder in den Räumen eines Dienstleisters statt. Oder der schriftliche Teil wird als Online-Test durchgeführt. In diesem Fall absolvieren Sie den Einstellungstest von daheim aus an Ihrem Computer.

Haben alle Bewerber am Einstellungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte teilgenommen, wertet die Behörde die Tests aus und erstellt auf Basis der Ergebnisse eine Rangliste. Die Bewerber, die eine bestimmte Position in der Rangliste erreicht haben, werden zum mündlichen Abschnitt eingeladen.

Die mündliche Prüfung kann einen weiteren, kurzen Test enthalten. Das gilt vor allem dann, wenn der Einstellungstest online erfolgte. Durch den sogenannten Re-Test möchte die Behörde sicherstellen, dass Sie den Online-Test auch wirklich selbst, alleine und ohne Hilfsmittel bearbeitet haben.

Ansonsten besteht der mündliche Teil in erster Linie aus einem persönlichen Vorstellungsgespräch. Einige Behörden ergänzen den mündlichen Abschnitt vom Einstellungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte noch durch Übungen aus dem Assessment-Center. Dabei kann es sich zum Beispiel um Gruppenaufgaben, Diskussionsrunden, Rollenspiele oder einen Kurzvortrag handeln.

Welche Inhalte hat der Einstellungstest für die öffentliche Verwaltung?

Der Einstellungstest zielt darauf ab, Ihre fachliche und persönliche Eignung für den Verwaltungsdienst festzustellen und einzuordnen. Spezielles Fachwissen rund ums Verwaltungswesen spielt dabei aber nicht die entscheidende Rolle. Solche Inhalte können angehende Verwaltungsfachangestellte oft noch gar nicht wissen.

Der Eignungstest konzentriert sich vielmehr auf grundlegende und allgemeine Kompetenzen, die Sie im Beruf brauchen. Es geht um die Kenntnisse, Fähigkeiten, Interessen und Merkmale, die für eine Tätigkeit in der Verwaltung unverzichtbar sind. Insgesamt lassen sich die Aufgaben und Fragen im Test dabei in fünf große Bereiche einteilen:

1. Sprachliche Kompetenzen

Einer der großen Schwerpunkte im Einstellungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte ist Deutsch. Denn für die typischen Abläufe in der Verwaltung und die klassischen Tätigkeiten im Büromanagement ist ein sicherer Umgang mit der deutschen Sprache ein Muss.

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Die Übungen im Test behandeln Themen wie:

Einige Auswahlverfahren sehen auch vor, dass Sie ein Diktat oder einen kurzen Aufsatz schreiben.

Als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachwirt im öffentlichen Dienst arbeiten Sie zwar in und für Deutschland. Aber weil Deutschland zur EU gehört, kommen Sie neben nationalen Gesetzen auch regelmäßig mit Verordnungen und Richtlinien in Kontakt, die EU-weit gelten. Je nach Behörde sind Sie außerdem Ansprechpartner für Behörden und Unternehmen aus dem Ausland. Englischkenntnisse gehören deshalb oft zu den Einstellungsvoraussetzungen. Und der Einstellungstest kann diese überprüfen.

2. Mathematik

Angehende Verwaltungsfachangestellte sollten nicht nur mit Worten, sondern auch mit Zahlen umgehen können. Abgabenbescheide, Rechnungen, bewilligte Leistungen, Fördermittel oder Haushaltspläne gehören schließlich zum Tagesgeschäft. Und selbst im Alltag ist Mathe allgegenwärtig.

Im Berufsalltag müssen Sie eher selten im Kopf rechnen. Zudem verwenden Sie entsprechende Computerprogramme, wenn Sie zum Beispiel Abgaben oder Leistungen berechnen. Gewisse Grundlagen müssen aber trotzdem sitzen. Und solche Basiskenntnisse überprüft der Test. So geht es in den Übungen zum Beispiel um:

3. Allgemeinbildung und Fachwissen

Fragen zum Allgemeinwissen verschaffen der Behörde einen Überblick über Ihren Bildungsstand im Allgemeinen und liefern Hinweise auf Ihre Interessen. Für die Behörde ist das sehr interessant. Denn sie geht davon aus, dass jemand, der sich für verschiedene Themen begeistert, mit offenen Augen durchs Leben geht, das Geschehen verfolgt und seinen Horizont stetig erweitert, auch im Beruf eine hohe Lernbereitschaft haben wird.

Im Test kann die Kategorie Allgemeinbildung eine große Bandbreite abdecken. Von Landeskunde über Geschichte, Politik und Wirtschaft bis hin zu Sport, Physik, Technik, Kultur oder Musik kann so ziemlich alles vertreten sein.

Dazu können ein paar Fragen vorkommen, die sich mit Verwaltungswissen beschäftigen. Hier geht es dann zum Beispiel um Fachbegriffe, typische Abläufe oder die Behörde selbst.

Dabei erfordern die Fragen aber kein ausgewiesenes Expertenwissen. Vielmehr behandeln die Testfragen Inhalte, die Sie kennen können, wenn Sie sich mit dem Beruf und der Behörde befasst haben und sich generell für das Verwaltungswesen interessieren. Tatsächlich zielen die Fragen auch genau darauf ab. Die Behörde will also ermitteln, wie ernst es Ihnen mit Ihrem Berufswunsch ist.

4. Logik

Damit Sie Entscheidungen treffen und Problemlösungen finden können, müssen Sie in der Lage sein, Muster zu erkennen, Zusammenhänge herzustellen, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen und logisch weiterzudenken.

Für angehende Verwaltungsfachangestellte hält der Eignungstest an dieser Stelle Aufgaben und Übungen aus dem sprachlichen, numerischen und visuellen Bereich bereit. Teilweise geht es bei den Fragen auch nicht nur um logisches Denken. Stattdessen sind ebenso Kreativität und Vorstellungsvermögen gefragt. Aufgaben-Klassiker im Einstellungstest sind unter anderem:

Viele Bewerber fürchten den Logiktest. Doch gerade auf diese Aufgaben können Sie sich sehr gut vorbereiten. Denn anders als reine Wissensfragen, die die verschiedensten Themen behandeln können, folgen Logik-Aufgaben immer einem bestimmten Schema. Und wenn Sie dieses Schema einmal durchschaut haben, sind die Übungen kein Problem mehr. Hinzu kommt, dass sich sehr schnell nachhaltige Fortschritte bemerkbar machen, wenn Sie gezielt üben.

5. Leistungsfähigkeit

Die Kategorie Leistungsfähigkeit macht den Einstellungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte komplett. Dabei schließt die Leistungsfähigkeit einerseits Ihre Fähigkeit ein, mit Stress und Zeitdruck umzugehen. Andererseits steht Ihre Arbeitsweise auf dem Prüfstand.

Bei den Aufgaben geht es um Aspekte wie:

Die Übungen als solches sind ziemlich leicht. Die Herausforderung besteht in erster Linie darin, dass Sie nur wenig Zeit haben. Wichtig ist deshalb, dass Sie aufmerksam und sorgfältig vorgehen, damit Ihnen keine unnötigen Flüchtigkeitsfehler unterlaufen.

Auch hier zahlt sich ein gezieltes Testtraining aus. Sind Sie mit den typischen Aufgabenarten vertraut, wissen Sie nämlich, worauf es ankommt. Und Sie können sich Ihre Methode zurechtlegen, die Sie am schnellsten und sichersten zur Lösung bringt.

Ein letzter Tipp zum Schluss

Das Eignungsauswahlverfahren soll der Behörde dabei helfen, die Bewerber aufzuspüren, die als Nachwuchskräfte am besten geeignet sind. Deshalb beziehen sich die Inhalte vom Einstellungstest auf die Kompetenzen und Eigenschaften, die angehende Verwaltungsfachangestellte im Beruf brauchen.

Ansonsten ist die beste Vorbereitung auf den Einstellungstest, wenn Sie mit Fragen, Aufgaben und Übungen trainieren, die so auch im Eignungstest drankommen. Dabei ist das Ziel in erster Linie, dass Sie sich mit den gängigen Aufgabentypen vertraut machen. Dadurch wissen Sie, was Sie erwartet und was beim Lösen zählt. Außerdem können Sie viel entspannter in die Eignungsprüfung gehen, weil Sie im Hinterkopf haben, dass Sie gut vorbereitet sind.

Übungsaufgaben zu allen Abschnitten und Themenfeldern vom Einstellungstest für angehende Verwaltungsfachangestellte haben wir auf unserer Seite natürlich für Sie bereitgestellt.

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