Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten: Ablauf, Fachrichtungen, Prüfungen

Aktualisiert am 20. Oktober 2026 von Ömer Bekar

36 Monate, fünf Fachrichtungen, zwei Prüfungen: So ist die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten nach der bundesweit geltenden Ausbildungsverordnung von 1999 aufgebaut. Die ersten 24 Monate lernen alle Auszubildenden dieselben Grundlagen, die letzten 12 Monate gehören der Fachrichtung, also dem Bereich, in dem Sie später arbeiten: Bund, Land, Kommune, Kammer oder evangelische Kirche. Ein bestimmter Schulabschluss ist rechtlich nicht vorgeschrieben.

Diese Seite ordnet den Beruf für Menschen ein, die noch vor der Bewerbung stehen: was Verwaltungsfachangestellte tatsächlich tun, wie die drei Jahre ablaufen, welche Prüfungen anstehen und worin sich der Beruf von der Beamtenlaufbahn unterscheidet. Grundlage ist die Verordnung über die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten/zur Verwaltungsfachangestellten vom 19. Mai 1999 (VwFAngAusbV, BGBl. I S. 1029), in Kraft seit dem 1. August 1999.

Was macht eine Verwaltungsfachangestellte im Arbeitsalltag?

Verwaltungsfachangestellte bearbeiten Vorgänge, für die eine Behörde zuständig ist: Sie prüfen Anträge, ermitteln den Sachverhalt, wenden die passende Rechtsvorschrift an und bereiten den Bescheid vor. Ein Bescheid ist die schriftliche Entscheidung der Behörde, etwa über Wohngeld, eine Gebühr oder eine Genehmigung. Dazu kommen Auskünfte für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen, die Aktenführung und Aufgaben im Haushalts-, Kassen- und Personalwesen.

Wer „was macht man im Rathaus“ sucht, findet dort die Fachrichtung Kommunalverwaltung: Meldeamt, Standesamt, Ordnungsamt, Sozialamt oder Bauverwaltung. Sitzungen des Gemeinderats werden vorbereitet und Beschlüsse umgesetzt. Wie das Auswahlverfahren einer Stadtverwaltung aussieht, beschreibt der Beitrag Verwaltungsfachangestellte im Rathaus.

Der Schwerpunkt verschiebt sich mit dem Arbeitgeber. In einer Bundesbehörde stehen häufiger Personal- und Haushaltsaufgaben im Vordergrund, bei einer Handwerkskammer gewerberechtliche Fragen wie die Eintragung in die Handwerksrolle. Die rechtliche Prüfung eines Einzelfalls bleibt in allen Bereichen der Kern des Berufs.

In welchen Fachrichtungen kann ich die Ausbildung machen?

Die Verordnung kennt fünf Fachrichtungen (§ 2 Abs. 2 VwFAngAusbV). Welche Sie lernen, entscheidet der Ausbildungsbetrieb, nicht Ihre Wahl während der Ausbildung. Wer bei einer Stadt anfängt, lernt Kommunalverwaltung.

Für die Bundesverwaltung legt die Verordnung den Ausbildungsrahmenplan selbst fest. Für die übrigen Fachrichtungen erlassen die Länder beziehungsweise die Kirchen die näheren Vorschriften. Deshalb unterscheiden sich Stundenpläne und Lehrgänge zwischen Bayern, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen, obwohl die Abschlussprüfung bundesweit nach demselben Muster aufgebaut ist.

Welche Voraussetzungen brauche ich für die Ausbildung?

Rechtlich gibt es keine Zugangsvoraussetzung. Weder das Berufsbildungsgesetz noch die Ausbildungsverordnung schreiben einen Schulabschluss vor. Welche Abschlüsse eine Behörde in ihrer Ausschreibung verlangt oder bevorzugt, legt sie selbst fest. Maßgeblich ist deshalb die Stellenausschreibung, dort stehen auch Bewerbungsfrist und Unterlagen.

Die eigentliche Hürde ist das Auswahlverfahren. Üblich ist ein schriftlicher oder digitaler Einstellungstest, danach folgt ein Vorstellungsgespräch, teils mit Gruppenaufgaben oder einem kurzen Vortrag. Ob es auch ohne Test geht, klärt der Beitrag Verwaltungsfachangestellte ohne Einstellungstest.

Welche Stärken sind für Verwaltungsfachangestellte wichtig?

Die Stärken lassen sich aus den Prüfungsbereichen ablesen, denn die Abschlussprüfung fragt genau das ab, was der Beruf verlangt:

• Sicheres Deutsch. Bescheide und Schreiben müssen rechtlich korrekt und für Laien verständlich sein. Rechtschreibung, Zeichensetzung und Textverständnis werden deshalb schon im Einstellungstest stark gewichtet.
• Freude an Regeln und ihrer Anwendung. Der Prüfungsbereich „Fallbezogene Rechtsanwendung“ verlangt, einen Fall unter eine Vorschrift zu bringen und die Entscheidung zu begründen.
• Umgang mit Zahlen. Haushaltswesen, Gebühren und Gehaltsabrechnung sind Teil der Ausbildung, Prozent- und Zinsrechnung kommen im Alltag vor.
• Freundlichkeit unter Druck. Wer Auskunft gibt, hat es auch mit verärgerten Menschen zu tun, deren Antrag abgelehnt wurde.
• Sorgfalt. Ein falsch berechneter Bescheid ist angreifbar und muss im Widerspruchsverfahren korrigiert werden.

Fachwissen über Verwaltungsrecht wird vor der Ausbildung nicht erwartet. Das lernen Sie in den drei Jahren.

Wie läuft die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten ab?

Die Ausbildung ist dual. Sie lernen im Ausbildungsbetrieb, also in der Behörde, und besuchen parallel die Berufsschule, entweder an festen Wochentagen oder im Blockunterricht. In den Fachrichtungen Bund, Land, Kommune und Kirche kommt eine dienstbegleitende Unterweisung von in der Regel 420 Stunden hinzu (§ 4 Abs. 5 VwFAngAusbV). Sie findet je nach Land an einer Verwaltungsschule oder einem Studieninstitut statt und ergänzt den Berufsschulunterricht um verwaltungsspezifische Lehrgänge.

1. Monat 1 bis 24, gemeinsamer Teil: Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe; Informations- und Kommunikationssysteme; Kommunikation und Kooperation; Verwaltungsbetriebswirtschaft; Personalwesen; Allgemeines Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren (§ 3 Abs. 1).
2. Mitte des zweiten Ausbildungsjahres: Zwischenprüfung.
3. Monat 25 bis 36, Fachrichtung: fallbezogene Rechtsanwendung und das fachrichtungsspezifische Recht aus der Tabelle oben (§ 3 Abs. 2).
4. Ende des dritten Jahres: Abschlussprüfung.

Welche Prüfungen gibt es in der Ausbildung?

Die Zwischenprüfung soll in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres stattfinden (§ 7). Sie ist schriftlich, dauert höchstens 180 Minuten und umfasst drei Gebiete: Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe; Haushaltswesen und Beschaffung; Wirtschafts- und Sozialkunde. Die Zwischenprüfung zeigt den Leistungsstand, ihr Ergebnis fließt nicht in die Abschlussnote ein.

Die Abschlussprüfung besteht aus fünf Prüfungsbereichen (§ 8):

Alle fünf Bereiche zählen im Gesamtergebnis gleich (§ 8 Abs. 5). Bestanden ist die Prüfung, wenn das Gesamtergebnis und mindestens drei der vier schriftlichen Bereiche mindestens „ausreichend“ sind. Ein „ungenügend“ in einem Bereich bedeutet Nichtbestehen (§ 8 Abs. 6). Ist ein schriftlicher Bereich oder sind höchstens zwei mit „mangelhaft“ bewertet und die übrigen mindestens „ausreichend“, kann einer der mangelhaften Bereiche durch eine etwa 15-minütige mündliche Prüfung ergänzt werden. Schriftliches und mündliches Ergebnis werden dann im Verhältnis 2 zu 1 gewichtet (§ 8 Abs. 4).

Prüfungscheck: Wäre die Abschlussprüfung bestanden?

Der folgende Check wendet die Bestehensregel aus § 8 auf Ihre Noten an, zum Beispiel aus einer Probeprüfung. Er rechnet nur im Browser, es werden keine Daten übertragen. Er ersetzt nicht die Auswertung der zuständigen Stelle, die nach ihrem eigenen Punkteschlüssel rechnet.

Was wird im Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte geprüft?

Der Test prüft kein Verwaltungswissen, sondern die Grundlagen, auf denen die Ausbildung aufbaut. Jede Behörde verwendet ein eigenes Verfahren, die Aufgabenfelder ähneln sich aber stark:

• Deutsch: Rechtschreibung, Kommasetzung, Grammatik, Fremdwörter und Textverständnis, teils ein Diktat oder ein kurzer Aufsatz.
• Mathematik: Grundrechenarten, Prozent- und Zinsrechnung, Bruchrechnen, Dreisatz und Textaufgaben.
• Allgemeinwissen: Politik, Staatsaufbau, Wirtschaft, Geschichte, dazu einige Fragen zum Verwaltungswissen. Mehr dazu unter Allgemeinwissen.
• Logik und Konzentration: Zahlen- und Buchstabenreihen, Figurenreihen, Würfelaufgaben, Merkfähigkeit und Aufgaben unter Zeitdruck.

Wird der Test online abgelegt, kann im Vorstellungsgespräch ein kurzer Wiederholungstest folgen, mit dem die Behörde prüft, ob Sie den Online-Teil selbst bearbeitet haben. Übungsaufgaben zu allen Bereichen finden Sie unter Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte üben. Einen ersten Durchlauf können Sie direkt hier machen:

Werde ich als Verwaltungsfachangestellte verbeamtet?

Nein. Verwaltungsfachangestellte sind Tarifbeschäftigte des öffentlichen Dienstes. Während der Ausbildung schließen Sie einen Ausbildungsvertrag nach dem Berufsbildungsgesetz, nach dem Abschluss einen Arbeitsvertrag. Das Entgelt richtet sich nach dem jeweiligen Tarifvertrag: Bei Bund und Kommunen gilt der TVöD, in den Ländern der TV-L, in Hessen der TV-H. Kirchen und Kammern haben eigene Regelungen.

Die Beamtenlaufbahn beginnt mit einem Vorbereitungsdienst. Verwaltungswirtinnen und Verwaltungswirte werden während dieser Zeit Beamte auf Widerruf, im gehobenen Dienst ist der Vorbereitungsdienst als duales Studium angelegt. Welche Laufbahn zu Ihnen passt, vergleicht der Beitrag Unterschied zwischen Verwaltungswirt, Verwaltungsfachangestellter und Verwaltungsfachwirt.

Wer nach der Ausbildung doch in das Beamtenverhältnis wechseln möchte, muss die Voraussetzungen des jeweiligen Laufbahnrechts erfüllen. Ob und unter welchen Bedingungen eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte dabei angerechnet wird, regeln Bund und Länder unterschiedlich. Fragen Sie das bei Ihrem Dienstherrn konkret nach.

Welche Weiterbildung gibt es nach der Ausbildung?

Der übliche nächste Schritt ist die Fortbildung zum Verwaltungsfachwirt beziehungsweise zur Verwaltungsfachwirtin. Sie wird berufsbegleitend an Verwaltungsschulen und Studieninstituten angeboten und heißt in vielen Ländern Angestelltenlehrgang II. Der Abschluss qualifiziert für Sachbearbeitungs- und Leitungsaufgaben, die sonst dem gehobenen Dienst zugeordnet sind.

Wer studieren möchte, kann nach Erfüllung der Zugangsvoraussetzungen ein Studium der öffentlichen Verwaltung anschließen. Wie das Auswahlverfahren dafür aussieht, beschreibt der Beitrag Einstellungstest Verwaltungsfachwirt.

Wie wird Verwaltungsfachangestellte abgekürzt?

Verbreitet ist die Abkürzung VFA, in Ausbildungsunterlagen der Studieninstitute auch im Plural „VFAs“. Daneben kommt VwFA vor. Die Ausbildungsverordnung selbst wird als VwFAngAusbV abgekürzt. Eine amtlich festgelegte Kurzform für die Berufsbezeichnung gibt es nicht. In Bewerbung und Lebenslauf gehört die ausgeschriebene Berufsbezeichnung mit Fachrichtung.

Quellen

• Verordnung über die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten/zur Verwaltungsfachangestellten vom 19. Mai 1999 (BGBl. I S. 1029), §§ 2 bis 8: gesetze-im-internet.de
• Berufsbildungsgesetz (BBiG)
• Berufenet der Bundesagentur für Arbeit, Berufsbeschreibung Verwaltungsfachangestellte/r